Die besten Tipps für Ärzte

10 typische Fehler bei der Praxis-Buchhaltung

Besitzer einer Arztpraxis sind dazu gezwungen, sich auch mit Buchhaltung und anderen betriebswirtschaftlichen Grundlagen auseinanderzusetzen. Gerade bei steuerlich relevanten Prozessen können viele kleine Fehler mit großen Auswirkungen passieren. Wir haben zehn typische Anfängerfehler aufgelistet – und wissen, wie Sie diese umschiffen können.

Am Steuerberater sparen

Ein Allround-Talent, das sich auf allen Feldern gut auskennt, findet man bei Ärzten selten. Falsche Abrechnungen von Leistungen ziehen aufwändige Korrekturen, Mehrarbeit und zusätzliche Kosten nach sich. Deshalb ist es sinnvoll, zur Unterstützung bei kaufmännischen Angelegenheiten einen Steuerberater oder Buchhalter zu engagieren sowie professionelle Software für die Buchführung zu verwenden.

Betriebliche und private Kontoführung nicht trennen

Wenn Sie Geld vom Praxiskonto für private Zwecke ausgeben, kann das bei einer Betriebsprüfung zu erheblichen Problemen führen. Möglicherweise erkennt das Finanzamt dann die Zinsausgaben nicht an – denn die Prüfer wissen nicht, ob diese privat oder betrieblich entstanden sind. Privat- und Geschäftskonto sollten Ärzte deshalb strikt trennen.

Mangelnde Zeit

Wer erst kopfüber in seine Belege abtauchen muss, um Rechnungen herauszufischen, der hat mit Sicherheit Probleme. Eine gut sortierte Ablage ist neben frühzeitiger Vorbereitung ein Muss für die erfolgreiche Steuererklärung. Am besten macht man sich eine Checkliste im Vorfeld – dann lässt sich leicht erkennen, ob die Unterlagen vollständig sind und was Sie noch erledigen müssen.

Betriebswirtschaftliche Daten nicht analysieren

Praxisinhaber können ohne betriebswirtschaftlichen Background schwer einschätzen, ob Sie auf lange Sicht genug erwirtschaften. Durchaus sinnvoll ist es, bei der Analyse der betriebswirtschaftlichen Daten sowie der Kosten- und Erlösstruktur einen externen Berater zu konsultieren. Denn die Analyse der Buchführung bildet die Grundlage für Investitions- und Personalplanung in der Zukunft.

Hohe private Ausgaben

Das Leben ist schön, da gönnen wir uns gerne mal ein schickes Auto oder einen teuren Luxusurlaub. Als Praxis-Inhaber kann es jedoch schwierig sein, den präzisen Überblick über die eigenen Finanzen zu behalten. Dann kommt es möglicherweise zu übersteigerten privaten Ausgaben. Deshalb sollten Sie unbedingt regelmäßig den Umsatz sowie die Ausgaben überprüfen und im Auge behalten, ob die Praxis alle Kosten wie Fixkosten, Lebensunterhalt, Kredite tatsächlich decken kann.

Beim Kosten absetzen schummeln

Ehrlich gesagt hat wohl jeder Unternehmer schon einmal versucht Kosten abzusetzen, die nicht der Praxis zuzuordnen sind. „Geburtstags“-Geschenke an Freunde, Geschäftsessen an Sonn- und Feiertagen, auf Firmenkosten Benzin tanken. Doch immer häufiger durchschauen Finanzbeamte diese unlauteren Tricks. Was tatsächlich als Betriebsausgaben angerechnet werden kann, weiß der Buchhalter oder Steuerberater ganz genau.

Konten nicht prüfen

Doppelt kontrolliert ist besser. Da auf dem Geschäftskonto in der Regel viele Kontobewegungen stattfinden, sollte man seine Kontoauszüge regelmäßig auf Unstimmigkeiten überprüfen. Falsche Lastschrifteinzügen, mit denen Sie nicht einverstanden sind, müssen Sie – anders als bei Privatkunden, die dafür bis zu dreizehn Wochen Zeit haben – so schnell wie möglich zurückbuchen.

Unüberlegt investieren

Auch wenn die Praxis genügend Umsatz macht, ist es nicht ratsam, unüberlegt zu investieren, um Steuern zu sparen. Es gibt Steuersparmodelle, die Sie vorab wirtschaftlich beurteilen oder beurteilen lassen sollten. Es gilt: Investitionen sollten Sie nicht vornehmen, wenn Sie ausschließlich die Gewinnermittlung beeinflussen möchten.

Zu wenig Rücklagen bilden

Steuern müssen in der Regel pünktlich gezahlt werden. Bei schlechter Planung kann es dazu kommen, dass zu diesem Zeitpunkt das nötige Geld nicht vorhanden ist. Deshalb macht es Sinn, immer Reservekapital als Puffer parat zu haben.

Fehlerhafte Rechnungen versenden

Es sollte sich von selbst verstehen, dass Rechnungen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und entsprechend alle nötigen Angaben enthalten. Wer hier nicht an die Details denkt, darf sich nicht wundern, wenn später zahlungsunwillige Kunden vor Gericht Recht bekommen.

Thomas Soltau

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Author's imageJürgen VeitLeiter Kommunikation D-A-CH bei CompuGroup Medical Deutschland AG

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