Schaffen Sie Platz in der Praxis

2017: Diese Unterlagen dürfen Ärzte jetzt vernichten

Zu Beginn des Jahres kann in der Arztpraxis endlich ausgemistet werden, viele Unterlagen können jetzt vernichtet werden. Von welchen steuerlich relevanten Dokumenten Sie sich jetzt trennen dürfen und welche Besonderheiten für ärztliche Dokumentationen und Patientenunterlagen gelten, haben wir für Sie zusammengefasst.

Im Laufe der Jahre sammeln sich in einer Praxis jede Menge Unterlagen an. Die meisten davon müssen sehr lange aufbewahrt werden, auch wenn das Steuerjahr längst vorbei und die Patientenakte längst geschlossen ist. Um den Überblick nicht zu verlieren, ist es sinnvoll, direkt in den ersten Tagen des neuen Jahres alte Quittungen, Rechnungen und Briefe zu vernichten. Allerdings müssen niedergelassene Ärzte, genau wie andere Unternehmer auch, die dazugehörigen Aufbewahrungsfristen streng beachten. Und das ist manchmal gar nicht so einfach, denn diese fallen je nach Art der Unterlagen unterschiedlich aus.

Viele steuerrelevante Unterlagen müssen auch dann noch vollständig sein und aufgehoben werden, wenn die Steuererklärung längst abgegeben und der Bescheid rechtskräft ist. Dokumente der Buchhaltung, wie Inventur-Dokumentationen und Bilanzen müssen grundsätzlich zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Handels- und Geschäftsbriefe können theoretisch schon nach sechs Jahren vernichtet werden. Auf Nummer sicher geht, wer die Briefe zur Buchhaltung des jeweiligen Jahres packt und sie auch erst nach zehn Jahren vernichtet. Auch digitale Aufzeichnungen müssen zehn Jahre lang gespeichert werden.Wichtig ist hier zudem die Absicherung der Daten: Eine zerschossene Festplatte akzeptiert der Fiskus leider nicht als Entschuldigung. Deshalb sollten Sie immer auch entsprechende Sicherheitskopien anfertigen.

Konkret können jetzt Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und auch Buchungsbelege, die 2006 (bis inklusive 31. Dezember 2006) oder früher ausgestellt worden sind, entsorgt werden. Wer Geschäftskorrespondenz und Buchhaltung getrennt aufbewahrt, kann jetzt auch alle Briefe entsorgen, die bis inklusive 31. Dezember 2010 abgesandt wurden.

Ärzte, die Mini-Jobber in ihrer Praxis beschäftigen, müssen besonderen Dokumentationspflichten nachkommen und beispielsweise die Arbeitszeit der Aushilfen genau aufzeichnen. Diese Unterlagen müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden.

Außerdem gelten für Mediziner noch spezielle Dokumentationspflichten: Sie müssen auch die Behandlung ihrer Patienten korrekt aufzeichnen. Die Unterlagen müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt allerdings erst nach Abschluss und nicht mit Beginn der Behandlung zu laufen, die Mindestaufbewahrungspflicht kann je nach Art der Unterlagen variieren. Dazu kommt, dass die zivilrechtlichen Ansprüche eines Patienten laut BGB erst nach 30 Jahren verjähren. Wer die Unterlagen schon nach 10 Jahren vernichten will, sollte sicher sein, dass seitens des Patienten keine Schadenersatzansprüche mehr drohen. Kommt es danach doch zu einem Gerichtsverfahren, könnten fehlende Unterlagen dem beklagten Arzt negativ ausgelegt werden. Niedergelassene, die kein Risiko eingehen wollen, sollten Patientenakten also besser 30 Jahre lang aufheben.

 

 

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Author's imageJürgen VeitLeiter Kommunikation D-A-CH bei CompuGroup Medical Deutschland AG

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