Unterlagen für Steuerberater vorbereiten

Anfänger-Fehler in der Buchhaltung vermeiden

Viele Ärzte kommen im Zuge ihrer Praxisgründung erstmals mit dem Thema Buchhaltung in Berührung. Einige versuchen sie selbst zu erledigen, andere holen sich Hilfe beim Steuerberater. Doch auch wer einen Profi an seiner Seite hat, ist nicht von allen Pflichten entbunden.

Vielmehr sollte jeder Arzt darauf achten, die Buchhaltung auch in solchen Fällen optimal vorzubereiten. Zwar wird der Steuerberater vermutlich auch mit Quittungen in einer Kiste klar kommen, allerdings findet der Arzt den dadurch entstehenden Mehraufwand auch auf seiner Rechnung wieder. Diese Kosten können Sie sich leicht sparen.

Vor Abgabe vorsortieren

Sie können Ihre Belege durchaus im Schuhkarton sammeln. An den Steuerberater weiterreichen sollten Sie die Dokumente aber besser in geordneter Form. Packen Sie eingegangene und ausgehende Rechnungen in separate Hüllen, heften Sie Belege nach Datum geordnet und zusammenhängend (beispielsweise die Rechnungen von einer Dienstreise) ab.

Sorgen Sie für Durchblick

Nummerieren Sie die Belege durch und geben Sie mit den Unterlagen auch eine erste Aufstellung über alle Ausgaben und Einnahmen mit den entsprechenden Belegnummern ab. Klingt jetzt vielleicht so, als würden Sie gerade die Arbeit des Steuerberaters machen. Tatsächlich ersparen Sie ihm Aufwand und sich dadurch Geld.

Nicht tackern

Tackern Sie die Belege aber bitte auf keinen Fall zusammen. Dann muss der Steuerberater die Dokumente nämlich erst einmal wieder voneinander lösen, um sie bearbeiten zu können. Wer die Unterlagen abheftet, sollte darauf achten, dass sie mit der richtigen Seite im Ordner liegen und keine Informationen weggelocht werden. Sie ahnen es schon: Auch das kostet Zeit des Dienstleisters und damit Ihr Geld.

Auf Lesbarkeit achten

Eigenbelege sollten keinesfalls mit der üblichen „Arztkralle“ geschrieben sein, sondern bitte so, dass Steuerberater und vor allem Finanzamt diese auch lesen können. Auch die Übersicht über Einnahmen und Ausgaben sollten Sie bitte am PC und nicht mit der Hand erstellen. Denken Sie auch daran, Kassenbons und Tankbelege nochmal zu kopieren. Sind diese nämlich auf Thermopapier gedruckt, werden sie mit der Zeit unleserlich.

Lassen Sie sich beraten

Der Steuerberater ist nicht nur dazu da, Ihre Buchhaltung zu erledigen. Seine Aufgabe ist es, Sie so zu beraten, dass Sie Steuern sparen können. Er wird Ihnen auch sagen, welche Unterlagen er benötigt. An diese Angaben sollten Sie sich halten. Das Aussortieren überflüssiger Informationen (z.B. Rechnungen für rein private Ausgaben) kostet Zeit und Geld. Grundsätzlich sollten Sie strikt darauf achten, private und geschäftliche Ausgaben zu trennen. Das bedeutet vor allem, private Kosten nicht über das Geschäftskonto laufen zu lassen. Das ist nicht nur wegen dem Steuerberater wichtig, sondern auch, damit Sie die Gebühren für ihr Geschäftskonto auch in Zukunft noch voll absetzen können.

Fügen Sie Kopien Ihrer Verträge ein

Der Steuerberater benötigt nicht nur Belege über die laufenden Kosten, sondern häufig auch die dazugehörigen Verträge. Versicherungen, Mietvertrag, Weiterbildungskosten: hier sollten Sie immer eine Kopie des Vertrages anfügen. Ggf. können Sie sich vom Vertragspartner auch einen Beleg über die im laufenden Jahr getätigten Zahlungen ausstellen lassen.

Seien Sie pünktlich

Schieben Sie die Buchhaltung nie auf den letzten Tag, sondern fangen Sie lieber schon früher an. Die Abgabefristen vom Finanzamt geben nur wenig Spielraum her und der Steuerberater braucht auch Zeit, um alles zu bearbeiten. Liefern Sie die Unterlagen zu spät oder unvollständig ab, kann es sein, dass die Sachen nicht rechtzeitig beim Finanzamt sein können. Und dann wird es – Sie ahnen es sicherlich – richtig teuer.

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