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Buchführung in der Arztpraxis (Teil 5): Tipps für Ärzte, die selber buchen


Stift setzt Haken auf Checkliste

Nicht alle Ärzte überlassen ihre Buchhaltung dem Steuerberater. Mancher Praxisinhaber kümmert sich lieber selbst darum oder überlässt sie dem in der Praxis tätigen Partner. Der Einsatz professioneller Software kann bei der selbstgemachten Buchführung gute Dienste leisten. Ebenso wie strukturiertes Vorgehen.

Wenn Sie die Buchführung – zumindest in Teilen – selbst in die Hand nehmen wollen, haben Sie in aller Regel die Wahl zwischen der klassischen Tabellenkalkulation und einer Buchhaltungs- oder Steuersoftware. Die manuelle Gewinnermittlung erleichtert das grundsätzliche Verständnis der Buchführung, ist aber äußerst zeitaufwändig – gerade dann, wenn viele Belege anfallen.

Software bietet Sicherheit

Eine Software bietet bei größerem Buchhaltungsumfang einige Vorteile: Der Jahresabschluss wird dank systematisierbarer Aufgaben schneller erledigt. Aus dem vorhandenen Datenmaterial können zusätzliche Auswertungen und Funktionen generiert werden, etwa die Betriebswirtschaftliche Auswertung, Anwendungen für die Geschäftsplanung oder Programme für offene Posten.

Allerdings erledigt sich die Buchhaltung mit einer Software nicht von Zauberhand. Denn für eine korrekte computergestützte Buchführung benötigen Sie Fachkenntnisse. Viele Programme verfügen außerdem über hoch komplexe Funktionen und verwirren dadurch den Anwender. Und Vorsicht: Zuordnungsprobleme können zu steuerlich relevanten Fehlern führen.

Begriffe können verwirrend sein

In der Buchhaltung werden Sie häufig mit den Begriffen „Buchen“ und „Konten“ konfrontiert – in der Buchhaltung meint dies etwas ganz Anderes als in der Alltagssprache:

Wenn Sie in Ihrer Buchhaltung etwas „buchen“, heißt das, dass Sie Einnahmen und Ausgaben bestimmten Kostenartenstellen zuordnen.

Das Wort „Konten“ ist der Fachterminus für diese Kostenartenstellen.

In der Buchhaltung „buchen“ Sie also jede Einnahme und jede Ausgabe auf ein bestimmtes „Konto“.

Konten bilden die zentrale Struktur der Buchführung. Sämtliche Konten sind nummeriert und in einem vorgegebenen System, dem sogenannten Kontenrahmen, gegliedert. Damit wird die richtige Zuordnung aller Geschäftsvorfälle erleichtert. Der Kontenrahmen ist ein vorgegebenes System von Konten, die nach verschiedenen Einnahme- und Ausgabearten vorsortiert sind. Wie bei den Postleitzahlen verweisen die Anfangsnummern der Konten auf einen Bereich, der ähnliche Einnahmen oder Ausgaben beinhaltet.

Korrekte Zuordnung ist wichtig

Es gibt unterschiedlichste Kontenrahmen für verschiedene Wirtschaftszweige. Die DATEV – die Genossenschaft der Steuerberater, die zugleich auch Rechenzentrum ist – hat Kontenrahmen entwickelt, darunter auch einen speziellen Kontenrahmen für Ärzte und Zahnärzte. Im Prinzip wäre es sogar möglich, einen eigenen Kontenrahmen zu definieren. Allerdings müssen Sie dann darauf achten, dass die korrekte Zuordnung für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung erhalten bleibt.

Bei der Buchführung herrscht der Grundsatz: Keine Buchung ohne Gegenbuchung in gleicher Höhe. Jeder Geschäftsvorfall erhält also beim Buchen zwei Konten aus dem Kontenrahmen, um genau dies darzustellen. Diese beiden Konten ergeben den Buchungssatz. Der Buchungssatz gibt an, auf welchen Konten ein Geschäftsvorfall zu buchen ist. Beachten Sie dabei immer folgenden Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!

Diese Punkte sollten Sie vom Beleg zur Buchführung abarbeiten:

1.    Belege prüfen
Grundsätzlich sollten Sie ein Auge darauf haben, ob der Beleg sachlich und rechnerisch richtig ist. Prüfen Sie außerdem, ob alle Pflichtangaben an eine ordnungsgemäße Rechnung erfüllt sind. Bei Bewirtungsbelegen zusätzlich darauf achten, ob die Formvorschriften eingehalten sind.

2.    Belege vorbereiten
Im nächsten Schritt werden sämtliche Belege kontiert. Das bedeutet, dass der Buchungssatz auf den Belegen notiert wird.

3.    Belege vorsortieren
Um sich selbst das Buchen zu erleichtern, können Sie die Belege vorsortieren – zum Beispiel nach Sachkonten oder nach Barzahlungen und Kontenbewegungen.

4.    Belege buchen
Jetzt werden die Buchungssätze in der Software erfasst. Neben den Konten werden das Datum, die Belegnummer (zum Beispiel die Nummer des Bankkontoauszugs oder der von Ihnen vergebenen Rechnungsnummer) sowie die Belegart mitangegeben. Gegebenenfalls können Sie die gebuchten Belege mit einem Buchungsvermerk stempeln.

5.    Belege ablegen
Zum Abschluss werden die gebuchten Belege in das bestehende Ablagesystem eingeordnet.
Mit den gebuchten Belegen werden sämtliche Einnahmen und Ausgaben automatisch über das System zugeordnet und in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung überführt.

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Elter Constanze

Journalistin. Autorin. Moderatorin. bei Constanze Elter Steuern – leicht gemacht!

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