Die betriebswirtschaftliche Seite der Praxis

Buchhaltung: Selbst machen oder abgeben?

Für viele Ärzte und andere Heilberufler sind die Buchhaltung und der Jahresabschluss ein ungeliebter Aspekt ihrer Praxisarbeit. Etwas, das man gern aufschiebt – oder am besten direkt auslagert. Wer sich jedoch mit den Grundsätzen der Buchhaltung beschäftigt, kann nicht nur einen Teil davon selbst vorbereiten. Die Buchhaltung liefert auch wertvolle Anhaltspunkte für die Wirtschaftlichkeit der eigenen Praxis.

Viele Ärzte nutzen die Vorrechte ihres Freiberufler-Status und ermitteln den Gewinn der Praxis per Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Schließlich klingt es einfach: Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn. Und um viel mehr geht es bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung tatsächlich nicht. Trotzdem wäre es fatal, wenn Sie Rechnungen einfach in Kisten sammeln oder alle steuerrelevanten Belege unsortiert in der hintersten Ecke der Schreibtischschublade anhäufen. Denn zum einen erschwert es Ihnen die spätere Arbeit an der Steuererklärung – und zum anderen müssen Sie spätestens bei einer Betriebsprüfung Ihre Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar belegen. Gewöhnen Sie sich frühzeitig an, Ihre Belege zu sortieren – in Ordner, in ein Hängemappensystem oder eine vergleichbare Ablagestruktur.

Grundsätze der Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird aus der Differenz zwischen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben ermittelt. Einfache Aufzeichnungen sind völlig ausreichend. Aber Vorsicht: »Einfach« heißt nicht, dass Sie alles so machen können, wie Sie möchten. Wichtig sind vor allem folgende Punkte:

  • Halten Sie alle Einnahmen und Ausgaben so fest, dass ein Dritter sie leicht überprüfen kann.
  • Die Aufzeichnungen müssen fortlaufend sein und außerdem das Datum und den genauen Verwendungszweck enthalten.
  • Die Einnahmen und Ausgaben müssen netto sowie getrennt nach Steuersätzen und steuerfreien Umsätzen aufgestellt werden.
  • Für alle betrieblichen Anschaffungen müssen Sie ein Anlageverzeichnis führen.

Software spart Arbeit

Bei Gründung einer Praxis ist die Buchführung noch überschaubar. Wird die Buchhaltung umfangreicher, ist der Einsatz einer Software ratsam. Diese sollten Sie mit Ihrem Steuerberater abstimmen. Denn zum einen müssen Ihre Angaben mit den Formularen des Finanzamts übereinstimmen. Zum anderen sollte es keine Brüche geben, wenn Sie die Daten zum Steuerbüro Ihrer Wahl transferieren.

BWA liefert aussagekräftige Zahlen

Eine professionelle Steuersoftware liefert einen detaillierten Einblick in die Geschäftszahlen. Wenn Sie regelmäßig Ihre Buchhaltung pflegen, liefern Sie die Grundlage für die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), deren Lektüre viel über Ihre Praxis verrät. Planzahlen für laufende Kosten oder Umsatzziele können in der Software ebenso gepflegt werden wie die Außenstände offener Posten. Sie sehen also in Euro und Cent, ob sich die Praxis rentiert, ob Sie investieren oder Personal einstellen können – oder ob die Ausgaben zu hoch und die Einnahmen zu niedrig sind.

Do-it-yourself für Profis

Bestimmte wiederkehrende Prozesse können Sie – gegebenenfalls gemeinsam mit Ihrem Steuerberater – einüben und damit einen Blick hinter die kaufmännische Kulisse Ihrer Praxis werfen. Auch in Workshops und Webinaren können Sie Buchführungskenntnisse trainieren. Fühlen Sie sich aber nicht sicher oder kompetent genug, einen Teil der Buchhaltungsaufgaben selbst zu erledigen, sollten Sie sich von externen Fachleuten helfen lassen – oder diesen sogar die Buchführung ganz überlassen. Denn Buchhaltung lässt sich nicht so nebenbei erlernen, sondern erfordert komplexes Wissen, das man sich in einem längeren Prozess aneignen muss. Ansonsten stellen sich Fehler ein, die Sie spätestens bei der Steuererklärung bares Geld kosten können.

Abgeben heißt aber nicht, sich mental von der betriebswirtschaftlichen Seite Ihrer Praxis zu verabschieden. Denn selbst wenn Sie sich entscheiden, die Buchführung in die Hände Ihres Steuerberaters zu legen, ist es trotzdem sinnvoll, über die Systematik der Buchführung Bescheid zu wissen. Denn für jeden Unternehmer ist es wichtig, über seine Zahlen Klarheit zu haben und zumindest über Grundkenntnisse in Sachen Buchführung zu verfügen. Denn nur, wer den Überblick über seine Einnahmen und Ausgaben nicht verliert und die Zahlen aus der Buchführung richtig interpretieren kann, weiß, ob er wirtschaftlich arbeitet.

Tipp: Selbst, wenn Sie die Buchhaltung vom Steuerberater erledigen lassen, wird dieser sich freuen, wenn Sie ihm nicht den Schuhkarton überreichen, sondern bereits vorsortierte Belege.

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Elter Constanze

Elter Constanze

Journalistin. Autorin. Moderatorin. bei Constanze Elter Steuern – leicht gemacht!

Expertin darin, Steuern in Worte zu fassen. In Hörfunk, Video und Print. Im Internet und in Büchern. Für Fach- und Schulbuchverlage und öffentliche Auftraggeber. Für Steuerkanzleien und Unternehmen.

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