Belegsammlung

Worauf Sie bei der Buchführung unbedingt achten sollten

Zeitnahe und korrekte Buchführung – vielen Niedergelassenen ein Gräuel, das sie vorsätzlich boykottieren. Doch damit geben sie Chancen aus der Hand, die für ihren Praxiserfolg so wichtig sind.

Buchführung gilt Niedergelassenen oft als unnötige und unbezahlte Arbeit. Schließlich diene sie nur dem Fiskus zur Befriedigung seiner niedrigen Instinkte und zur Festsetzung der Steuern. Mag sein, doch was hilft’s? Die Praxis-Buchführung sollte aber auch aus ganz egoistischen Motiven immer zeitnah erstellt werden. Also monatlich. So lassen sich aus den gewonnenen Ergebnissen umgehend aufbauende Entscheidungen treffen, die oft gar keinen Aufschub dulden. Wer da nachlässig vorgeht und seine Zahlen nur einmal im Jahr kurz vor dem letztmöglichen Termin der Steuererklärung zusammenstellt, erkennt notwendigen Korrekturbedarf viel zu spät. Darauf aufbauende Entscheidungen erfolgen so gegebenenfalls zu spät und deshalb unnötig teuer (etwa zu hohe Zinsen für Giro-Kredite).

Einzig eine regelmäßig gepflegte, weil vollständige Belegsammlung gewährleistet aussagefähige Zahlen. Je schlampiger Niedergelassene mit ihren Belegen umgehen, desto unbrauchbarer ist dann auch der Saldo der Buchführung. Fehlende Belege suchen oder bei Verlust gar Ersatz beschaffen zu müssen, kostet unnötig Zeit und Geld. Da ist und bleibt Akkuratesse bares Geld und somit steuerfreier Gewinn. Doch alles hat seine Grenzen. Allzu aufwändige Ablagesysteme sind in der Arztpraxis auch nicht sinnvoll. Im Allgemeinen fehlt dafür die Zeit und was sie nutzen steht in keinem Verhältnis zum Aufwand sie zu organisieren. Niedergelassene sind in der Regel nur zu einer einfachen Gewinnermittlungsmethode verpflichtet, zur Einnahme-Überschuss-Rechnung. Die braucht auch nur ein einfaches Ablagesystem.

Mal unterstellt, dass ein Arzt zwei Bank- und ebenso viele Darlehenskonten führt und seine baren Einnahmen und Ausgaben in einem Kassenbuch aufzeichnet, skizziert dies bereits ein Gerüst für eine zeitsparende, einfache und effektive Ablage. Dafür legt man einen Belegordner mit Register an, das die verschiedenen Bankund Darlehenskonten sowie Handkasse benennt. Hinter jedes Registerblatt wandern im Laufe eines Monats die entsprechenden Belege, die täglich in der Praxis anfallen. Jedem Kontoauszug der Bank werden die Belege zugeordnet, die zur Erläuterung der einzelnen Posten des Kontoauszuges erforderlich sind. Jede Bar-Quittung wandert hinter das Registerblatt Kasse. Am Monatsende wird dann ein Duplikat der entsprechenden Kassenbuchseite dazu geheftet. Und fertig ist der Ordner zur Übergabe an den Steuerberater. Konsequent täglich gepflegt, bleibt Suchen so ein Fremdwort.

Im zweiten Monat wird ein anderer Ordner mit derselben Systematik angelegt. Er geht am Monatsende ebenfalls zum Steuerberater. Dafür kommt von dort der erste Ordner zurück und kann für den nächsten Monat benutzt werden. Die ausgewerteten Belege wandern in eine endgültige Ablage. Mit zwei dieser Pendelordner ist die gesamte Belegorganisation erledigt.

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