Fehler in der Buchführung vermeiden

Die besten Tipps zur Gehaltsabrechnung in der Arztpraxis

Die monatliche Gehaltsabrechnung für Ihre Praxismitarbeiter ist ebenso notwendig wie aufwändig. Auch weil sich ständig etwas ändert. Wir geben Tipps, wie sich niedergelassene Ärzte die lästige Pflicht erleichtern können.

Gehaltsabrechnung – da hängt einiges dran. Sie müssen Ihren Mitarbeitern die Lohnabrechnungen aushändigen, das Geld überweisen und Ihre Meldepflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern und den Finanzämtern – laufen inzwischen meist elektronisch – erfüllen. Dazu müssen Sie die Abgaben rechtzeitig abführen, entsprechende Bescheinigungen erstellen und die Aufbewahrungspflichten einhalten. Fehler darf man sich eigentlich nicht erlauben, denn das kann Ärger mit dem Finanzamt und dem Sozialversicherungsträger bedeuten. Im Folgenden beschreiben wir, worauf es bei der Gehaltsabrechnung in der Praxis ganz besonders ankommt.

Was sind die Mindestangaben?

Jedem Mitarbeiter steht eine schriftliche Gehaltsabrechnung zu, die Aussagen über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthält. Dazu Infos über Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen, sonstigen Vergütungen, Abzügen oder Vorschüssen. Dieses Schriftstück muss pünktlich ausgestellt und dem Mitarbeiter zugestellt werden (per Post oder persönliche Übergabe).

Warum müssen alle Details angegeben werden?

Abgesehen davon, dass der Gesetzgeber Sie zu den genauen Angaben verpflichtet: Verständlichkeit ist und bleibt das A und O bei der Gehaltsabrechnung. So sparen Sie sich unnötige Diskussionen über den Unterschied zwischen Bruttogehalt und Nettoauszahlung. Zudem ist es doch auch gar nicht so schlecht, wenn Ihre Arbeitnehmer sehen, wie viel vom Brutto an den Fiskus, an die Krankenkasse etc. fließen und welchen Gesamtaufwand Sie tatsächlich für sie erbringen.

Was, wenn Ihnen bei der Abrechnung Fehler unterlaufen?

Führen Sie aus Versehen zu viel Lohnsteuer ab, können Sie diesen Fehlbetrag von Ihrer Helferin jederzeit wieder zurückholen. Anders bei Sozialversicherungsbeiträgen. Behalten Sie davon zu wenig ein, dürfen Sie den Fehlbetrag nur von den folgenden drei Gehaltszahlungen nachträglich abziehen.

Und die Pünktlichkeit nicht vergessen!

Unpünktliche und unübersichtliche Abrechnungen demotivieren und frustrieren Mitarbeiter. Und tauchen sogar Fehler auf, rückt Sie das schnell in schlechtes Licht – nicht nur bei Ihren Angestellten. Auch Behörden nehmen solche Auffälligkeiten gerne zum Anlass, um etwas genauer hinzuschauen. Wer seine Buchhaltung nicht sauber führt, muss mit häufigen Prüfungen rechnen. Sie müssen sich aber auch nicht selbst um den Papierkram kümmern. Schließlich gibt es Alternativen zur internen Lohnbuchhaltung. Gehaltsabrechnungen lassen sich in externe Lohnbüros oder an den Steuerberater auslagern.

Aber das kostet Geld.

Und es befreit Sie nicht von der Haftung für richtige und pünktliche Lohnabrechnungen gegenüber Mitarbeitern, Finanzamt und weiteren Behörden. Eine Alternative zum externen Dienstleister kann der Einsatz leistungsstarker und flexibler Gehaltsabrechnungs-Software sein. Gute Programme berücksichtigen immer die neuesten gesetzlichen Regelungen und helfen, die Gehaltskosten immer tagesaktuell im Blick zu behalten.

Was muss effiziente Lohn-Software können?

Gute Software erstellt alle wichtigen Unterlagen für Praxis, Finanzamt und Krankenkassen schnell und komfortabel und berücksichtigt dabei alle relevanten gesetzlichen Änderungen des laufenden Jahres. Praktisch sind zudem Module für das direkte Übermitteln der Steuerdaten an das Finanzamt (ELSTER) und aller wichtigen Meldungen an die Sozialversicherungsträger (dakota). Dazu gehören etwa auch die Beitragsnachweise, DEÜV-Meldungen (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung), Sofortmeldungen und Erstattungsanträge für die Umlage bei Krankheit oder Mutterschutz.

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Author's imageJürgen VeitLeiter Kommunikation D-A-CH bei CompuGroup Medical Deutschland AG

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