Dieser Ordner schützt Ihr Lebenswerk

Damit der Notfall kein finanzielles Drama für die Praxis wird

Eine Notfalldokumentation mit allen wichtigen Daten, Vollmachten und Anweisungen sorgt dafür, dass eine Praxis auch dann weiter funktioniert, wenn dem Inhaber etwas zustößt.

Der wirtschaftliche Erfolg einer Arztpraxis steht und fällt mit der Person des Inhabers. Er zeichnet nicht nur für die medizinische Versorgung der Patienten verantwortlich, sondern ist auch Personalchef, Verwaltungsrat und Finanzminister. Diese Aufgabenbündelung schafft einerseits schlanke Strukturen und größtmögliche Flexibilität. Andererseits birgt sie ein erhebliches Risiko. Denn stößt dem Praxisinhaber etwas zu oder verstirbt er, kann das zum völligen Erliegen des Betriebes führen – obwohl die Verbindlichkeiten weiterlaufen.

Doppelte Absicherung

Ärzte, die ihr Lebenswerk krisensicher machen wollen, sollten daher unbedingt einen gut gefüllten Notfallordner anlegen und dafür sorgen, dass ein vertrauenswürdiger Vertreter die Geschäfte (vorerst oder dauerhaft) übernehmen kann. Eine solche Akte sollte alle wichtigen Dokumente wie Arbeits- oder Mietverträge, Versicherungspolicen, Kontodaten sowie die Adressen der rechtlichen und steuerlichen Berater enthalten. Der Notfallordner sollte zudem gut als solcher erkennbar sein.

Bedingungsloses Vertrauen

Elementar ist es zudem, eine sogenannte Vorsorgevollmacht zu erteilen. Das ist eine Generalvollmacht, die über den Tod hinaus wirksam ist, aber schon zu Lebzeiten gilt. „Sie stellt im Ernstfall sicher, dass sich die Praxis auch ohne den Inhaber vorerst weiterbetreiben lässt“, sagt Julia Roglmeier, Fachanwältin für Erbrecht in München. „Da der Bevollmächtigte nahezu unbegrenzte Rechte erhält, sollte der Arzt ihm bedingungsloses Vertrauen entgegenbringen.“ Wichtig sei außerdem, dass der Bevollmächtigte, der die Praxis weiterführen soll, ein Berufsträger ist und die erforderliche (Kassen)-Zulassung besitzt. Im Zweifel empfiehlt es sich, die Zulässigkeit der möglichen Vertretung vorsorglich auch mit Kasse und KV abzuklären.

Der bevollmächtigte Berufsträger muss auch das Masterpasswort für eine Art „digitalen Tresor“ erhalten, also eine Datei, die alle wichtigsten Passwörter für den Praxisbetrieb beinhaltet. Eine solche doppelte Absicherung ist deshalb ratsam, weil der ärztliche Vertreter zwar wissen muss, welche Programme welche Lizenzen und Passwörter erfordern oder wie die Zugangsdaten für das Online-Banking lauten. Andererseits aber muss der Arzt die sensiblen Datenschutzvorgaben im Gesundheitswesen beachten und kann nicht einfach die Passwörter aufschreiben und abheften.

Wichtig: Damit die hinterlegten Passwörter stets aktuell sind, sollten Ärzte regelmäßige Termine einrichten, um die Daten durchzusehen und auf den neuesten Stand zu bringen.

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