Behalten Sie den Überblick

Erfolgreiches Praxiscontrolling: so funktioniert‘s

Nur wer die notwendige Transparenz über seine Zahlen hat, kann bei Fehlentwicklungen rechtzeitig gegensteuern. Unser Experte erklärt, warum Praxiscontrolling heute wichtiger denn je ist.

2014 trat die Überarbeitung des EBM in Kraft, bis Oktober 2016 soll die GOÄ-Novelle stehen. Neuerungen dieser Art haben weitreichende Folgen für die Praxis. Bei der Umstellung sollte man sich besser nicht nur auf die Updates der Praxissoftware verlassen. Die Erfahrung zeigt, dass sich hier vor allem Anfangs durchaus Fehler einschleichen können – mit unabsehbaren Folgen für die Praxis.

Für den Alltag in den Praxen bedeutet die Überarbeitung der Gebührenverordnung viel mehr als ein schlichtes Softwareupdate. Die gesamte Praxis, Inhaber und Praxismitarbeiter, muss sich intensiv mit den Neuerungen auseinandersetzen – und das zusätzlich und quasi neben dem oft sehr turbulenten Behandlungsalltag. Gleichzeitig bedarf es der Kontrolle: alle Änderungen in der Software müssen nachgehalten werden. Werden alle Leistungen korrekt und vollständig erfasst oder gibt es Lücken oder sogar Fehler?

Wer dies nicht zeitnah und engmaschig kontrolliert, muss unter Umständen mit enormen Folgen rechnen. Aber welche Praxis heute kann es sich schon leisten, einen Erlöseinbruch zu erleiden? Und dass womöglich bei gleicher Patientenzahl mit unveränderter Behandlungsqualität?

Vor Fehlentwicklungen und Schwierigkeiten ist keine Praxis gefeit. Denn: „Krisen können jeden treffen – jederzeit.“ (Buch Zitat, S. 125, arztpraxis-erfolgreich-managen). Aber nicht jedes Problem muss immer gleich in eine Liquiditätskrise führen. „Praxissteuerung“ oder auch „Praxiscontrolling“ lautet das Zauberwort. Denn Praxen, die ausreichend auf Transparenz achten und mittels geeigneter Kennzahlen die Praxisentwicklung nachhalten, sorgen für Sicherheit – selbst in turbulenten Zeiten wie bspw. durch eine EBM-Überarbeitung ausgelöst.

Praxissteuerung: wichtige Kontrolle der Praxisentwicklung

Professionell betriebenes Praxiscontrolling erfasst, vergleicht und wertet alle wichtigen Kennzahlen aus. Dazu gehören u. a. Buchhaltungszahlen, Honorar- und Fallzahl-Statistik sowie die Umsatzzahlen. Die dafür nötige Zahlenbasis ist eigentlich in jeder guten Praxissoftware enthalten. Damit Controlling funktionieren kann, ist es allerdings zwingend erforderlich, dass Daten und Software auch immer aktuell gepflegt und korrekt eingesetzt werden. Controlling lässt sich nun einmal nicht rückwirkend anwenden. Um eine entsprechende Validität der Daten zu gewährleisten, empfiehlt es sich die in der Praxissoftware implementierten Statistikfunktionen sehr regelmäßig zu nutzen. Je öfter die Statistikfunktionen in der Vergangenheit verwendet wurden, desto mehr Abgleichpunkte stehen dem Praxisinhaber bei Bedarf zur Verfügung. Wichtig ist, dass die jeweiligen Abgleichpunkte in sich schlüssig und vergleichbar sind. So sollten bspw. die unterschiedlichen Auslastungen der verschiedenen Wochentage berücksichtig werden. Der Unterschied in der Ausdehnung von Sprechzeiten bezüglich der Wochentage führt zwangsläufig auch zu anderen Ergebnissen in den Auswertungen.

 Leistungen engmaschig kontrollieren

Um einen guten Überblick über die Einnahmen zu erhalten, gilt es, zunächst die Leistungsdaten der Vergangenheit zu ermitteln (Gesamterlös, der Erlös pro Patientenkontakt, etc.). Aus diesen ausgewerteten Daten lassen sich im Vergleich mit aktuellen Zahlen schnell mögliche Abweichungen feststellen. Je früher das der Fall ist, desto besser kann man die die Ursachen identifizieren und die relevanten Stellschrauben präzise nachziehen.

 Strategien entwickeln und überprüfen

Zu einem guten Controlling gehört aber auch eine klare Strategie. Es sollte dafür ein klares Erlösziel definiert werden, das im gewünschten Maße Kosten und Privatentnahmen deckt. Durch den Abgleich des Erlöszieles mit dem Erlös-Ist, stellt man ebenfalls schnell unerwünschte Abweichungen fest. Auf dieser Basis lassen sich geeignete Strategien zur Korrektur dieser Abweichung ableiten. Die Wirksamkeit der eingeleiteten Maßnahmen kann wiederum durch regelmäßige Überprüfung der Kennzahlen kontrolliert werden. Bei Bedarf kann zeitnah nachjustiert werden. Die Praxis bleibt im Gleichgewicht.

 Behalten Sie den Überblick

Basis jeder gesunden Praxis ist das finanzielle Gleichgewicht. Ohne ausreichend wirtschaftliche Sicherheit können Änderungen in oder außerhalb der Praxis schnell zur Bedrohung erwachsen. Wer mithilfe einer soliden Praxissteuerung, einem Praxiscontrolling, die Entwicklung seiner Praxis kontinuierlich nachhält, sorgt für größtmögliche Sicherheit: Umsatzschwankungen, häufig Auslöser für Liquiditätskrisen, lassen sich rechtzeitig erkennen und ausgleichen, Abrechnungsfehler werden zeitnah identifiziert, das Praxisteam arbeitet effizienter.

Professionelles Praxiscontrolling schafft die so wichtige Transparenz, spart Zeit und Geld und sorgt für den nachhaltigen Erfolg. Der Arzt kann sich den wesentlichen Dingen zuwenden: dem Heilen. Fachleuten zufolge verschenken Praxen jedes Jahr bis zu 60.000 Euro Honorar – aufgrund fehlerhafter oder unzureichender Abrechnung. Praxen mit professionellem Praxiscontrolling sehen hingegen auch in Zeiten veränderter Anforderungen einer sicheren Zukunft entgegen und erreichen ganz nebenbei auch noch ein besseres Ranking bei der Hausbank. Alle anderen Praxen müssen sich überraschen lassen – Ihre Praxis gehört hoffentlich nicht dazu.

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Stephan Kock

Stephan Kock

Inhaber und Geschäftsführer bei Kock + Voeste Existenzsicherung für die Heilberufe GmbH

Als Sanierungsberater, Systemischer Coach, Supervisor und Mediator berate und begleite ich Heilberufler in allen Fragen zur Praxis, Zahnarztpraxis, Apotheke oder MVZ.

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Author's imageJürgen VeitLeiter Kommunikation D-A-CH bei CompuGroup Medical Deutschland AG

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