Fahrtenbuch

Fahrtenbuch: Auf diese Vorgaben vom Finanzamt müssen Ärzte achten

Fahrtenbücher müssen vollständig und korrekt nach den Vorgaben des Fiskus geführt sein. Doch das Fehlerpotenzial ist groß. Worauf Geschäftswagenfahrer achten müssen.

Viele Praxisinhaber führen ein Fahrtenbuch anstatt ihre privaten Strecken mit dem Geschäftswagen pauschal zu versteuern. Das kann sich vor allem dann lohnen, wenn das Auto zum deutlich überwiegenden Teil beruflich oder betrieblich eingesetzt wird. Nur: Das Finanzamt verlangt den Fahrern recht viel Bürokratie ab. Das Fahrtenbuch muss immer geführt und grundsätzlich jede einzelne Fahrt vermerkt werden. Deshalb stehen die Aufzeichnungen notorisch bei Betriebsprüfungen auf dem Plan. „Im Extremfall verwerfen die Finanzbeamten die gesamte Führung. Sollte die betriebliche Nutzung überwiegen, kann die Folge sein, dass der Unternehmer am Ende die private Nutzung des Geschäftswagens pauschal mit einem Prozent vom Listenpreis bei Erstzulassung pro Monat nachversteuern muss“, warnt Timo Weltz, Steuerberater mit eigener Kanzlei in Kassel. Deshalb hier die wichtigsten Regeln zum Fahrtenbuch im Überblick:

Vollständige und richtige Angaben

Das Fahrtenbuch muss lückenlos, vollständig und zeitnah geführt werden. Das bedeutet: Jede einzelne Fahrt ist aufzuzeichnen – und zwar nicht nur temporär für einige Monate, sondern ununterbrochen übers ganze Jahr. Sich nur einen repräsentativen Zeitraum auszuwählen, reicht nicht aus.

Gebundene Form

Das Fahrtenbuch, soweit es in der Papierform gehalten ist, darf nicht aus losen Blättern bestehen. Es muss sich um ein richtiges Buch handeln. Wichtig ist, dass die Finanzbeamten die Aufzeichnungen schnell erfassen können. Nachträgliche Änderungen wollen die Finanzbeamten nachvollziehen können. „Manipulationen müssen ausgeschlossen sein“, so Weltz.

Berufliche und betriebliche Fahrten exakt dokumentieren

Ziel ist der Nachweis, wie viele Kilometer beruflich oder betrieblich und wie viele privat mit dem Fahrzeug zurückgelegt wurden sowie wann Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erfolgten. Das sind die Pflichtangaben:

  • Datum
  • Kilometerstand zu Beginn und zum Ende jeder auswärtigen Tätigkeit
  • Reisezweck
  • Ziel mit Angaben zur Straße und Hausnummer, Namen der Geschäftspartner.

Die vollen Dokumentationspflichten gelten leider auch für Berufsgeheimnisträger. Der aufgesuchte Patient ist folglich namentlich mit Anschrift einzutragen. Lediglich beim Reisezweck genügt der Eintrag „Patientenbesuch“ als Vereinfachung. Tipp: Ärzte steuern oft regelmäßig dieselben Patienten an. Falls diese mit Namen und Adresse in einem Verzeichnis unter einer Nummer geführt werden, kann diese Nummer als Eintrag ausreichen. Wichtig ist, dass die Fahrten anhand des Eintrags nachvollziehbar und identifizierbar sind.

Tipp: „Möglichst sollten auch die Abfahrts- und Rückkehrzeiten dokumentiert sein, um die pauschalen Verpflegungsmehraufwendungen richtig abzurechnen“, so Weltz. Nicht vergessen: „Tankstopps sollten ebenfalls nachvollziehbar eingetragen sein.“ Auch Reiseroute nicht vergessen, falls Umwege gefahren wurden.
Aber: Bei Privatfahrten reichen die gefahrenen Kilometer sowie Angabe des Datums aus. Bei Fahrten von Daheim zur Praxis oder ins Krankenhaus genügt ein einfacher Vermerk.

Elektronische Fahrtenbücher versus Papierform

Dem Finanzamt ist es egal, ob das Fahrtenbuch elektronisch oder in Papierform geführt wird. Die elektronischen Varianten erleichtern die Arbeit. Dateien dürfen nicht exportiert, verändert und wieder importiert werden, ohne dass dies dokumentiert wird. Elektronische Fahrtenbücher müssen die gleichen Angaben enthalten wie jene in Papierform. Wichtig: Ein elektronisches Fahrtenbuch erfasst automatisch jede Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel. Der Fahrer ist angehalten, bei geschäftlichen Fahrten den Reisezweck innerhalb von sieben Kalendertagen im Webportal einzutragen.

Das Finanzamt stellt aber keine Testate oder Zertifizierung aus. Unternehmer haben also beim elektronischen Fahrtenbuch grundsätzlich keine Garantie, dass die Fiskaldiener am Ende ihre Aufzeichnungen anerkennen. Das elektronische Fahrtenbuch der Firma Vimcar wird zum Beispiel vom Steuerberaterverband sowie von der Datev, der Genossenschaft der Steuerberater, empfohlen. Die renommierte Beratungsgesellschaft KPMG hat das Produkt bereits vor mehreren Jahren geprüft und die Konformität mit den Vorgaben des Finanzamts bestätigt.

Mögliche Fehlerpotenziale

Wegen kleiner Mängel darf der Finanzbeamte ein Fahrtenbuch aber noch nicht verwerfen. Erstes Kriterium ist, dass die Vollständigkeit und die Richtigkeit gewährleistet sind. Falls die Angaben insgesamt nicht nachvollziehbar sind oder falls sich gravierende Differenzen ergeben, wird es kritisch. Vorsicht ist zum Beispiel hier geboten:

Reifenabnutzung: Der Firmenchef sollte beim elektronischen Fahrtenbuch die gefahrenen Strecken mit dem tatsächlichen Kilometerstand vergleichen, in der Regel halbjährlich. Hintergrund ist, dass Abweichungen zwischen dem Kilometerstand laut Tacho und GPS-basierten Programmen entstehen, weil durch unterschiedliche Profilstärken der Reifen die Zahl der Umdrehungen bei gleichem Weg unterschiedlich ist bzw. bei gleicher Strecke unterschiedliche Umdrehungen gemacht werden. Die Differenz sollte als Plus- oder Minuskilometerbetrag dokumentiert werden.

Nachkomma-Stellen: Die gefahrenen Kilometer sollten mit Nachkomma-Stellen notiert werden. Jeder Eintrag sollte auf die letzten Meter stimmig sein. „Da zeigen sich einige Finanzbeamten schon sehr streng“, warnt Weltz. Hintergrund: „Kilometerangaben dürfen allenfalls nur nach dem Komma gerundet werden“, erklärt der Experte.
Vorsicht: Das Finanzamt gleich auch die Werkstattrechnungen und TÜV-Berichte mit den Angaben im Fahrtenbuch ab. Hier sollten sich keine Differenzen ergeben.

Getrennt abrechnen

„Sollten mehrere Fahrzeuge zur Verfügung stehen, empfiehlt es sich, die Kfz-Kosten getrennt voneinander aufzuzeichnen“, rät Weltz. Wichtig ist, dass später eine eindeutige Zuordnung möglich ist. „Selbst bei Anwendung der pauschalen Listenpreismethode kann dies von Vorteil sein, da die zu versteuernde Nutzungspauschale die Höhe der tatsächlichen Kosten nicht überschreiten darf“, so Weltz. Im Fachjargon spricht man von der sogenannten Kostendeckelung.

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