Praxistipp

Fahrtenbuch: Mit diesen Apps sparen Sie Zeit und Steuern

Wer viele Hausbesuche macht, kann mit Fahrtenbuch-Apps die Nutzung eines gewerblich und privat genutzten Autos einfach und finanzamtkonform aufzeichnen.

Freiberufler, die einen Dienstwagen zeitweise auch privat nutzen, müssen dafür Steuern bezahlen. Das gilt auch für Ärztinnen und Ärzte, die das Auto nicht nur ausschließlich für den Arbeitsweg in die Praxis oder etwa für Hausbesuche einsetzen. Wer mit seinem Wagen größtenteils beruflich unterwegs ist und eine pauschale Versteuerung nach der 1-Prozent-Methode vermeiden will, weil sie für ihn nachteilig ist, muss den tatsächlichen Eigenanteil lückenlos ermitteln und nachweisen.

Es gibt mittlerweile viele Smartphone-Apps, die diese Aufgabe erleichtern und den Anforderungen des Finanzamts an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch entsprechen. Wir stellen hier drei elektronische Varianten vor, die alle zurückgelegten Routen verlässlich aufzeichnen, außerdem ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis haben und bei den allermeisten Finanzämtern anerkannt sind.

 Fleetize Routes Plus

Das elektronische Fahrtenbuch von Fleetize Routes Plus kombiniert Hardware und Software. Ein mitgelieferter GPS-Tracker zur Fahrzeugortung dokumentiert automatisch Kilometerstände, Zeiten und Adressen. Dieser Stecker passt nicht nur in die OBD-Buchse von Diesel und Benziner, sondern auch von Elektro-Autos wie dem Renault Zoe, Tesla und den BMW-i-Modellen. Er verfügt über eine eigene Technologie zur Mobildatenübermittlung, weshalb keine Bluetooth-Verbindung übers Handy nötig ist. Für den Fall von Netzstörungen oder Funkunterbrechungen besitzt er einen internen Speicher. Sobald wieder ein Netzwerkzugriff besteht, werden die Daten nachträglich übermittelt und zeitlich korrekt zugeordnet. Nach jeder Fahrt überträgt das Gerät mittels integrierter SIM-Karte die Informationen an einen deutschen Cloud-Server, der sich mit Smartphone, Tablet oder Computer synchronisieren lässt.

Zur Verwaltung laden Android- und iOS-Nutzer die Fleetize-Routes-App herunter oder rufen am PC über den Browser das Fleetize-Web-Dashboard auf. Bis zu sieben Tage danach lässt sich der Zweck der Fahrt eintragen. Änderungen und Korrekturen werden protokolliert. Das digitale Fleetize-Fahrtenbuch kann man monatlich als fälschungssicheres PDF-Dokument herunterladen oder im CSV-Format exportieren. Mindestlaufzeit: ein Jahr; monatliche Kosten: 15,95 Euro netto.

KFZ-Fahrtenbuch

Die Aufzeichnung der Bewegungsdaten läuft beim KFZ-Fahrtenbuch grundlegend über das mobile GPS des Handys und gegen Aufpreis über einen OBD-Stecker, der die Fahrten genauer trackt. Die dazugehörige App ist für Android und iOS erhältlich. Nur mit einer kostenpflichtigen Version kann man alle Funktionen nutzen, die eine wirklich manipulationssichere und somit finanzamtskonforme Dokumentation der Strecken ermöglichen. In der Pro-Variante mit GPS-Live-Aufzeichnung können Sie das elektronische Fahrtenbuch auch am PC nutzen.

Dank Synchronisation über eine Cloud werden die Daten zeitnah in der App und im Webbrowser gespeichert. Danach ist es möglich, diese an allen Geräten zu verwalten und zu kategorisieren. Start- und Zieladresse werden automatisch vorgeschlagen. Fahrtvorlagen für wiederkehrende Strecken verkürzen die Bearbeitungszeit. Orte, Adressen und den Zweck einer Fahrt kann man sogar über die Spracherkennung von Google oder Siri eingeben. Stornierte Fahrten werden finanzamtkonform ausgewiesen.

Mit der Pro-Variante ist es darüber hinaus einerseits möglich, automatisch die Distanz und Dauer von Fahrten zu ermitteln. Andererseits lassen sich die Daten nicht nur als PDF-Datei exportieren, sondern auch im CSV-Format weiterverarbeiten. Monatliche Kosten: 4,19 Euro netto (Pro) beziehungsweise 15,99 Euro netto (Pro plus mit GPS-Stecker). Vor dem Kauf kann man das KFZ-Fahrtenbuch sieben Tage lang kostenlos testen.

Vimcar

Wer sich für Vimcar entscheidet, bekommt kostenlos einen Protokoll-Stecker geschickt und muss die dazugehörige App auf dem Smartphone installieren. Sie ist für Android und iOS verfügbar. Zusätzlich gibt es eine Webversion für PC und Tablet. Der Adapter mit integrierter SIM-Karte und GPS-Tracker, der in die OBD-Schnittstelle der meisten Benzin- und Diesel-Autos passt, liest den Kilometerstand automatisch aus und speichert ihn mit Start- und Zieladresse online in der Cloud ab. Die Hardware erfasst im Gegensatz zu reinen App-Lösungen auch dann alle Fahrten, wenn es keinen GPS-Empfang gibt – zum Beispiel in Tunneln oder Parkhäusern. Daher muss das Smartphone nicht immer dabei sein.

Die aufgezeichneten Kilometerstände lassen sich bis zu sieben Tage danach als Privatfahrt, Arbeitsweg oder Betriebsfahrt kategorisieren. Zudem können mehrere Fahrten zu einem Eintrag zusammengeführt werden. Basisdaten wie Uhrzeit, Datum, Start, Ziel und gefahrene Strecke sind nachträglich nicht editierbar.

Ein Dateiexport aus dem Vimcar-Fahrtenbuch ist für frei wählbare Zeiträume möglich – etwa als PDF-Datei oder kompatibel für die direkte Weiterverarbeitung in der Finanz-Software von Wiso und Lexware. Die Mindestlaufzeit: ein Jahr; monatliche Kosten: 19,90 Euro netto.

Günstigere App-Lösungen

Diese drei Anwendungen ermöglichen GPS-basierende Streckenaufzeichnungen mit dem Smartphone ohne zusätzliche Adapter für die OBD-Schnittstelle im Fahrzeug. Diese Fahrtenbuch-Apps benötigen stets eine Internetverbindung, um die Standortdaten zu ermitteln. Das verkürzt die Akku-Laufzeit des Handys. Sie sind zwar günstiger, aber es kann bei Signalstörungen zu Lücken in der Dokumentation kommen. Fälschungssicheres Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs durch nachträgliche Kategorisierung der getrackten Strecken ist abgesehen davon ebenso möglich wie das Exportieren von PDF-Dateien.

 

Wie funktioniert die Technik der Fahrtenbuch Apps?

Die Funktionsweise ist bei allen elektronischen Fahrtenbüchern ähnlich: Via GPS wird die aktuelle Position des Fahrzeugs ermittelt. Zuverlässiger und genauer wird die Ortung, wenn zusätzlich zum Smartphone ein Dongle an die OBD-Schnittstelle im Fahrzeug angeschlossen ist.
Die zurückgelegten Strecken werden automatisch auf einem zentralen Server oder lokal aufgezeichnet. Im Nachhinein kann der Anwender in einer App oder via Software am PC den Fahrzweck und die jeweils aufgesuchte Person eintragen.
Nach einigen Tagen lassen sich diese Daten nicht mehr ändern und schon gar nicht löschen. Das dient dem Fälschungsschutz, damit die Finanzämter das elektronische Fahrtenbuch als ordnungsgemäß anerkennen; genauso die Exportfunktion in einem unveränderlichen Dateiformat.

André Gieße

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