Betriebsprüfung in der Arztpraxis: Wie Niedergelassene sich verhalten sollten

Das Finanzamt hat in Ihrem Betrieb eine Außenprüfung angekündigt? Es gibt sicherlich Angenehmeres, als Betriebsprüfer, die in der Praxis Steuerakten durchstöbern. Panik ist aber unbegründet, wenn man sich richtig verhält.

Laut Statistik ist die Wahrscheinlichkeit, dass einem die entsprechende Prüfungsanordnung ins Haus flattert, relativ gering. Doch komplett ausschließen kann man es leider nicht. Das gilt insbesondere für Ärzte und Ärztinnen mit eigener Praxis, denn sie stehen seit einigen Jahren verstärkt im Fokus der Finanzämter.

Warum Sie doch mit einer Betriebsprüfung rechnen müssen

Das sind die Gründe, die dafür sprechen, dass Ihnen demnächst doch mal eine Betriebsprüfung in der Arztpraxis droht:

• Ihre steuerlichen Unterlagen wurden schon lange nicht mehr oder noch gar nie geprüft,
• die Prüfung Ihres Finanzamts folgt der Selektion eines Zufälligkeitsgenerators oder
• Sie haben irgendwie  – beispielsweise durch massive Umsatzveränderungen nach oben oder nach unten – die Aufmerksamkeit des Finanzamtes erregt.

Betriebsprüfer nehmen Ärzte ins Visier

Unabhängig davon, schauen Finanzämter seit einigen Jahren bei Ärzten wieder intensiver hin. In den meisten Arztpraxen werden inzwischen Zusatzleistungen angeboten, die der Umsatzsteuer unterliegen. Entsprechend oft werden hier Fehler gemacht. Viele niedergelassene Ärzte haben gar noch nie eine Umsatzsteuererklärung abgeliefert. Deshalb rechnen Finanzämter gerade bei niedergelassenen Ärzten mit attraktiven Nachforderungen. Immerhin: Betriebsprüfungen werden im Vorfeld angekündigt und man kann sich darauf vorbereiten.

Indizien für eine bevorstehende Prüfung

Auch wenn Sie noch keine Prüfungsanordnung erhalten haben, sendet das Finanzamt zudem vorher schon deutliche Signale aus. Steuerbescheide, die plötzlich unter dem „Vorbehalt der Nachprüfung“ erlassen werden, sollten auf jeden Fall die Alarmglocken bei Ihnen schrillen lassen. Der Betriebsprüfer wird aber nicht überraschend vor der Tür stehen. Er wird sich melden, um einen Termin zu vereinbaren. Prüfer wollen in der Regel dann direkt in die Praxis kommen, die Kanzlei des Steuerberaters wird als Prüfungsort meistens abgelehnt. Haben Sie aber in der Praxis kein Büro, dass Sie dem Prüfer zur Verfügung stellen können, dann besteht doch noch eine Chance, ihn vom Betrieb fernzuhalten. Versuchen Sie es mit dem Verweis auf ihre Patienten, schließlich müssen Sie den Datenschutz wahren.

Was Ärzte zum Thema Betriebsprüfung wissen müssen

Was weiß der Prüfer schon? Das ist eine Frage, die Sie unbedingt mit dem Steuerberater bei der Vorbereitung erörtern sollten. Manchmal hat der Prüfer nicht viel mehr als die Steuererklärung, oft aber doch mehr als man glaubt! Er kennt in der Regel Ihre EÜ-Rechnungen und Steuerklärungen. Vielleicht hat er zusätzliche Informationen aus anderen Prüfungen – oder auch anderen Quellen. Haben Sie sich scheiden lassen oder Mitarbeiter verärgert? Niedergelassene Ärzte sollten immer mit Neidern rechnen.

Steuerberater in die Vorbereitung einbeziehen

Wie bereite ich mich auf die Prüfung vor? Entwickeln Sie mit Ihrem Steuerberater rechtzeitig vor der Außenprüfung (AO) eine Strategie. Wichtig: Machen Sie mögliche Angriffspunkte ausfindig. Ist steuerlich wirklich alles sauber gelaufen? Können Sie jeden Sachverhalt belegen und erklären? Oder haben Sie bei der letzten Steuererklärung bei den Betriebskosten die eine oder andere private Ausgabe reingemogelt? Sie werden überrascht sein, aus welchen Quellen das Finanzamt manchmal sein Wissen bezieht.

Rechte und Pflichten bei der Betriebsprüfung

Welche Rechte und Pflichten habe ich während der Betriebsprüfung? Sie müssen mitwirken und Auskünfte geben. Dazu müssen Sie alle Unterlagen der Buchhaltung vorlegen und dem Prüfer einen geeigneten Raum zur Verfügung stellen. Im Gegenzug haben Sie das Recht, Ihre Position zu den Sachverhalts- und Rechtsfragen detailliert darzustellen. Das sollten Sie allerdings nur gemeinsam mit dem Steuerberater tun. Geben Sie freiwillig keine Informationen preis, die Sie belasten könnten.

Privatsphäre des Arztes

Darf der Prüfer in die Privatwohnung des Steuerpflichtigen? Nicht, wenn er dort kein Arbeitszimmer hat. Viele Ärzte haben ihre Praxis im eigenen Haus. Wer selbstständig ist, arbeitet häufig auch von Zuhause aus. Das bedeutet aber nicht, dass der Betriebsprüfer die Privaträume betreten darf. Auch die Einsicht in Privatkonten des Freiberuflers ist tabu, so lange dort keine Praxis-Zahlungen ein- und ausgehen. Betriebsprüfung bedeutet tatsächlich, dass nur geprüft werden darf, was für das Unternehmen relevant ist.

Interessieren den Prüfer private Anschaffungen? Nur wenn die deklarierten Einkünfte privaten Vermögenserwerb (etwa Haus oder Auto) nicht decken. Darf der Prüfer Familienangehörige vernehmen? Nein, engste Familienangehörige müssen Fragen des Prüfers zu Steuern und Unternehmen nicht beantworten. Ansonsten ist aber jede relevante Person (aber nicht jeder Mitarbeiter) grundsätzlich  verpflichtet, Rede und Antwort zu stehen.

Auf welche Praxisdaten darf der Prüfer zugreifen?

• Hauptspielwiese des Prüfers ist die per EDV erstellte Praxis-Buchführung.
• Patientendaten betreffend Diagnose und Behandlungsmethoden gehen den Prüfer nur anonymisiert was an.
• Seine Einsicht in ärztliche Unterlagen ist nur zulässig, wenn sie sich auf Ihre finanziellen Beziehungen zu Patienten beschränkt.
• Auch eMails sind prüfbar. Deshalb strikte Trennung von privaten und geschäftlichen eMails. Vorsicht: Versehentlich überlassene Daten dürfen vom Finanzamt bei der Prüfung auch verwertet werden!

Was führt mit dem Prüfer regelmäßig zu Streit?

Klassische Themen bei der Außenprüfung sind,

• ob alle in der Steuererklärung angegebenen Betriebsausgaben auch wirklich Betriebsausgaben sind,
• ob Sie wirklich mit Ihrem Praxis-PKW so wenig privat fahren,
• ob sämtliche Anlagegüter auch wirklich in der Praxis stehen,
• ob das erklärte Einkommen tatsächlich die Lebenshaltungskosten deckt und
• ob die umsatzsteuerfreien von den -pflichtigen Leistungen ordentlich abgegrenzt sind.

Private und geschäftliche Zahlungen sollten immer getrennt werden. Achten Sie auch darauf, alle relevanten Unterlagen (Versicherungen, Fahrtenbuch etc.) parat zu haben. Den Datenzugriff müssen Sie dem Betriebsprüfer gewähren. Allerdings nur für den Zeitraum, für den die Aufbewahrungspflicht gilt. Ältere Unterlagen müssen Sie nicht vorlegen.

Wenn möglich, sollten Steuerpflichtige und Steuerberater bei der Durchführung der Prüfung immer vor Ort sein. Bestehen Sie außerdem auf eine Schlussbesprechung mit dem Prüfer. Hier wird Ihnen die Auswertung nochmal vorgestellt und Sie erfahren, welche Nachzahlung Sie erwartet. Unser Tipp: Häufig zeigt sich das Finanzamt in der Schlussbesprechung verhandlungsbereit.