So packen Sie es richtig an!

Gezielte Vorbereitung auf die Betriebsprüfung in der Arztpraxis

Meldet das Finanzamt eine Betriebsprüfung in der Arztpraxis an, kommt Nervosität auf. Mit gezielter Vorbereitung können Sie aber gelassen bleiben – und das Ergebnis der AO steuerlich sogar zu Ihrem Vorteil beeinflussen.

Betriebsprüfungen durch das Finanzamt lassen sich laut den Finanzexperten von „Lexware“ in drei verschiedene Phasen unterteilen:

  • Phase 1: Der Prüfer meldet sich zur sogenannten „AO“ an. Bis zum Start der Außenprüfung sollten Sie die Unterlagen auf Vordermann bringen. Sie sollten alle Steuererklärungen der letzten Jahre sowie die dazugehörigen Belege parat haben. Gegen einzelne Regelungen in der Prüfungsanordnung (Beginn der Prüfung, Prüfungsort) können Sie vorgehen: Als Arzt müssen Sie beispielweise nicht hinnehmen, dass die Prüfung im „Unternehmen“ stattfindet. Schließlich muss der Datenschutz der Patienten gewahrt werden
  • Phase 2: Die steuerliche Prüfung im Unternehmen läuft. Legen Sie fest, wer von den Mitarbeitern dem Betriebsprüfer überhaupt Auskünfte erteilen darf. Im besten Fall ist das nur der Steuerberater, der die AO vor Ort oder zumindest telefonisch begleitet. Liefern Sie dem Finanzamt die geforderten Unterlagen immer zeitnah. Lassen Sie sich die Feststellungen der Außenprüfung schriftlich mitteilen.
  • Phase 3: Schlussbesprechung. Fordern Sie vom Finanzamt eine Schlussbesprechung und versuchen Sie, im Fall von unterschiedlichen Auffassungen zur AO einen Kompromiss zu finden. Schildern Sie den Sachverhalt aus Ihrer Sicht und lassen Sie sich dabei unbedingt vom Steuerberater unterstützen. Die Erfahrung vieler Freiberufler zeigt: Eventuelle Steuernachzahlungen sind mit dem Finanzamt oft verhandelbar.

Prüfungsanordung kommt per Post

Bevor Ihnen der Betriebsprüfer eine offizielle Prüfungsanordnung per Post zuschickt, wird er in der Regel erst einmal bei Ihnen anrufen, Termine absprechen und Ihnen mitteilen, wo geprüft werden soll. Falls Sie dem Finanzamt etwas verschwiegen hatten, können Sie in dieser Zeit – also zwischen diesem Telefonat und der schriftlichen Bekanntgabe der Prüfungsanordnung – eine Selbstanzeige beim Finanzamt einreichen. Deren Vorteil: Sie zahlen die Steuern und gegebenenfalls einen Zuschlag nach, bleiben ansonsten aber straffrei.

Freiberufler im Fokus des Finanzamts

In der Prüfungsanordnung werden neben dem Prüfungszeitraum (meist drei Jahre) auch der Beginn der Betriebsprüfung im Unternehmen und der Prüfungsort festgelegt. Sind Sie mit einzelnen Punkten der Prüfungsanordnung nicht einverstanden, können Sie Einspruch einlegen. Für den Zeitraum, den die Betriebsprüfung umfassen soll, sollten Sie vor dem Erscheinen des Prüfers die Buchhaltungsunterlagen so sortieren, dass der Prüfer angeforderte Rechnungen, Verträge oder andere steuerliche Unterlagen des Betriebs schnell finden kann. Findet er angeforderte Unterlagen gar nicht oder nicht zeitnah, kann er

  • den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug kürzen,
  • zum erklärten Gewinn und Umsatz bestimmte Beträge dazu schätzen oder
  • ein Verzögerungsgeld von 2.500 Euro bis 250.000 Euro festsetzen. Nachteil: Sogar wenn die Unterlagen später vorgelegt werden, bleibt das Verzögerungsgeld dann unverändert bestehen.

Bestimmen Sie, bevor sich der Betriebsprüfer an die Arbeit macht, seine Ansprechpartner während der Betriebsprüfung. Mögliche Ansprechpartner sind (je nach Sachverhalt) der Steuerberater, der Buchhalter und natürlich Sie als Freiberufler und Unternehmer. Allen anderen Mitarbeitern sollten Sie zum Thema Steuern einen „Maulkorb“ verordnen. Legen Sie auch genau fest, welche Aufgaben der Steuerberater während der Prüfung übernehmen soll und welches Honorar er dafür erhält. So vermeiden Sie böse Überraschungen durch überzogene Honorarforderungen.

Zu Beginn der Prüfung sollten Sie ein kurzes Einführungsgespräch ansetzen. Die Anwesenheit des Steuerberaters ist empfehlenswert, weil dieser den Small Talk zu Beginn der Prüfung auf einer sachlichen Ebene halten kann. Ohne seine Anwesenheit drohen persönliche Fragen zu Urlaub, Hobbys oder Familie. Damit wird der Betriebsprüfer abchecken wollen, ob z.B. wirklich alle Ärzte im Betrieb selbstständig sind. Genau diese scheinbar unverfänglichen Fragen sind schon Teil der Prüfung und können schlimmstenfalls gegen Sie verwendet werden. Bei der Außenprüfung werden schon Informationen gesammelt, wenn die Buchhaltung noch gar nicht auf dem Tisch liegt.

Während der Prüfung empfiehlt sich für Steuerpflichtige deshalb folgendes Vorgehen:

  • Nennen Sie dem Betriebsprüfer die ausgewählten Ansprechpartner,
  • bitten Sie darum, dass alle Anfragen in Zusammenhang mit der AO schriftlich gestellt werden,
  • der Ansprechpartner sollte die Anfragen des Prüfers an den Steuerberater schicken und sich mit diesem abstimmen,
  • legen Sie die angeforderten steurlichen Unterlagen zügig vor. Muss der Prüfer zu lange warten, beschäftigt der sich vielleicht aus Langeweile mit anderen Zusammenhängen und stößt so auf Ungereimtheiten, die ihm sonst verborgen geblieben wären. Am Ende der Betriebsprüfung sollte eine Schlussbesprechung stehen. Die ist aus folgenden Gründen sinnvoll:
  • An der Schlussbesprechung muss auch der Vorgesetzte des Prüfers teilnehmen. Der ist häufig an einem schnellen Ende der Betriebsprüfung interessiert und deshalb kompromissbereiter als der Prüfer,
  • hier werden strittigen Feststellungen abschließend diskutiert und
  • der Steuerberater kann hier seine Krallen zeigen und manche Feststellung mit gezielten Argumenten zu Fall bringen.

Zur Vorbereitung auf die Schlussbesprechung sollten Sie den Prüfer bitten, Ihnen seine Feststellungen schriftlich mit Fundstelle und mit Höhe der Steuernachzahlung mindestens eine Woche vor der Schlussbesprechung mitzuteilen. So haben Sie Zeit, sich gemeinsam mit Ihrem Steuerberater vorzubereiten. Nutzen Sie diese Zeit dann, um Argumente und Unterlagen bereitzustellen, mit denen Sie eventuell drohende Steuernachzahlungen mindern. Verabreden Sie mit Ihrem Steuerberater eine Strategie für die Schlussbesprechung.

Ein mögliches Vorgehen ist: Sie drohen in der Schlussbesprechung da damit, gegen sämtliche strittigen Feststellungen Einspruch einzulegen. Alternativ verzichten Sie auf einen Einspruch, wenn der Prüfer einen Teil der strittigen Feststellungen fallen lässt. Da der Prüfer nach Abschluss der Prüfung eigentlich keine Zeit mehr hat, Stellungnahmen zu schreiben und sich mit neuen Argumenten auseinanderzusetzen, wird er für einen Kompromiss ohne Einspruch aufgeschlossen sein.

Einspruch …
… trotz Kompromiss möglich. Auch wenn Sie in der Schlussbesprechung mit dem Prüfer eine Einigung erzielt haben, sind Sie an diesen Handschlag nicht gebunden. Finden Sie nach Eingang der geänderten Steuerbescheide bisher verloren geglaubte Belege oder haben Sie Ihre Meinung geändert, können Sie Einspruch einlegen und den Fall neu aufrollen.

Keine Selbstanzeige …
… ohne Steuerberater oder Rechtsanwalt. Damit das Finanzamt bei einer Selbstanzeige Straffreiheit gewährt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Sie sollten daher unbedingt einen Finanz-Experten einschalten. Andernfalls droht Ihnen vielleicht bloß wegen formaler Fehler der Verlust der angepeilten Straffreiheit.

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