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Gezielte Vorbereitung auf die Betriebsprüfung in der Arztpraxis


Anwältin hat Gespräch am Telefon

Meldet das Finanzamt eine Betriebsprüfung in der Arztpraxis an, kommt Nervosität auf. Mit gezielter Vorbereitung können Sie aber gelassen bleiben – und das Ergebnis der AO steuerlich sogar zu Ihrem Vorteil beeinflussen.

Betriebsprüfungen durch das Finanzamt lassen sich laut den Finanzexperten von “Lexware” in drei verschiedene Phasen unterteilen:

Prüfungsanordung kommt per Post

Bevor Ihnen der Betriebsprüfer eine offizielle Prüfungsanordnung per Post zuschickt, wird er in der Regel erst einmal bei Ihnen anrufen, Termine absprechen und Ihnen mitteilen, wo geprüft werden soll. Falls Sie dem Finanzamt etwas verschwiegen hatten, können Sie in dieser Zeit – also zwischen diesem Telefonat und der schriftlichen Bekanntgabe der Prüfungsanordnung – eine Selbstanzeige beim Finanzamt einreichen. Deren Vorteil: Sie zahlen die Steuern und gegebenenfalls einen Zuschlag nach, bleiben ansonsten aber straffrei.

Freiberufler im Fokus des Finanzamts

In der Prüfungsanordnung werden neben dem Prüfungszeitraum (meist drei Jahre) auch der Beginn der Betriebsprüfung im Unternehmen und der Prüfungsort festgelegt. Sind Sie mit einzelnen Punkten der Prüfungsanordnung nicht einverstanden, können Sie Einspruch einlegen. Für den Zeitraum, den die Betriebsprüfung umfassen soll, sollten Sie vor dem Erscheinen des Prüfers die Buchhaltungsunterlagen so sortieren, dass der Prüfer angeforderte Rechnungen, Verträge oder andere steuerliche Unterlagen des Betriebs schnell finden kann. Findet er angeforderte Unterlagen gar nicht oder nicht zeitnah, kann er

Ansprechpartner klar benennen

Bestimmen Sie, bevor sich der Betriebsprüfer an die Arbeit macht, seine Ansprechpartner während der Betriebsprüfung. Mögliche Ansprechpartner sind (je nach Sachverhalt) der Steuerberater, der Buchhalter und natürlich Sie als Freiberufler und Unternehmer. Allen anderen Mitarbeitern sollten Sie zum Thema Steuern einen „Maulkorb“ verordnen. Legen Sie auch genau fest, welche Aufgaben der Steuerberater während der Prüfung übernehmen soll und welches Honorar er dafür erhält. So vermeiden Sie böse Überraschungen durch überzogene Honorarforderungen.

Sagen Sie nur, was Sie müssen

Zu Beginn der Prüfung sollten Sie ein kurzes Einführungsgespräch ansetzen. Die Anwesenheit des Steuerberaters ist empfehlenswert, weil dieser den Small Talk zu Beginn der Prüfung auf einer sachlichen Ebene halten kann. Ohne seine Anwesenheit drohen persönliche Fragen zu Urlaub, Hobbys oder Familie. Damit wird der Betriebsprüfer abchecken wollen, ob z.B. wirklich alle Ärzte im Betrieb selbstständig sind. Genau diese scheinbar unverfänglichen Fragen sind schon Teil der Prüfung und können schlimmstenfalls gegen Sie verwendet werden. Bei der Außenprüfung werden schon Informationen gesammelt, wenn die Buchhaltung noch gar nicht auf dem Tisch liegt.

Während der Prüfung empfiehlt sich für Steuerpflichtige deshalb folgendes Vorgehen:

Zur Vorbereitung auf die Schlussbesprechung sollten Sie den Prüfer bitten, Ihnen seine Feststellungen schriftlich mit Fundstelle und mit Höhe der Steuernachzahlung mindestens eine Woche vor der Schlussbesprechung mitzuteilen. So haben Sie Zeit, sich gemeinsam mit Ihrem Steuerberater vorzubereiten. Nutzen Sie diese Zeit dann, um Argumente und Unterlagen bereitzustellen, mit denen Sie eventuell drohende Steuernachzahlungen mindern. Verabreden Sie mit Ihrem Steuerberater eine Strategie für die Schlussbesprechung.

Ein mögliches Vorgehen ist: Sie drohen in der Schlussbesprechung da damit, gegen sämtliche strittigen Feststellungen Einspruch einzulegen. Alternativ verzichten Sie auf einen Einspruch, wenn der Prüfer einen Teil der strittigen Feststellungen fallen lässt. Da der Prüfer nach Abschluss der Prüfung eigentlich keine Zeit mehr hat, Stellungnahmen zu schreiben und sich mit neuen Argumenten auseinanderzusetzen, wird er für einen Kompromiss ohne Einspruch aufgeschlossen sein.

Einspruch trotz Kompromiss möglich

Auch wenn Sie in der Schlussbesprechung mit dem Prüfer eine Einigung erzielt haben, sind Sie an diesen Handschlag nicht gebunden. Finden Sie nach Eingang der geänderten Steuerbescheide bisher verloren geglaubte Belege oder haben Sie Ihre Meinung geändert, können Sie Einspruch einlegen und den Fall neu aufrollen.

Keine Selbstanzeige …
… ohne Steuerberater oder Rechtsanwalt. Damit das Finanzamt bei einer Selbstanzeige Straffreiheit gewährt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Sie sollten daher unbedingt einen Finanz-Experten einschalten. Andernfalls droht Ihnen vielleicht bloß wegen formaler Fehler der Verlust der angepeilten Straffreiheit.

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