Verwaltung der Praxis

Kümmern Sie sich um Ihren Mietvertrag!

Verwaltungsarbeiten sind lästig, aber unvermeidbar. Ärzte sollten Mietvertrag, Raumkosten und infrastrukturelle Entwicklungen deshalb genau beobachten.

Verwaltungsaufgaben rund um die eigene Praxis sind vielen niedergelassenen Ärzten lästig und hierzu zählt auch alles, was mit dem Mietvertrag zusammenhängt. Wer sich jedoch mit den Fragen rund um den eigenen Mietvertrag nicht ausreichend beschäftigt, muss dafür unter Umständen teuer bezahlen und kann sogar die Existenz seiner Praxis riskieren.

Welche fatalen Folgen es konkret haben kann, wenn man sich als niedergelassener Arzt nicht mit dem Praxismietvertrag auseinandersetzt, musste Dr. S. schmerzhaft am eigenen Leibe erfahren. Er führte seine Praxis fünf Jahre lang erfolgreich mit einem anderen Allgemeinmediziner in einer Praxisgemeinschaft. Sein Kollege bot ihm bereits kurz nach dem Zusammenschluss an, sich um die Dr. S. lästigen Verwaltungsgeschäfte der Praxisgemeinschaft zu kümmern. Dieser stimmte nur all zu gerne zu und erteilte seinem Kollegen vertrauensvoll die notwendige Vollmacht. Heute kann Dr. S. nicht mehr fassen, wie unbedacht und leichtfertig er damals handelte, denn sein Vertrauen und seine Gutgläubigkeit wurden bitter enttäuscht.

So unterschrieb er zwar bei der Gründung der Praxisgemeinschaft den Mietvertrag über die Praxisräume mit, vergaß dabei aber, dass es sich nur um einen fünfjährigen Zeitmietvertrag handelte. Da der Vermieter eine großzügige Verlängerungsoption einräumte und sich sein Kollege um diese Verwaltungsgeschäfte kümmerte, machte sich Dr. S. um den Vertrag und den guten Praxisstandort somit keine Gedanken mehr.

Als der Mietvertrag auslief, vereinbarte der Kollege, dank der ihm leichtsinnigerweise erteilten Vollmacht, jedoch einen neuen Mietvertrag, zu dessen Abschluss er nun allein befähigt war. Hiernach kündigte er die Praxisgemeinschaft mit der Folge auf, dass Dr. S. ausziehen musste und seinen Praxisstandort verlor. Alle Verhandlungen mit dem Kollegen über eine angemessene Übergangsfrist schlug dieser obendrein aus.

Der kurzfristige Auszug aus den Praxisräumen und dem bereits etablierten Standort brachte Dr. S. an den Rand des Existenzverlustes. In unmittelbarer Nähe waren keine geeigneten Praxisräume zu finden und so verlor er den größten Teil seiner Patienten an den ehemaligen Kollegen. An einem neuen Standort musste Dr. S. von vorn beginnen und sich erst wieder einen festen Patientenstamm aufbauen.

Bei diesem Fall handelt es sich zwar um einen Extremfall, aber exakt so hat es sich zugetragen, ohne dass Dr. S. nur die geringste Chance gehabt hätte, gerichtlich gegen den ehemaligen Kollegen vorzugehen. Dies zeigt auf der einen Seite deutlich, wie wichtig der Praxisstandort für den Erfolg und die Sicherung einer Praxis ist, auf der anderen Seite aber auch, wie unumgänglich es ist, sich mit den lästigen Verwaltungsangelegenheiten auseinander zu setzen. Denn alle Aspekte, die die Sicherung des Praxisstandorts betreffen, müssen stets im Auge behalten werden.

Und hierbei sind sowohl die rechtlichen Fragen als auch die langfristige Sicherung des Standortes zu beachten. Selbst für den Fall von Leerstand in der Stadt und der damit verbundenen Möglichkeit, eventuell neue Räume zu anmieten zu können, muss einem bewusst sein, dass dies mit enormen Kosten verbunden ist, die bei kluger Vorgehensweise und Beachtung kaufmännischer Spielregeln nicht entstehen müssen.

Wenn dennoch ein Umzug nicht vermieden werden kann, etwa weil die alten Räumlichkeiten nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprechen, sollten die neuen Räume vor der Anmietung auf Herz und Nieren geprüft werden. So spielt beispielsweise die Anzahl der Pkw-Stellplätze, die mit den Räumen verbunden ist, eine wichtige Rolle, denn im Gegensatz zu gewerblich genutzten Flächen stehen einer Arztpraxis üblicherweise mehr Stellplätze zur Verfügung. Der vorhandene Ausbau der Räumlichkeiten sollte im Vorfeld daraufhin überprüft werden, ob er den eigenen Anforderungen im Praxisalltag entspricht.

Vor einem notwendigen Aus- oder Umbau der anzumietenden Räumlichkeiten gilt es schließlich zu prüfen, ob und in welchem Zeitraum diese Investitionen angesichts der trüben Aussichten in der Gesetzlichen Krankenversicherung wieder eingespielt werden können. Nicht selten lohnt sich übrigens ein frühzeitiges Gespräch mit dem Vermieter, der möglicherweise einen Teil der Kosten übernimmt.

 

Checkliste Praxisstandort/Praxisräume

■ Sichern Sie sich in jedem Fall ein paritätisches Mitspracherecht für die Vereinbarungen aus dem Mietvertrag.

■ Geben Sie existentielle Entscheidungen nie aus der Hand.

■ Sichern Sie den Standort durch langfristige Verträge.

■ Lassen Sie sich vom Vermieter ein nur von Ihnen ausübbares Optionsrecht auf die Verlängerung des Mietvertrages einräumen.

■ Regeln Sie die Miethöhe.

■ Vereinbaren Sie auch Mietpreissenkungen im Gegensatz zu den üblichen Erhöhungen über den Lebenshaltungskosten-Index.

■ Prüfen Sie vor dem Auslaufen des Mietvertrages, ob es nicht Alternativen für die Verlegung an einen nahen Standort gibt, um sich auf diese Weise in eine bessere Verhandlungsposition zu bringen.

■ Werden Um- oder Einbauten auf eigene Kosten vorgenommen, sollten Sie den Mehraufwand unter allen Umständen durch eine geringere Miete amortisieren.

■ Klären Sie mit dem Vermieter schriftlich ab, dass Modernisierungen nicht automatisch zu Mietpreiserhöhungen führen, wozu aus rechtlicher Sicht seitens des Vermieters Recht besteht.

■ Lassen Sie sich unter allen Umständen einen Konkurrenzschutz einräumen, damit nicht im gleichen Gebäude ein Mitbewerber seine Praxis eröffnet.

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Author's imageJürgen VeitLeiter Kommunikation D-A-CH bei CompuGroup Medical Deutschland AG

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