Mahnwesen

Mahnschreiben formulieren – so gelingt der Balanceakt

Bei einem Zahlungsausfall im medizinischen Bereich kaum ein Weg um die Zahlungserinnerung herum. Wie Arztpraxen richtig mit Zahlungsausfällen umgehen, zeigt Inkassoexperte Alfons Winhart, Vorstand der PNO inkasso AG, in seinem Gastbeitrag.

Das Wichtigste an einem Mahnschreiben im medizinischen Bereich ist, dass ganz deutlich wird, worum es geht: Nämlich, dass es eine Forderung gibt, die (noch) nicht bezahlt wurde. Der Balanceakt besteht darin, dieses offene Geld einzufordern und zugleich seinen Patienten das Gefühl zu geben, ernst genommen zu werden. Damit beides gelingt, hilft es, sich an einige Faustregeln zu halten.

Zahlungsziel formulieren

Damit Arztpraxen im Mahnwesen rechtlich auf der sicheren Seite sind, sollten unbedingt ganz konkrete Zahlungsziele gesetzt werden. Das Mahnschreiben muss Formulierungen wie Ihren Zahlungseingang erwarten wir bis zum … oder Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlung bis spätestens … bei uns eingeht enthalten. Damit haben säumige Patienten ein festes Zahlungsziel zur besseren Orientierung und Arztpraxen haben konkrete Fristen, die ggf. für den weiteren Fortgang des Mahnverfahrens relevant werden könnten.

Zeitnah Rechnungen schicken & mahnen

Wer beim Versand seiner Rechnung zu lang wartet, riskiert, dass Patienten eine Rechnung nicht mehr der richtigen Behandlung zuordnen können. Häufig gehen sie dann zunächst von einem Versehen der Praxis aus und zahlen nicht. Daher empfiehlt es sich, Rechnungen zügig, höchstens 14 Tage nach der Durchführung einer Therapiemaßnahme zu schicken. So ist die Zuordnung für beide Seiten, die Praxis selbst und den Patienten einfacher und es kommt nicht zu Missverständnissen.

Lange Mahnfristen setzen

Bei der zeitlichen Organisation von Mahnschreiben im medizinischen Bereich gilt: Mahn- und Zahlungsfristen so setzen, dass Patienten die Möglichkeit zur Rücksprache mit ihrer Krankenkasse haben. Oft reichen Patienten ihre Arztrechnung zunächst bei der Krankenversicherung ein und zahlen erst, wenn das Geld der Kasse auf dem eigenen Konto ist. Dadurch kann sich die Zahlung manchmal etwas länger hinziehen. Dennoch sollten Zahlungsziele von rund vier Wochen nach Rechnungsversand ausreichen, um notwenige Anträge bei der Krankenkasse zu stellen und ggf. eine entsprechende Kommunikation aufzunehmen.

Zusammenarbeit mit einem Inkassodienstleister

Einen Inkassodienstleister mit ins Boot zu holen hat mehrere entscheidende Vorteile: So wird beispielsweise das eigene Personal entlastet und kann sich gezielt auf die Patientenbetreuung konzentrieren. Außerdem verfügen professionelle Dienstleister im Forderungsmanagement über Erfahrung und Einfühlungsvermögen in der Kommunikation mit zahlungssäumigen Patienten. Im sogenannten Mediativinkasso fungieren sie als Moderatoren und engagieren sich aktiv für den Erhalt der Arzt-Patient-Beziehung. Letztlich verfügen Inkassodienstleister aber auch über wertvolle Praxiserfahrung, wenn Patienten tatsächlich zahlungsunwillig sind und der offene Therapiebetrag beispielsweise über ein gerichtliches Mahnverfahren realisiert werden muss.

Wenn sich Ärzte zur Zusammenarbeit mit einem professionellen Inkassobüro entscheiden, sollten sie die Parameter der Realisierungstätigkeit unbedingt im Vorfeld festlegen. Dadurch verfügt der Inkassopartner über einen festen Handlungsrahmen und es kommt nicht zu Missverständnissen.

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Alfons Winhart

Alfons Winhart

Vorstand bei PNO inkasso AG

Alfons Winhart ist Vorstand der PNO inkasso AG mit Sitz im niederbayerischen Deggendorf.
Der gelernte technische Fachjournalist und Dipl.-Marketing-Fachwirt (BAW) führt die PNO seit ihrer Gründung im Jahre 2008.

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Author's imageJürgen VeitLeiter Kommunikation D-A-CH bei CompuGroup Medical Deutschland AG

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