Tipps zur Praxisoptimierung

Mit diesen Fragen identifizieren Sie die Schwachpunkte in Ihrer Praxis

André Bernert ist Geschäftsführer der Medical Management Partner und seit 18 Jahren Arzt- und Zahnarztpraxis-Experte. Heute lesen Sie den zweiten von drei Teilen zum Thema Praxisoptimierung. Im ersten Part wurden die „2 goldenen Regeln der Praxisoptimierung“ vorgestellt. Freuen Sie sich bis Weihnachten auf einen weiteren, interessanten Artikel und erfahren Sie in einem Sonderbeitrag, welche klassischen Probleme beim Praxisverkauf entstehen und wie Sie diese umgehen.

Haben Sie schon einmal versucht, sich selbst zu kitzeln? Und, haben Sie es geschafft? Den meisten Menschen gelingt es nicht, zumindest nicht ohne ein Hilfsmittel, einer Feder zum Beispiel. In der Arzt- und Zahnarztpraxis ist es nichts anderes. Sich kitzeln bedeutet hier, Schwachpunkte ausfindig zu machen. Diese im eigenen System zu entdecken, ist allerdings schwierig. Schließlich geht man nicht ganz objektiv an die Sache heran und weiß auch gar nicht, wie die Situation aus einer anderen Perspektive aussieht. Deshalb braucht es bei der Praxisoptimierung auch ein Hilfsmittel. Ich gebe Ihnen heute den „Schnell-Check für Praxisinhaber“ an die Hand, mit dessen Hilfe Sie Ihre Perspektive auf Ihre Praxis ein stückweit verändern können. Sie werden merken, dass manche Fragen ganz einfach zu beantworten sind, andere aber auch ziemlich knifflig sein können. Ich wünsche Ihnen viel Spaß damit.

1. Arbeite ich in der Praxis, von der ich immer geträumt habe? Wenn 10 die “absolute Traumpraxis” wäre und 1 eine “Katastrophe”, welche Einstufung würden Sie vornehmen?

Erklärung: Mit Traumpraxis ist tatsächlich TRAUMPRAXIS gemeint. Realismus hat an dieser Stelle nichts verloren. Sie sollen sich nicht mit der aktuellen Situation abfinden, sondern erstrebenswerte Ziele entwickeln. Also? Ein Wert unter 6 ist nicht länger hinnehmbar. Haben Sie mehr als eine 8 vergeben, sind Sie über dem Durchschnitt (dieser liegt bei 7).

2. Wie sieht meine Traumpraxis aus (optisch, strukturell, medizinisch)?

Erklärung: Ich sage Ihnen gleich, dass es im ersten Schritt lediglich um eine grobe Übersicht geht. Ich empfehle Ihnen zu den drei Bereichen präzise Angaben zu machen. Z. B. optisch: Helle Räume, moderne Möbel in schwarz, Naturbilder an den Wänden. strukturell: ressourcengerechte Zeitfenster für Patienten, selbstständige und motivierte Mitarbeiterinnen, klare Ablaufketten mit wenig Kommunikationsaufwand. medizinisch: Schul- und Komplementärmedizin, Präventionsangebote, Kurse und Schulungen. Sie können diese Dinge versuchen step-by-step umzusetzen. Das kann funktionieren, wenn Sie strukturiert vorgehen.

3. Wenn ich drei Dinge aufzählen müsste, die mich daran hindern in meiner Traumpraxis zu arbeiten, welche wären es?

Erklärung: Hier geht es nicht um die Wandfarbe oder den Fußboden, sondern um übergeordnete Bereiche. Z. B. Persönliche Hindernisse (Angst, Inkonsequenz), Zeitmanagement, Personal, Kommunikation, Wirtschaftlichkeit, Doc-Life-Balance, Online-Auftritt etc. Verlieren Sie sich nicht im Detail, sondern fassen Sie Bereiche zusammen. Es sei denn, es handelt sich in Ihrer Praxis tatsächlich nur um Kleinigkeiten.

4. Ich tue mal so, als gäbe es Lösungen für die drei Hindernisse, wie sähen diese aus?

Erklärung: Versuchen Sie nicht zu komplex zu denken. Es geht an dieser Stelle nicht darum, dass jedes Rädchen ins andere greift. Konzentrieren Sie sich auf den einzelnen Bereich und beschreiben Sie, was passieren müsste, damit Sie die Herausforderungen meistern können. Es können z. B. Verhaltensänderungen, Anschaffungen oder Umstrukturierungen sein. Beschreiben Sie kurz, aber präzise. Tauschen Sie sich anschließend mit einem Sparringspartner darüber aus.

5. Habe ich alles probiert, um diese Hindernisse zu überwinden? Wenn 10 “wirklich alles” bedeutet und 1 “das funktioniert sowieso nicht”, welche Einstufung würden Sie vornehmen?

Erklärung: Befreien Sie sich aus dem Hamsterrad und bewerten Sie die Situation ganz ehrlich. Liegt der Wert unter 5 besteht die Gefahr, dass Sie sich mit Ihrer Situation abgefunden und aufgegeben haben. Stimmt das? Liegt der Wert über 5, sind Sie an einem Punkt angelangt, an welchem Sie auf eine externe Einschätzung Ihrer Situation und bisherigen Maßnahmen zurückgreifen sollten.

6. Wie wirkt sich meine Praxis auf mein Privat-/Familienleben aus (Hobbys, Partner und Kinder, Stresslevel)?

Erklärung: Fast alle Praxisinhaber sagen mir, dass Ihnen die Familie am wichtigsten sei. Dennoch planen die meisten ihre Familie um die Praxis herum oder hoffen, dass noch ausreichend Zeit für sie übrigbleibt.* Für einen gewissen Zeitraum kann das gutgehen, aber nicht langfristig. Überlegen Sie mal, wie häufig Ihr Familien- oder Privatleben aufgrund der Praxis im letzten Monat beeinträchtigt wurde. Einmal pro Woche ist vielleicht noch akzeptabel, dreimal pro Woche alarmierend. Dazu gehört u. a. ein späterer Feierabend von durchschnittlich 30 Minuten pro Tag. *Die drei häufigsten Gründe, warum sich Praxen in den letzten fünf Jahren an MMP gewendet haben: 1. Zu wenig Zeit für die Familie. 2. Mitarbeiterkonflikte und Fluktuation. 3. Strategische Weiterentwicklung der Praxis.

7. Möchte ich es mir leisten, die nächsten Jahre einfach so weiter zu machen und mein Privat-/Familienleben ggf. zu gefährden?

Erklärung: Eine der einfachsten Fragen, die nur mit Ja oder Nein beantwortet werden muss. Sollte die vorherige Frage so ausgefallen sein, dass Ihre Praxis kaum oder gar keine Beeinträchtigung darstellt, dann können Sie diese Frage ignorieren. Wenn Sie diese Frage jedoch mit Nein beantworten, empfehle ich Ihnen einen Sparringspartner zurate zu ziehen.

8. Wie zufrieden sind meine Mitarbeiter mit der Praxis/mit ihrem Job?

Erklärung: Wichtiger als die Meinung Ihrer Mitarbeiter ist nur deren Zufriedenheit. Befragen Sie Ihre Mitarbeiter anonym, um ein ehrliches Feedback und eine ehrliche Einschätzung zu bekommen. Bieten Sie zudem persönliche Einzelgespräche an. Werten Sie die Ergebnisse in Ruhe aus oder lassen Sie diese von einer neutralen Person auswerten. Bitte schätzen Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter nicht, messen Sie sie. Da das Thema Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitsplatzsicherung immer wichtiger für Praxen ist, gibt es hierfür in den meisten Fällen sogar Fördergelder.

9. Wie sattelfest bin ich im Umgang mit meinen Zahlen? Wenn 10 bedeutet „ich erfasse alle Zahlen schnell und ziehe monatlich die richtigen Schlüsse aus ihnen“ und 1 “ich verlasse mich allein auf meinen Steuerberater”, welche Einstufung würden Sie vornehmen?

Erklärung: In meiner 18-jährigen Laufbahn gab es noch keine Praxis, die sich wirtschaftlich nicht noch weiter entwickeln konnte. Viele Praxisinhaber kennen ihr Potential nicht und geben sich mit dem Bisherigen zufrieden. Die Finanzlandschaft einer Arzt- und Zahnarztpraxis ist komplex und sucht branchenübergreifend ihresgleichen. Auf einen echten Experten und Branchenkenner zurückzugreifen, ist somit unabdingbar. Dieser kann Ihnen übrigens auch dabei helfen, nicht in die Steuerfalle zu tappen.

10. Ist meine Führung für mein Team und mich wegweisend? Wenn 10 “wir machen kontinuierlich Fortschritte und sind fast am Ziel” bedeutet und 1 “die Praxis stagniert seit mehr als einem Jahr”, welche Einstufung würden Sie vornehmen?

Erklärung: Natürlich kann man in seiner Traumpraxis arbeiten. Wenn Sie einen Wert über 7 haben, sind Sie gut davor. Bedenken Sie, dass je besser Sie werden, es umso schwieriger wird, weitere Fortschritte allein hinzubekommen. Liegt Ihr Wert bei 5 oder niedriger, könnte es sein, dass Sie im Hamsterrad sitzen. Das ist definitiv keine Schande und passiert fast allen Praxisinhabern im Laufe Ihrer Karriere mal. Die Frage ist nur, wie lange Sie „sitzenbleiben“. Ich empfehle Ihnen, einen externen Blick auf Ihre Praxis werfen zu lassen, damit Sie neue Impulse bekommen. Oftmals ist es sogar so, dass Sie Umsetzungstipps erhalten, die viel günstiger und leichter zu erreichen sind, als Sie im ersten Moment glauben.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und viel Spaß in Ihrer Praxis. André Bernert MMP-Geschäftsführer

PS: In gut zwei Wochen zeige ich Ihnen, wie Sie den Stress in der Praxis reduzieren und gleichzeitig mehr verdienen können.

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André Bernert

André Bernert

André Bernert, geb. 1971, hat sich während seines BWL-Studiums an den Universitäten in Göttingen und Kiel (Hauptstudiengang Agrarökonomie – Schwerpunkt Informationsmanagement und Unternehmensbewertung) auf die Einrichtung und Betreuung Firmennetzwerken, sowie die Bewertung von Freiberufler-Unternehmen spezialisiert. Nach Projektarbeiten in den Bereichen Organisation, Controlling und Liquiditätsplanung fokussierte er sich auf die Bewertung und Beratung von Ärzten, Zahnärzten und Tierärzten. Er war fünf Jahre für den vereidigten Sachverständigen für die Bewertung von Arzt- und Zahnarztpraxen Horst Stingl tätig. Sein Beratungsschwerpunkt lag in der Gestaltung von ambulanten Kooperationsformen. Die Erfahrungen, das Know-how und der Faible für einfache Prozesse haben André Bernert zur Entwicklung eines unvergleichbaren Management-Systems für Arzt- und Zahnarztpraxen geführt. In über 17 Jahren hat er zahlreiche Instrumente entwickelt, die Praxen erfolgreicher machen und Praxisinhaber ent-stressen.

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Author's imageJürgen VeitLeiter Kommunikation D-A-CH bei CompuGroup Medical Deutschland AG

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