Aufbewahrungspflichten

Bei eMail-Rechnungen gelten besondere Regeln

Digitale Rechnungen und Kontoauszüge müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die nur auszudrucken genügt nicht und kann bei der Betriebsprüfung ganz schön teuer kommen.

Für Rechnungen schreibt die Abgabenordnung zehn Jahre Aufbewahrungsfrist vor, für andere, auch elektronische Dokumente, sechs Jahre: „Wurden Unterlagen mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen.“

Liegen diese Daten nicht mehr vor, kann dies ein Bußgeld oder sogar eine unangenehme Steuerschätzung nach sich ziehen! Risiken, die allerdings nur jenen Niedergelassenen drohen, die in ihrer Praxis auch mehrwertsteuerpflichtige Umsätze tätigen. Denn: Druckt der Praxisinhaber die Rechnungen aus, legt sie ab und löscht deren elektronische Version, geht die qualifizierte elektronische Signatur verloren. Dann liegt umsatzsteuerrechtlich keine ordnungsgemäße Rechnung mehr vor und der Vorsteuerabzug ist ungültig. Also wird der Fiskus den samt Verzinsung zurückfordern.

Für Praxisinhaber, die keine umsatzsteuerpflichtigen Leistungen erbringen und somit auch keinen Vorsteuerabzug erhalten, ist diese Problematik bedeutungslos, doch auch auf sie lauern digitale Fallstricke. Stichwort Onlinebanking! Viele Niedergelassene, die ihre Bankgeschäfte vom Computer aus erledigen, lassen sich ihre Kontoauszüge nicht mehr in Papierform schicken, sondern erhalten die – kostensparend – auch digital. Drucken sie die zur Dokumentation anschließend selber aus, genügen sie nicht den Aufbewahrungspflichten nach Paragraf 147 AO, da es sich beim elektronisch übermittelten Auszug um das originär digitale Dokument handelt. Also muss diese Datei auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archiviert werden.

A&W-TIPP

Löschen Sie …
… steuerrelevante eMails grundsätzlich nicht, sondern sortieren Sie diese im eMail-Programm Ihres Rechners in speziellen Ordnern ein. Legen Sie für Rechnungen, Auftragsbestätigungen und die sonstige Korrespondenz unterschiedliche Ordner an und speichern Sie diese am Jahresende in Archiven. Beim populären Outlook funktioniert das zum Beispiel so: Klicken Sie unter „Datei“ auf „archivieren“, wählen Sie einen Ordner aus und weisen Sie ihm Speicherplatz und Dateinamen zu. Outlook fasst dann alle eMails in einer persönlichen Ordnerdatei mit der Endung „.pst“ zusammen. Sind alle Ordner archiviert, brennen Sie diese auf CD und nur diese CD händigen Sie im Fall der Fälle dem Betriebsprüfer aus. Bringt der Prüfer ausnahmsweise keinen eigenen Laptop mit, sollten Sie ihm einen PC zuweisen, auf dem Outlook im „Urzustand“ – also ohne eine einzige empfangene und gesendete Mail – installiert ist. Der Prüfer kann dann die pst-Dateien von der CD importieren und Sie laufen keine Gefahr, dass der Prüfer „nebenbei“ Ihre eMail-Korrespondenz liest.

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