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„Ich würde sagen, dass 99 Prozent der Patienten positiv auf Doctolib reagieren.” – Dr. Christian Kors

In Kooperation mit Doctolib

von Dr. Ilias Tsimpoulis

Hände am Laptop und Stethoskop auf Tablet
Foto: Nikcoa - iStock

Bereits 20.000 Ärzt:innen und Therapeut:innen in Deutschland nutzen den Terminmanagement-Service von Doctolib. Doch welchen konkreten Mehrwert bringt der Einsatz von Doctolib in der Praxis? Drei Ärzt:innen aus unterschiedlichen Fachrichtungen berichten von ihren Erfahrungen und den Vorteilen. Die genauen Praxis-Kennzahlen gibt es hier auf einen Blick.

Dermatologie: Wie Doctolib das Hautzentrum von Dr. Christian Kors effizienter und wirtschaftlicher gestalten konnte

„Das System entspannt unsere Mitarbeiter*innen und die Arbeitsatmosphäre hat sich erheblich verbessert.” – Dr. Christian Kors

Dermatologe Dr. Christian Kors nutzt bereits seit Ende 2016 den Doctolib-Service. Aufgrund der hohen Anzahl an Terminanfragen, die sein „Hautzentrum Weißensee” in Berlin erhält, ist ein effizientes Terminmanagement unerlässlich, weshalb er sich für digitales Terminmanagement mit Doctolib entschieden hat. Seit Einführung verzeichnet seine Praxis ca. 10 % weniger Terminausfälle und ca. 20 % der Termine werden online gebucht. Welche Doctolib-Features essentiell für eine dermatologische Praxis sind? Dr. Christian Kors gibt Einblicke:

Vorteil 1: Mehr kurzfristig verfügbare Termine

Die digitale Warteliste von Doctolib ermöglicht es, dass auch kurzfristig ausgefallene oder abgesagte Termine wahrgenommen werden. Sobald ein Termin abgesagt wird, erhalten Patient:innnen auf der Warteliste eine automatische Benachrichtigung und können einen früheren Termin einbuchen.

„Ich würde sagen, dass 99 Prozent der Patient:innen positiv auf Doctolib reagieren. Ich bin davon überzeugt, dass das vor allem an dem modernen und flexiblen Service liegt, den wir durch Onlineterminvergabe bieten.” – Dr. Christian Kors

A&W, Oktober, Derma (1)Vorteil 2: Entlastung für das Praxisteam

Doctolib ist nicht nur eine Terminmanagement-Software, sondern optimiert auch den Service und die internen Abläufe in Arztpraxen. Die Online-Buchungsfunktion verringert das Anrufvolumen deutlich, wodurch auch das Praxisteam merklich entlastet wird. Die Online-Terminvergabe sowie die dazugehörige Terminerinnerungsfunktion über SMS und E-Mail reduziert das Anrufvolumen und verringert den Aufwand an administrativen Aufgaben in der Praxis. Die Patient:innen profitieren durch einfache Terminbuchung über wenige Klicks und verminderte Wartezeiten.

Vorteil 3: Erhöhte Wirtschaftlichkeit und moderner Service

Bei der Terminbuchung werden Patient:innen darum gebeten, ihren Besuchsgrund, wie beispielsweise „Hautkrebsvorsorge” oder „Beratung Laser”, anzugeben. Somit wird eine bessere Übersicht über die Besuchsgründe generiert, die man ebenfalls einfacher auswerten kann. Auch die Sprechzeiten können individuell an bestimmte Besuchsgründe oder Versicherungsarten angepasst werden, was nachhaltig die Wirtschaftlichkeit erhöht.

Auch die Patient:innen empfinden den Service als positiv: Die Online-Buchungsfunktion wird als modern und patientenfreundlich angesehen.

Extra-Tipp: Der Umsatz-Rechner

Mit dem Doctolib Umsatz-Rechner können auch Sie den individuellen finanziellen Mehrwert Ihrer Praxis kostenlos berechnen und erfahren innerhalb weniger Minuten, wie Doctolib die Profitabilität Ihrer Einrichtung optimieren kann.

Gynäkologie: Wie bei Dr. Omar Qattawi dank Doctolib nur noch 5 % der Termine ausfallen

„Fast alle Patientinnen erscheinen zu ihren Terminen. Die Terminerinnerung von Doctolib hat die Ausfälle mindestens halbiert.” – Dr. Omar Qattawi

Gynäkologe Dr. Omar Qattawi in München ist seit Anfang 2018 Doctolib-Nutzer und hat bei der Einführung des digitalen Terminmanagements das Hauptaugenmerk auf Zeitersparnis bei der Verwaltung von Terminen und Steigerung der Patient:innenzufriedenheit gelegt.

Seit Einführung des Systems werden bei ihm bis zu 40 % aller auf Doctolib verfügbaren Termine online gebucht, fast 40 % aller Neupatient:innen sind privat versichert und ca. 45 % weniger Terminausfälle als im nationalen Durchschnitt werden erreicht.

Welche weiteren Vorteile bietet Doctolib der Gynäkologie-Praxis von Dr. Omar Qattawi?

Vorteil 1: Entlastung der Terminverwaltung und des Praxisteams

Da bis zu 40 % aller verfügbaren Termine auf Doctolib für die Praxis online gebucht werden, verringern sich die Telefonzeiten der MFAs deutlich. Nach eigenen Angaben wird 50 % weniger Zeit am Telefon für die Terminvergabe verbracht und auch das Praxisteam nimmt die Software sehr positiv auf.

„Doctolib ist viel übersichtlicher als unser altes Programm. Eine Erleichterung stellt die Online Buchung und das einfache Verschieben von Terminen dar. Anhand der Wartezimmerliste können wir sehen, welche Patientinnen im Wartezimmer sitzen und wie lange sie warten.” – Michelle S., MFA

A&W, Oktober, Gyn (2)Vorteil 2: Verringerung der Terminausfälle und optimale Auslastung

Die automatisierte Terminerinnerungsfunktion über SMS und E-Mail verringert die Terminausfälle bei Dr. Omar Qattawi um 50 %. Dadurch fallen insgesamt nur noch rund 5 % aller Termine aus. Die automatisierte Nachrückliste informiert Patient:innen mit einem späteren Termin im Fall einer Terminabsage mit ähnlichem Besuchsgrund über SMS & E-Mail, dass sie einen früheren Termin wahrnehmen können und führt so zu optimaler Auslastung durch weniger Terminlücken. Auch die automatisierte Recall-Funktion zur Erinnerung der Buchung an iterative Termine, wie bspw. Kontrolluntersuchungen, unterstützt die Praxis dabei, dass Termine, die sonst in Vergessenheit geraten, online gebucht werden. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Patient:innen zu einem weiteren Besuch in die Praxis zurückkehren.

Vorteil 3: Gesteigerte Patientinnenzufriedenheit

Insbesondere die Benachrichtigungen zur Erinnerung oder Verspätung des Termins per SMS & E-Mail werden als positiv wahrgenommen. So sind die Patientinnen immer auf dem neuesten Stand und fühlen sich wertgeschätzt. Dies erhöht ebenfalls die Patientinnenzufriedenheit. Zudem ist es nicht nur die jüngere Generation, die Online-Terminbuchung nutzt. Auch immer mehr ältere Patientinnen nutzen die Möglichkeit über Doctolib bequem von zu Hause aus Termine zu buchen.

Extra-Tipp: Ratgeber „Die profitable Arztpraxis – Tipps für ein nachhaltiges Wachstum”

Auf welche Parameter Sie achten müssen, um die nachhaltige Profitabilität Ihrer Praxis zu sichern, mit welchen Stellschrauben Sie die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis steigern und auf welche Besonderheiten Sie bei IGeL-Leistungen achten sollten, lesen Sie im kostenlosen Ebook von Doctolib. Hier kostenlos herunterladen.

Orthopädie: Wie hohes Telefonaufkommen bei Dr. Gül Karnas durch Doctolib reduziert werden konnte

„Was die Erwartungen an die Entlastung am Telefon betrifft, so können wir sagen, dass diese deutlich übertroffen wurden. Heute haben wir rund 60 Prozent weniger telefonische Terminanfragen und -abstimmungen. Die gewonnene Zeit können wir für viele andere Tätigkeiten in der Praxis nutzen und so noch wirtschaftlicher arbeiten.” – Dr. Gül Karnas

Orthopädin Dr. Gül Karnas aus Berlin nutzt seit Anfang 2018 den Service von Doctolib. Hauptanlass war das ständig klingelnde Telefon an der Anmeldung, weshalb sie sich entschloss, digitales Terminmanagement als Werkzeug zur Entlastung anzuwenden.

Seitdem hat die Praxis ca. 60 % weniger telefonische Terminanfragen und -abstimmungen sowie über 40 % Online-Terminbuchungsrate.

Wie unterstützt Doctolib die Praxis von Dr. Gül Karnas im Arbeitsalltag?

Vorteil 1: Einfache Einarbeitung und Umstellung

Doctolib lässt sich problemlos an die Größe einer jeden Einrichtung anpassen. Patient:innenendaten und weitere Informationen lassen sich problemlos in Doctolib integrieren. Die kostenlose Schulung vor Ort in der Praxis durch Mitarbeitende von Doctolib vereinfacht die Umstellung deutlich.

A&W, Oktober, Ortho (2)Vorteil 2: Reduktion von administrativen Aufgaben

Dr. Gül Karnas hat ebenfalls die Erfahrung gemacht, dass ihr Praxisteam durch die Online-Terminbuchung deutlich entlastet wurde. Dadurch steht ihren MFA mehr Zeit für andere Aufgaben und die Patient:innenbetreuung zur Verfügung. Dies führt ebenfalls zu einer entspannten Atmosphäre, was auch die Patient:innen bemerken.

Vorteil 3: Schnelle Terminvergabe mit weniger Telefonanrufen

Mit der Online-Terminvergabe müssen Patient:innen nicht mehr auf Öffnungszeiten achten, um einen Termin zu buchen. Da die Doctolib-Webseite zur Terminbuchung rund um die Uhr verfügbar ist, kann auch spontan zum Handy oder dem Computer gegriffen werden, um einen Termin zu vereinbaren. Dabei wurden App und Website von Doctolib so gestaltet, dass Ärzt:innen schnell und intuitiv gefunden und Termine gebucht werden können.

„Vorher war es wegen des hohen Aufkommens an Telefongesprächen oft nicht vermeidbar, Anrufer:innne in der Warteschleife um Geduld zu bitten. Das ist jetzt vorbei. Unsere Patient:innen können jederzeit ihren Termin bequem online buchen – und sind dabei völlig unabhängig von unseren Sprechzeiten.” – Dr. Gül Karnas

Fazit: Entlastung für jede Fachrichtung

Egal welche medizinische Fachrichtung: Doctolib hilft Arztpraxen sowie Kliniken dabei, ihren Service zu erweitern und das eigene Praxismanagement sowie die Auslastung und Rentabilität zu optimieren. Sei es die Online-Terminbuchung, Terminerinnerungsfunktion oder Videosprechstunde: Die digitalen Lösungen entlasten Praxen und Gesundheitseinrichtungen maßgeblich und sorgen für wertvolle Vorteile für MFA, Behandler:in und Patient:in.

Übrigens: Durch den Gewinn von (Privat-)Patient:innen für attraktive Vorsorge- und Selbstzahlerleistungen und steigern Sie den Umsatz Ihrer Praxis um Ø 23 Tsd. € pro Jahr/Fachärzt:in mit Doctolib. (1) 

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  1. Interne, anonymisierte Statistiken von Doctolib für Fachärzte, durchschnittlicher Mehrumsatz durch die Vermittlung privater und gesetzlicher Neupatient:innen sowie die Nutzung von Recall- und Überweisungsfunktion (Datenerhebung Jan 2022 – Juni 2022).
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Ilias Tsimpoulis

Chief Medical Officer bei Doctolib

Dr. Ilias Tsimpoulis ist promovierter Mediziner und Chief Medical Officer bei Doctolib in Deutschland. Nach seinem Medizinstudium arbeitete er als Arzt in der Radiologie am Klinikum der Universität zu Köln und war daraufhin in der strategischen Unternehmensberatung sowie in einem DAX-Konzern tätig. Im Mai 2018 begann Dr. Ilias Tsimpoulis seine Tätigkeit bei Doctolib als Director Kliniken, wurde im März 2019 zum Managing Director Deutschland ernannt und arbeitet seit Mai 2022 als globaler Chief Medical Officer. Durch seine langjährige Erfahrung im Gesundheitsbereich, kennt Dr. Tsimpoulis die Bedürfnisse der Zielgruppe Arzt und Klinik aus erster Hand.

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