Online-Terminbuchung & Videosprechstunde

Mehr Zeit für Patientinnen mit digitalen Services: ein Beispiel aus der Gynäkologie

In Kooperation mit Doctolib

von Dr. Ilias Tsimpoulis

Foto: Pixel-Shot - AdobeStock

In der Gynäkologie ist Terminvergabe oft komplex und telefonische Terminvereinbarungen oder Rückfragen binden das Praxispersonal an das Telefon. Digitale Lösungen wie zum Beispiel der digitale Terminmanagementservice von Doctolib können dabei helfen den Terminvergabeprozess für Patientinnen und Praxisteam zu vereinfachen.

Zeitersparnis für das Team und mehr Flexibilität für Patientinnen

Telefonklingeln, ein gut gefülltes Wartezimmer und lange Wartezeiten bestimmen den Alltag einer gynäkologischen Praxis. Neben Akutfällen spielen wiederkehrende bzw. präventive Untersuchungen hier eine wichtige Rolle, wie die Krebsvorsorge oder die Schwangerschaftskontrolle und -vorsorge sowie Hormontherapien im Rahmen der Kinderwunschbehandlung.

Mit der Möglichkeit von Online-Terminbuchungen können Patientinnen 24/7 genau die Termine finden, die ihnen gut passen und diese direkt buchen. Damit reduzieren sich telefonische Terminanfragen und administrativer Aufwand. Bei Doctolib wird bis zu jeder 3. Termin online gebucht (1). Das war auch einer der ausschlaggebenden Gründe, weswegen sich der Münchner Gynäkologe Dr. Omar Qattawi für das digitale Terminmanagement entschieden hat: „Mit dem digitalen Terminmanagement möchte ich die Terminplanung effizienter gestalten und den Patientinnen den Service bieten, den nächstmöglichen Termin zu bekommen.”

Und auch das Verschieben oder Absagen von Terminen kann selbstständig von den Patientinnen in ihrem Profil vorgenommen werden – ganz ohne Anruf in der Praxis und auch außerhalb der Öffnungszeiten. Und das wird gern genutzt – jeder 2. online gebuchte Termin wird vor oder nach den Praxissprechzeiten vereinbart (2). Und für die Termine, die nicht online gebucht werden können, bietet das digitale Terminmanagement weitere hilfreiche Möglichkeiten an, so können mit einem Klick Kettentermine vergeben werden, z.B. für die Schwangerschaftsvorsorge und CTG.

Entlastung durch automatisierte Kommunikation und Videosprechstunde

Entlastung für das Praxispersonal bietet auch die digitale Kommunikation mit den Patientinnen. So können Sie z.B. automatisch per SMS über Verzögerungen des Praxisablaufs informieren oder wichtige Hinweise vorab verschicken. Das ist vor allem in der aktuellen Corona-Pandemie sehr hilfreich, wenn z.B. darauf hingewiesen werden soll, dass aus Gründen des Infektionsschutzes keine Begleitpersonen mit in die Praxis kommen können. So konnte z.B. Dr. Qattawi seine Patientinnen informieren und vieles schon vor einem Praxisbesuch klären.

Dafür eignet sich auch die Videosprechstunde. Sie ist eine sinnvolle Ergänzung im Praxisalltag und lässt sich besonders gut als kontaktlose Alternative für Beratungen nutzen, z.B. für Gespräche zu Verhütungsmitteln, bei Kinderwunsch, bei Beschwerden wie Mykosen, Dysmenorrhoe oder als Menopause-Sprechstunde. Neben der praktischen Komponente – die Patientinnen sparen sich Wege und Wartezeiten – lässt sich laut Dr. Qattawi damit auch Vertrauen aufbauen: „Man kann viele Sorgen durch ein Gespräch per Video entkräften. Dadurch, dass man sich gegenseitig sieht und auch non-verbal kommunizieren kann, erhöht sich das Vertrauen.”

Tipp: Doctolib bietet die Videosprechstunde aktuell bis zum 30.06.2021 kostenfrei an (3). Dadurch, dass sie hier bereits in den Kalender integriert ist, können Praxistermine mit wenigen Klicks in Videosprechstunden umgewandelt werden – so können Sie ganz unkompliziert Ihre Praxisabläufe anpassen und auf neue Regelungen reagieren.

Gesteigerte Wirtschaftlichkeit durch weniger Terminausfälle und neue Patientinnen

Mit einem Doctolib-Profil steigern Sie die Sichtbarkeit und Attraktivität Ihrer Leistungen im Internet. Auf www.doctolib.de können Sie individuelle Gesundheitsleistungen (IGeL) prominent platzieren. So werden Sie noch besser von Patientinnen gefunden, die dann auf der Plattform direkt und 24/7 Termine vereinbaren können. So gewinnt auch Dr. Qattawi neue Patientinnen: „Durch die Online-Buchung können wir auch neue Patientinnen akquirieren, die uns telefonisch nicht erreichen würden, weil die Leitungen oft belegt sind.” Im Schnitt lassen sich so mit Doctolib pro Behandler bis zu 29 Neupatientinnen im Monat gewinnen – davon sind rund 28% privat versichert und buchen wiederum online einen Folgetermin (4).

Auch die smarten Lösungen des digitalen Terminmanagements wie z.B. der automatische Recall steigern Ihre Profitabilität. Statt Briefe vorzubereiten, zu versenden und das Porto dafür zu bezahlen, können Sie ganz automatisch Ihre Patientinnen daran erinnern, einen Termin für die nächste Vorsorgeuntersuchung zu vereinbaren. Der Recall erfolgt per SMS – jede fünfte Erinnerung resultiert in einem Termin (5).

Die digitale Warteliste hilft dabei, Terminausfälle zu reduzieren. Bei der Terminbuchung können sich Patientinnen auf eine Nachrückliste setzen lassen, sagt dann eine Patientin einen Termin ab, werden Patientinnen mit einem späteren Termin über den freigewordenen Termin automatisch informiert – und können diesen Termin auf Basis von „first-come-first-serve” buchen. Das ermöglicht eine optimale Auslastung Ihrer Praxis.

Welchen Mehrwert ein System wie Doctolib Ihrer Praxis potenziell bringen kann, können Sie individuell mit dem Umsatzrechner herausfinden, der die Auswirkungen von Terminausfällen und anderen erfolgskritischen Faktoren berücksichtigt – zu finden unter doctolib.info/umsatz-rechner. In unserem Rechenbeispiel generiert ein Gynäkologe in Berlin mit vier Terminausfällen am Tag potenziell einen zusätzlichen Umsatz von 6.800 Euro monatlich mit Doctolib.

Die Vorteile im Überblick:

24/7 Online-Terminvereinbarung in Echtzeitsynchonisation Ihres Kalenders: damit reduzieren sich telefonische Terminanfragen, Ihr Kalender ist immer auf dem aktuellsten Stand und Ihre Patientinnen können ganz eigenständig die Termine buchen, die ihnen gut passen
Smarte Lösungen für die Profitabilität Ihrer Praxis: digitale Warteliste, automatische Terminerinnerungen und Recall reduzieren Terminausfälle und durch Ihr Online-Profil auf der Docotlib-Plattform erhöhen Sie Ihre Sichtbarkeit und gewinnen Patientinnen dazu
Digitale Patientenkommunikation: automatisierte Vorab-Informationen zu Terminen, Verzögerungs-SMS und die Videosprechstunde erleichtern die Kommunikation mit Ihren Patientinnen und steigern die Zufriedenheit

In 3 Schritten zur digitalen Praxis

1. Beraten: Unverbindlichen und kostenlosen Beratungstermin ausmachen unter 030 255 585 428 oder info.doctolib.de
2. Einstellen: Individuelle Anpassung des digitalen Terminmanagementservices auf Ihre Praxis – gemeinsam mit Ihnen, Ihrem Team und Ihrem persönlichen Doctolib-Ansprechpartner.
3. Starten: Schulung vor Ort in Ihrer Praxis durch unser erfahrenes Team.
Gleich Beratungstermin vereinbaren – kostenfrei und unverbindlich.

Quellen:
1) Interne, anonymisierte Statistiken von Doctolib, Kennzahl bezogen auf das obere Drittel der Nutzer. Datenerhebung im Zeitraum Mai 2019 – April 2020.
2) Interne, anonymisierte Statistiken von Doctolib, Kennzahl bezogen auf das obere Drittel der Nutzer. Datenerhebung im Zeitraum Mai 2019 – April 2020.
3) In Verbindung mit einem kostenpflichtigen Abonnement über den Doctolib-Kalenderservice als Hauptdienstleistung.Die Bereitstellung, Installation und Wartung der Einhaltung der Ausrüstung (z.B. Computer, Headset und Webcam), die Einhaltung der Systemvoraussetzungen sowie die aus deren Nutzung resultierenden elektronischen Kommunikationskosten (wie Telefon- und Internetzugangskosten) liegen in der alleinigen Verantwortung des Nutzers.
4) Interne, anonymisierte Statistiken von Doctolib über verschiedene Fachrichtungen hinweg. Datenerhebung im Zeitraum Mai 2019 – April 2020.
5) Interne, anonymisierte Statistiken von Doctolib über verschiedene Fachrichtungen hinweg. Datenerhebung im Zeitraum Mai 2019 – April 2020.

Autor/in
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Ilias Tsimpoulis

Chief Medical Officer bei Doctolib

Dr. Ilias Tsimpoulis ist promovierter Mediziner und Chief Medical Officer bei Doctolib in Deutschland. Nach seinem Medizinstudium arbeitete er als Arzt in der Radiologie am Klinikum der Universität zu Köln und war daraufhin in der strategischen Unternehmensberatung sowie in einem DAX-Konzern tätig. Im Mai 2018 begann Dr. Ilias Tsimpoulis seine Tätigkeit bei Doctolib als Director Kliniken, wurde im März 2019 zum Managing Director Deutschland ernannt und arbeitet seit Mai 2022 als globaler Chief Medical Officer. Durch seine langjährige Erfahrung im Gesundheitsbereich, kennt Dr. Tsimpoulis die Bedürfnisse der Zielgruppe Arzt und Klinik aus erster Hand.