Online-Terminbuchung & Videosprechstunde

Praxistipp: Wie andere Gesundheitseinrichtungen es schaffen, ihre Terminausfälle um 58 % zu reduzieren!

von Dr. Ilias Tsimpoulis

Bild: Doctolib

Ein alltägliches Problem in Arztpraxen und Gesundheitseinrichtungen – Patienten erscheinen nicht zu Terminen oder kommen zu spät. Diese Handlungen bringen eine Reihe an unerwünschten Nebenwirkungen mit sich: ungenutzte Ressourcen wie die Arbeitszeit des Arztes als auch teurer Behandlungsgeräte, Ineffizienzen im Praxisablauf sowie die Nichtvergabe eines eigentlich freien Termins.

Digitale Lösungen wie Doctolib können hier Abhilfe schaffen. Die besten Hilfestellungen, um Terminausfälle zu vermeiden, haben wir für Sie zusammengefasst. Zusätzlich liefert der neueste Praxisratgeber von Doctolib [kostenloser Download] eine Übersicht über die wichtigsten Kennzahlen einer Arztpraxis und gibt praktische Tipps, wie die Profitabilität deutlich gesteigert werden kann.

1. Automatisierte Terminerinnerung ohne manuellen Aufwand

Eine essenzielle Maßnahme um Terminausfällen vorzubeugen ist eine frühzeitige Erinnerung an den vereinbarten Termin. Dies lässt sich, mittlerweile auch einfach und digital ohne Terminkarten oder Terminzettel, über innovative Systeme wie www.doctolib.de realisieren. Per E-Mail oder SMS werden Patienten im Vorfeld an ihren anstehenden Termin erinnert. So werden Termine zuverlässiger eingehalten oder können, wenn notwendig, rechtzeitig abgesagt oder verschoben werden.

2. Abgesagte Termine im Nu wieder auffüllen

Trotz Bemühungen und guter Planung kann es trotzdem vorkommen, dass Termine verschoben oder abgesagt werden müssen. Mithilfe von Online-Terminvergabe kann dies einfach und unkompliziert gestaltet werden. Patienten können eigenständig online Ihre Termine verwalten, wobei Sie trotzdem die volle Kontrolle über die Terminvergabe behalten und notfalls rechtzeitig über einen abgesagten Termin informiert werden. Unterstützt durch eine digitale Warteliste wird dieser Prozess noch effizienter strukturiert. Sobald ein Termin kurzfristig frei wird, werden andere interessierte Patienten auf der Warteliste sofort benachrichtigt und können sich in den frei gewordenen Zeit-Slot einwählen. Der Patientenfluss wird optimiert, da mehr Termine für Patienten gestellt und schnell neu vergeben werden können.

Bild: Doctolib

3. Patientenhistorie im Überblick

Eine optimale Terminplanung kann nur erreicht werden, wenn Patienten sich an praxisinterne Regeln halten und darum bemüht sind, Ihre Termine wahrzunehmen oder zeitnah abzusagen. Darauf sollten Patienten freundlich hingewiesen werden. Wenn ein Patient seinen Termin unentschuldigt nicht wahrgenommen hat, bietet Doctolib einen direkten Überblick und der Vorfall kann, wenn gewünscht, im System vermerkt werden. Somit können Rückschlüsse über die Zuverlässigkeit eines Patienten gezogen werden und zusätzlich wird dieser per E-Mail auf das eigene Versäumnis hingewiesen.

4. Terminbuchung digital blockieren

Bei Patienten kommt es gut an, wenn die Arztpraxis um reibungslose Abläufe bemüht ist. Patienten die trotz automatischer Erinnerung und Verwarnung sich nicht um eine Terminabsage bemühen, und dies insgesamt dreimal, werden automatisch für die Online-Buchung gesperrt. Nur Sie haben die Autorität die Sperrung eines solchen Patienten wieder aufzuheben. Wenn Sie sich der Zuverlässigkeit eines Patienten nicht sicher sind, können Sie diesen auch schon vor Erreichung der automatischen Blockierung von der Online-Buchung ausschließen und nur noch telefonische Terminvereinbarung anbieten.

Es lässt sich festhalten: Wer Termintreue liefert, gibt auch Patienten ein gutes Gefühl und hält sie an, Termine einzuhalten. Gleichzeitig führt eine verringerte Terminausfallquote zu einer gesteigerten Profitabilität sowie einem effizienteren Praxisablauf. Digitale Lösungen bieten eine bessere Planbarkeit für beide Seiten – Arzt und Patient – und bieten spürbare Entlastung für das Praxispersonal.

Weitere Beispiele welche Faktoren im Arbeitsalltag die Effizienz und Profitabilität einer Praxis beeinflussen, finden Sie in dem kostenlosen Doctolib-Praxisratgeber „Wie Sie die Profitabilität Ihrer Praxis steigern! Für ein sicheres und nachhaltiges Wachstum – jederzeit!.”

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Ilias Tsimpoulis

Managing Director bei Doctolib

Dr. Ilias Tsimpoulis ist promovierter Mediziner und Managing Director bei Doctolib in Deutschland. Nach seinem Medizinstudium arbeitete er als Arzt in der Radiologie am Klinikum der Universität zu Köln und war daraufhin in der strategischen Unternehmensberatung sowie in einem DAX-Konzern tätig. Im Mai 2018 begann Dr. Ilias Tsimpoulis seine Tätigkeit bei Doctolib als Director Kliniken, Health Systems und Partnerschaften und wurde im März 2019 zum Managing Director Deutschland ernannt. Durch seine langjährige Erfahrung im Gesundheitsbereich, kennt Dr. Tsimpoulis die Bedürfnisse der Zielgruppe Arzt und Klinik aus erster Hand.