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Praxistipp: Wie andere Gesundheitseinrichtungen es schaffen, ihre Terminausfälle um 58 % zu reduzieren!

In Kooperation mit Doctolib

von Dr. Ilias Tsimpoulis

Ärztin und Patientin mit Mundschutz
Foto: fizkes - iStock

Ein alltägliches Problem in Arztpraxen und Gesundheitseinrichtungen:  Patient:innen erscheinen nicht zu Terminen oder kommen zu spät. Das wirft den gesamten Praxisablauf durcheinander und birgt eine Reihe unschöner Nebenwirkungen von ungenutzten Ressourcen bis zu längeren Wartezeiten für andere Patient:innen oder der Nichtvergabe des eigentlich freien Termins.

Digitale Lösungen wie Doctolib können hier Abhilfe schaffen, da Patient:innen nicht nur Termine eigenständig buchen können, sondern auch an diese erinnert werden. Wie genau ein solches System Abhilfe bei Terminausfällen schaffen kann, haben wir in diesem Artikel für Sie zusammengefasst. Zusätzlich liefert der neueste Praxisratgeber von Doctolib [kostenloser Download] eine Übersicht über die wichtigsten Kennzahlen einer Arztpraxis und gibt praktische Tipps, wie die Profitabilität neben der Senkung von Terminausfällen deutlich gesteigert werden kann.

1. Automatisierte Terminerinnerung ohne manuellen Aufwand

Eine essenzielle Maßnahme, um Terminausfälle vorzubeugen, ist eine frühzeitige Erinnerung an den vereinbarten Termin. Dies lässt sich über Systeme wie www.doctolib.de mittlerweile einfach und digital ohne manuelle Erinnerungen realisieren. Per E-Mail oder SMS werden Patient:innen im Vorfeld automatisch an den anstehenden Termin erinnert und Termine so zuverlässiger eingehalten oder können, wenn notwendig, rechtzeitig abgesagt oder verschoben werden.

2. Abgesagte Termine im Nu wieder auffüllen

Trotz Bemühungen und guter Planung kann es vorkommen, dass Termine verschoben oder abgesagt werden müssen. Mithilfe einer Online-Terminvergabe kann dies einfach und unkompliziert gestaltet werden. Patient:innen können Termine eigenständig online verwalten, wobei Sie trotzdem die volle Kontrolle über die Terminvergabe behalten und notfalls rechtzeitig über einen abgesagten Termin informiert werden. Mit einer digitalen Warteliste wird dieser Prozess noch effizienter strukturiert: Sobald ein Termin kurzfristig frei wird, werden andere interessierte Patient:innen auf der Warteliste benachrichtigt und können den frei gewordenen Zeit-Slot für sich buchen. Der Patient:innenfluss wird optimiert, da mehr Termine gestellt und schnell neu vergeben werden können.

Terminausfälle Grafik Doctolib

Bild: Doctolib

3. Patient:innenhistorie im Überblick

Ein reibungsloser Praxisablauf kann nur erreicht werden, wenn sich Patient:innen an praxisinterne Regeln halten und darum bemüht sind, Termine wahrzunehmen oder zeitnah abzusagen. Für den Fall, dass ein Termin unentschuldigt nicht wahrgenommen wurde, kann dies im System vermerkt und die Person über das Versäumnis informiert werden. 

Personen, die sich trotz automatischer Erinnerung insgesamt drei Mal nicht um eine Terminabsage bemühen, werden automatisch für die Online-Buchung gesperrt und können so keine weiteren Ausfälle verursachen. Nur Sie selbst haben die Autorität, die Sperrung dieser Person für Ihre Praxis aufzuheben.

Fazit: Mit digitalen Tools zu mehr Effizienz und Profitabilität

Es lässt sich festhalten: Wer Termintreue und schnell verfügbare Termine liefert, bietet Patient:innen ein positives Erlebnis und hält sie an, Termine einzuhalten. Mit digitalen Werkzeugen wie der Erinnerungsfunktion für anstehende Termine, dem selbstständigen Ändern von Terminen sowie der Warteliste, können Terminausfälle deutlich reduziert werden.  Eine so um bis zu 60 % verringerte Terminausfallquote (1) führt neben einem effizienteren Praxisablauf auch zu einer gesteigerten Profitabilität. Digitale Lösungen bieten eine bessere Planbarkeit für alle Beteiligten und spürbare Entlastung für das Praxispersonal.

Welche weiteren Faktoren im Arbeitsalltag die Effizienz und Profitabilität einer Praxis beeinflussen, finden Sie in dem kostenlosen Doctolib-Praxisratgeber „Die profitable Arztpraxis – Tipps für ein nachhaltiges Wachstum.

Die profitable Arztparxis

Bild: Doctolib

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(1) Die durchschnittliche Terminausfallquote in Deutschland liegt nach KBV bei 12 % (zwischen 5 und 20 % laut Praxisbefragung zur Termintreue 2014: https://www.kbv.de/html/9953.php). Interne anonymisierte Doctolib-Statistiken verschiedener Fachrichtungen zeigen, dass durch Doctolib Terminausfälle um bis zu 60 % reduziert werden können, sodass nur noch rund 5 % der Termine in Praxen ausfallen (Datenerhebung Okt. 2018 – Apr. 2019).

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Ilias Tsimpoulis

Chief Medical Officer bei Doctolib

Dr. Ilias Tsimpoulis ist promovierter Mediziner und Chief Medical Officer bei Doctolib in Deutschland. Nach seinem Medizinstudium arbeitete er als Arzt in der Radiologie am Klinikum der Universität zu Köln und war daraufhin in der strategischen Unternehmensberatung sowie in einem DAX-Konzern tätig. Im Mai 2018 begann Dr. Ilias Tsimpoulis seine Tätigkeit bei Doctolib als Director Kliniken, wurde im März 2019 zum Managing Director Deutschland ernannt und arbeitet seit Mai 2022 als globaler Chief Medical Officer. Durch seine langjährige Erfahrung im Gesundheitsbereich, kennt Dr. Tsimpoulis die Bedürfnisse der Zielgruppe Arzt und Klinik aus erster Hand.

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