Praxistipp: Wie andere Gesundheitseinrichtungen es schaffen, ihre Terminausfälle um 58 % zu reduzieren!
In Kooperation mit Doctolib
Ein alltägliches Problem in Arztpraxen und Gesundheitseinrichtungen: Patient:innen erscheinen nicht zu Terminen oder kommen zu spät. Das wirft den gesamten Praxisablauf durcheinander und birgt eine Reihe unschöner Nebenwirkungen von ungenutzten Ressourcen bis zu längeren Wartezeiten für andere Patient:innen oder der Nichtvergabe des eigentlich freien Termins.
Digitale Lösungen wie Doctolib können hier Abhilfe schaffen, da Patient:innen nicht nur Termine eigenständig buchen können, sondern auch an diese erinnert werden. Wie genau ein solches System Abhilfe bei Terminausfällen schaffen kann, haben wir in diesem Artikel für Sie zusammengefasst. Zusätzlich liefert der neueste Praxisratgeber von Doctolib [kostenloser Download] eine Übersicht über die wichtigsten Kennzahlen einer Arztpraxis und gibt praktische Tipps, wie die Profitabilität neben der Senkung von Terminausfällen deutlich gesteigert werden kann.
1. Automatisierte Terminerinnerung ohne manuellen Aufwand
Eine essenzielle Maßnahme, um Terminausfälle vorzubeugen, ist eine frühzeitige Erinnerung an den vereinbarten Termin. Dies lässt sich über Systeme wie www.doctolib.de mittlerweile einfach und digital ohne manuelle Erinnerungen realisieren. Per E-Mail oder SMS werden Patient:innen im Vorfeld automatisch an den anstehenden Termin erinnert und Termine so zuverlässiger eingehalten oder können, wenn notwendig, rechtzeitig abgesagt oder verschoben werden.
2. Abgesagte Termine im Nu wieder auffüllen
Trotz Bemühungen und guter Planung kann es vorkommen, dass Termine verschoben oder abgesagt werden müssen. Mithilfe einer Online-Terminvergabe kann dies einfach und unkompliziert gestaltet werden. Patient:innen können Termine eigenständig online verwalten, wobei Sie trotzdem die volle Kontrolle über die Terminvergabe behalten und notfalls rechtzeitig über einen abgesagten Termin informiert werden. Mit einer digitalen Warteliste wird dieser Prozess noch effizienter strukturiert: Sobald ein Termin kurzfristig frei wird, werden andere interessierte Patient:innen auf der Warteliste benachrichtigt und können den frei gewordenen Zeit-Slot für sich buchen. Der Patient:innenfluss wird optimiert, da mehr Termine gestellt und schnell neu vergeben werden können.

Bild: Doctolib
3. Patient:innenhistorie im Überblick
Ein reibungsloser Praxisablauf kann nur erreicht werden, wenn sich Patient:innen an praxisinterne Regeln halten und darum bemüht sind, Termine wahrzunehmen oder zeitnah abzusagen. Für den Fall, dass ein Termin unentschuldigt nicht wahrgenommen wurde, kann dies im System vermerkt und die Person über das Versäumnis informiert werden.
Personen, die sich trotz automatischer Erinnerung insgesamt drei Mal nicht um eine Terminabsage bemühen, werden automatisch für die Online-Buchung gesperrt und können so keine weiteren Ausfälle verursachen. Nur Sie selbst haben die Autorität, die Sperrung dieser Person für Ihre Praxis aufzuheben.
Fazit: Mit digitalen Tools zu mehr Effizienz und Profitabilität
Es lässt sich festhalten: Wer Termintreue und schnell verfügbare Termine liefert, bietet Patient:innen ein positives Erlebnis und hält sie an, Termine einzuhalten. Mit digitalen Werkzeugen wie der Erinnerungsfunktion für anstehende Termine, dem selbstständigen Ändern von Terminen sowie der Warteliste, können Terminausfälle deutlich reduziert werden. Eine so um bis zu 60 % verringerte Terminausfallquote (1) führt neben einem effizienteren Praxisablauf auch zu einer gesteigerten Profitabilität. Digitale Lösungen bieten eine bessere Planbarkeit für alle Beteiligten und spürbare Entlastung für das Praxispersonal.
Welche weiteren Faktoren im Arbeitsalltag die Effizienz und Profitabilität einer Praxis beeinflussen, finden Sie in dem kostenlosen Doctolib-Praxisratgeber „Die profitable Arztpraxis – Tipps für ein nachhaltiges Wachstum”.
Sie möchten sich die Lösungen von Doctolib genauer ansehen? Dann schauen Sie sich gleich die Produkt-Demo an oder vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin!
(1) Die durchschnittliche Terminausfallquote in Deutschland liegt nach KBV bei 12 % (zwischen 5 und 20 % laut Praxisbefragung zur Termintreue 2014: https://www.kbv.de/html/9953.php). Interne anonymisierte Doctolib-Statistiken verschiedener Fachrichtungen zeigen, dass durch Doctolib Terminausfälle um bis zu 60 % reduziert werden können, sodass nur noch rund 5 % der Termine in Praxen ausfallen (Datenerhebung Okt. 2018 – Apr. 2019).

Ilias Tsimpoulis

Letzte Artikel von Ilias Tsimpoulis
- Der Hausarztvermittlungsfall: Eine Chance für Ihr professionelles Netzwerk – 13. April 2023
- So bringen Sie Ihre Praxis voran – 9. März 2023
- Ausgeglichen ins neue Jahr! – 21. Februar 2023
- Datenschutz: Doctolib wird mit dem ISO 27701-Zertifikat ausgezeichnet – 30. Januar 2023
- Gemeinsam zur erfolgreichen Praxis! – 24. November 2022
Anzeige
Der Hausarztvermittlungsfall: Eine Chance für Ihr professionelles Netzwerk
Die neue Abrechnungsregelung per Hausarztvermittlungsfall ist bestimmt auch in Ihrer Praxis Thema. Seit dem 01.01.2023 wurden die Zuschläge für Hausarzt- sowie Facharztpraxen zur Terminvermittlung e... Mehr
Weitere Artikel zum Thema:
- In Kooperation mit Doctolib Der Hausarztvermittlungsfall: Eine Chance für Ihr professionelles Netzwerk
- Jetzt kostenlos herunterladen! “praxismanagement heute”: Neues Magazin für Digitalisierung und Praxisorganisation
- In Kooperation mit Doctolib So bringen Sie Ihre Praxis voran
- In Kooperation mit Doctolib Ausgeglichen ins neue Jahr!
- In Kooperation mit Doctolib Datenschutz: Doctolib wird mit dem ISO 27701-Zertifikat ausgezeichnet