Bilanz für die Arztpraxis erstellen – so funktioniert’s

Buchführung – viele Niedergelassene scheuen die lästige Pflicht. Doch vermeiden lässt sich die Arbeit leider nicht. Wir verraten, worauf es ganz besonders ankommt.

Grundsätzlich verlangt der Gesetzgeber zur Gewinnermittlung eine kombinierte Vermögens- und Erfolgsrechnung. Die Bilanz. Die ist ziemlich kompliziert, garantiert aber ein periodisch abgegrenztes Ergebnis, das den unternehmerischen Erfolg wirklich korrekt spiegelt. Ärzte arbeiten – weil einfacher und ihnen gemeinhin auch erlaubt – mit der einfacheren Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die nur auf die Zahlungsflüsse abstellt. Diese Methode ist manipulierbar, da Zahlungsströme willkürlich gesteuert werden können. Mit Blick auf das steuerliche Ergebnis ist das in bestimmten Grenzen aber erlaubt.

Gewinnermittlung

Basis der Gewinnermittlung ist die systematische Aufbereitung aller Belege, die gemeinhin der Steuerberater vornimmt. Dabei werden gleichartige und belegte Ausgaben auf entsprechende Konten gebucht (etwa Praxismaterial Konto 4020, Büromaterial Konto 4930). Das Schema orientiert sich in aller Regel am Datev-Musterkontenplan. Der kennt fünf Kontenklassen als Grobstruktur. Die Kontenklasse ist jeweils an der ersten Ziffer der vierstelligen Kontonummern zu erkennen. In jeder Kontenklasse werden ganz bestimmte Informationen gespeichert:

• Konto-Nr. 0xxx, langfristig gebundenes Vermögen und langfristige Ausleihungen;
• Konto-Nr. 1xxx, Forderungen und Bankguthaben sowie kurzfristige Verbindlichkeiten;
• Konto-Nr. 2xxx, Zinsen, sowie Einnahmen und Ausgaben, die nur bedingt durch die Praxis verursacht sind;
• 4xxx, Praxisausgaben wie Personal, Abschreibungen und sonstige Kosten;
• 8xxx Einnahmen aus beruflicher Tätigkeit.

Die Kontenklassen sind wiederum nach Kontengruppen aufgefächert. So steht z.B. die Kontengruppe 42xx für Raumkosten und kann sich etwa wie folgt untergliedern:

• 421x Mietausgaben,
• 423x Heizkosten,
• 424x Gas, Strom, Wasser.

Selbst versierte Steuerberater sind nicht in der Lage, blind alle Zahlungsströme richtig zu kontieren, wenn Hinweise des Praxisinhabers auf den Belegen fehlen. So weisen etwa Bank-Kontoauszüge Zahlungseingänge auf, die eventuell nur mit einem Namen versehen sind. Der Steuerberater kann nicht wissen, ob es sich dabei um Honorar für kurative Leistungen oder Gutachten handelt, ob ein honoriertes Gutachten für ein Pharmaunternehmen oder eine Versicherung erstellt wurde oder ob es um einen Befundbericht ging. Die Kennzeichnung solcher Posten etwa mit „GV“ (Gutachten für Versicherung) oder „BB“ (Befundbericht) sind hinsichtlich Umsatzsteuer aber auch betriebswirtschaftlicher Auswertung unumgänglich.

auw.de-KOMPAKT

Auf der Basis der Buchführungsergebnisse stellt der Steuerberater Periodenvergleiche an. Die sind aber nur sinnvoll, wenn Gleiches verglichen wird. Belege gehen deshalb erst dann zur Kontierung, wenn sie vollständig sind. Zahlt die KV den monatlichen Honorarabschlag etwa erst am 28. eines Monats, macht es keinen Sinn, die Buchführung bereits per 25. des Monats zu erstellen. Ein wesentlicher Wert würde in diesem Monat fehlen. Das richtige Praxisergebnis könnte erst mit den Kontoauszügen des Folgemonats ermittelt werden.