Zum Drucken hier klicken!

- arzt-wirtschaft.de - https://www.arzt-wirtschaft.de -

Bareinnahmen in der Arztpraxis: Stimmt Ihr Kassenbuch?


Happy Businesswoman Doing Financial Calculation At Desk

Praxen müssen Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen. Die Buchführung macht zwar meist ein Steuerberater, doch fällt in der Praxis die „Vorbuchführung“ an. Ist die bei Ihnen wirklich o.k.?

Seit die Praxisgebühr in den Praxen kassiert werden muss, braucht jede Praxis eine Tageskasse. Dazu ist dann ganz selbstverständlich auch ein Kassenbuch notwendig, doch ist eine bestimmte Aufzeichnungsart dafür formell nicht vorgeschrieben. Die Buchführung darf aber nicht zu Beanstandungen des Finanzamts führen, also müssen die steuerlich entscheidenden Gesichtspunkte ausreichend berücksichtigt werden. Das bedeutet letztlich:

Aufbewahrungsfristen beachten

Die Aufbewahrungsfrist für Bücher, Inventare und Einnahmen-Überschuss-Rechnungen beträgt laut Abgabenordnung zehn Jahre, für elektronisch geführte Kassenbücher gelten dieselben Anforderungen. Die gängigen Software- Programme berücksichtigen alle Grundsätze der ordentlichen Buchführung standardmäßig. Fehler entstehen meist, wenn zu viele Personen mit dem Kassenbuch zu tun haben. Macht es deshalb Sinn, dass in Ihrer Praxis jeder Zugriff auf Kassenbuch und Tageskasse hat? Wer ist verantwortlich, wenn die Tageskasse nicht stimmt oder Belege fehlen?

Wenn es eine Rezeptions-Mitarbeiterin gibt, die ganztägig verfügbar ist, sollte sie die Kasse und das Kassenbuch verantwortlich führen. Ihr obliegt dann auch die ordnungsgemäße Abwicklung dieses Teils der Buchführung; und auch nur sie kann im Fall der Fälle dann für Fehlbeträge verantwortlich gemacht werden. Vorausgesetzt freilich, dass nur sie und Praxisinhaber einen Schlüssel zur Tageskasse haben. Hat die verantwortliche Helferin frei, übergibt sie die Kasse verantwortlich an eine Kollegin. In deren Beisein muss dann der aktuelle Kassenstand ermittelt und der korrekte Betrag an die Vertretung übergeben werden, die die ordnungsgemäße Übergabe abzeichnet.

Transaktionen mit hohem Fehlerrisiko

Speziell zu Quartalsbeginn spült die Praxisgebühr viel Bargeld in die Tageskasse. Da ist es sinnvoll, speziell am Monatsanfang entsprechendes Wechselgeld bereitzuhalten, denn es kostet zu viel Zeit, zum Wechseln in das nächstgelegene Geschäft zu laufen. Gerade diese Transaktionen bergen aber ein hohes Fehlerrisiko. Wer wenigstens 100 Euro in Zehn-Euro-Scheinen vorhält, kann auch größere Scheine des Patienten schnell wechseln. Im Kassenbuch sind solche Wechselgeldzuflüsse als Privateinlagen zu kennzeichnen.

Was aus der Tageskasse heraus bar bezahlt wird, muss im Kassenbuch mit Hinweis auf den Praxiszweck als Ausgabe erfasst werden. Denken Sie bei jeder entsprechenden Besorgung daran, sich eine Quittung ausstellen zu lassen. Auf der müssen immer Datum, Stempel und Unterschrift der Firma enthalten sein. Bei elektronischer Kassenführung wird eine Quittung ausgedruckt, die dann ebenfalls den Erfordernissen Ihrer Buchführung genügen sollte.

Bei versehentlich falschen Einträgen empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

A&W-TIPP

Idealerweise werden …
… die Eintragungen im Buch täglich vorgenommen, die Belege abgeheftet und der Kassenbestand überprüft. Bei täglicher Kontrolle sinkt das Fehlerrisiko drastisch. Ist das nicht möglich ist, sollte wenigstens eine sichere Aufbewahrung der Belege sichergestellt werden. Verwenden Sie dazu einen DIN A4-Pultordner mit der Einteilung 1 bis 31 – für jeden Tag ein Fach.

Wenn Patienten bar bezahlen

Barzahlungen durch Patienten sind immer zeitintensiv, können aber spätestens seit Einführung der Praxisgebühr nicht mehr vermieden werden. Dazu ermuntern viele Praxen ihre Patienten – zumal bei kleinen Beträgen – auch zu Barzahlungen. Entscheiden Sie kritisch, ob Ihnen das wirklich Vorteile bringt. Auf jeden Fall sollten Sie sicherstellen, das Ihre Helferinnen Barzahlungen wie folgt sorgfältig abwickeln:

Anzeige

Sparen Sie Zeit bei der Dokumentation – jederzeit, überall

Die zunehmende Überlastung der Ärzte ist besorgniserregend. Neue gesetzliche und administrative Anforderungen, gestiegene Patientenzahlen sowie begrenzte Budgets stellen die niedergelassenen Praxen ... Mehr
Serviceredaktion

Related Posts