Weniger Stress dank Online-Terminvergabe

Ihr Telefon steht zurzeit nicht mehr still? Viele Arztpraxen leiden derzeit unter dem Patientenansturm auf Corona-Impfungen. Digitale Buchungssysteme zur Online-Terminvergabe versprechen Entlastung. Wir haben die Angebote für Sie gecheckt.

Das Telefon klingelt beinahe pausenlos. In vielen Arztpraxen ist man in diesen Tagen damit beschäftigt, die riesige Nachfrage nach Corona-Schutzimpfungen zu kanalisieren und Termine mit Patienten zu koordinieren, die dafür in Frage kommen. Je mehr Vakzine und Risikogruppen freigegeben sind, desto mehr ist zu tun. Die Folgen sind ständige Unterbrechungen im Arbeitsrhythmus des Teams und belegte Leitungen. Zuweilen müssen andere wichtige Aufgaben und Anliegen warten. Der Patientenansturm bringt sowohl das Personal als auch die Technik an den Rand der Leistungsfähigkeit. Das sorgt allenthalben für Unmut. Eine mögliche Lösung des Problems: eine Online-Terminvergabe.

Viele Software-Anbieter unterstützen damit Niedergelassene, um den richtigen Patienten zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. MFA werden dadurch entlastet. Ärzte können zum Beispiel über cloudbasierende Plattformen wie Clickdoc, Doctena, Doctolib, Dr. Flex, Jameda, Samedi und Termed oder auf ihren eigenen Homepages mittels Kalender-Plug-ins auf das jeweilige COVID-19-Präparat abgestimmte Erst- und Zweittermine anbieten. Sie können darüber hinaus auch Voraussetzungen dafür einstellen und Hinweise zu der Impfung geben. Eine Buchung ist mit wenigen Klicks und rund um die Uhr möglich.

Anschließend lassen sich Dokumente wie ein Aufklärungsbogen oder Informationen zum Verhalten in der Praxis mit der Terminbestätigung übermitteln. Das trägt dazu bei, die Aufenthaltsdauer im Wartezimmer zu reduzieren und das Ansteckungsrisiko zu minimieren.

Durch die digitalen Helfer lässt sich die Praxisauslastung optimieren und unabhängig von Sprechzeiten mit jedem Computer, Tablet oder Smartphone steuern, wenn sich kurzfristig etwas ändert. Slotfreigaben und Stornierung sind schnell erledigt und sofort sichtbar. Dank automatischer SMS- und E-Mail-Erinnerung müssen keine Impftermine verstreichen oder Impfdosen verfallen.

Bitkom: Digitale Möglichkeiten nutzen

Trotz aller Vorteile nutzt bisher nur ein Teil der Ärzteschaft in Deutschland solche IT-Services. Dabei ist der Bedarf der Patienten an digitalen Gesundheitsanwendungen infolge der Corona-Pandemie noch einmal enorm gestiegen. Nach Ansicht vieler Bürger liefen zuletzt insbesondere die Impfaktivitäten nicht schnell genug. Drei Viertel empfanden die Organisation dabei als chaotisch. Die Mehrheit (59 %) möchte gern im Internet ihre Impftermine vereinbaren. In der Altersgruppe zwischen 16 und 29 Jahren wünschen sich sogar drei von vier Deutschen eine Online-Terminvergabe. Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Umfrage aus dem Februar im Auftrag des Digitalverbands Bitkom unter mehr als 1.000 Menschen.

Corona-Impfungen erfordern reibungsloses Terminmanagement

„Die Ausbreitung des Corona-Virus können wir nicht mit Fax, Bleistift und überlasteten Telefon-Hotlines verhindern, sondern mit Datenplattformen, einer bundesweit einheitlichen digitalen Organisation von Impfterminen und einer Corona-Warn-App, deren Potentiale besser ausgeschöpft werden“, mahnt deshalb Bitkom-Präsident Achim Berg. Um eine leistungsfähige medizinische Versorgung in Zeiten begrenzter Kapazitäten zu gewährleisten, fordert er größtmögliche Professionalität.

„Ins Zentrum gehört ein schnelles und funktionierendes Terminmanagement“, ergänzt Alina Hesse, Bitkom-Referentin für Health und Pharma. Dieses sollten die Niedergelassenen angehen, da sie Corona-Impfungen unter Volllast durchführen und neben dem normalen Praxisbetrieb organisieren müssten. Für ein reibungsloses Terminmanagement sei es wichtig, dass alle Ärzte die technischen Möglichkeiten für sich selbst konsequent nutzten und allen Patienten zur Verfügung stellten, betont Hesse.

Eine effiziente sowie einfache Terminplanung und Verwaltung der Patienten ist aus ihrer Sicht unter der Berücksichtigung von Anspruchsberechtigungen und Impfstoffverfügbarkeit nur mit digitalen Prozessen machbar. „Durch einen Datenaustausch in Echtzeit können die Auslastung und der Besucherstrom in den Praxen berücksichtigt und Kapazitäten aller Beteiligten optimiert werden.“ Nicht zuletzt könnten intelligente Wartelisten dazu beitragen, einen Impfstau zu vermeiden.

Angebote für Online-Terminvergabe sind unübersichtlich

Wer erwägt, neben dem Telefondienst die Online-Terminvergabe einzuführen, sollte die Leistungen und Konditionen vergleichen. „Die Auswahl der passenden Anwendung für die Praxen ist nicht ganz einfach, denn es gibt sehr viele Systeme von verschiedenen Anbietern am Markt“, erklärt Nora Zumdick. Entscheidend sei beim Angebotscheck, welche Anforderungen das Tool erfüllen soll und welche Funktionen besonders wichtig sind, erklärt die Referentin für Gesundheitsmärkte und -politik bei der Deutschen Apotheker- und Ärztebank (Apobank).

„Prüfen Sie zunächst, was Ihre vorhandene Praxissoftware kann. Viele Anbieter haben bereits das entsprechende Modul integriert oder es kann gegen Aufpreis dazu gebucht werden“, rät Zumdick. Die MFA müssten somit nicht in unterschiedlichen Kalendern oder Verwaltungssystemen arbeiten. Und die Termin- und Patientendaten stehen automatisch für die Dokumentation und Abrechnung bereit. CGM, Medatixx und Indamed haben beispielsweise entsprechende Erweiterung vorgenommen, die darüber hinaus Meldung an das Robert-Koch-Institut auf derselben Datenbasis erlauben.

Für den Fall, dass der bewährte Software-Anbieter keine passende Erweiterung zur Online-Terminvergabe bereithält, empfiehlt die Referentin, andere IT-Produkte auf dem Markt zu prüfen. „Es kommt dann darauf an, wie umfangreich und nachhaltig man digitalisieren möchte“, sagt sie. „Weitere Features, die unterstützen können, sind beispielsweise die papierlose Anamnese, die Videosprechstunde, ein intelligenter Telefonassistent oder ein digitalgestütztes Wartezimmermanagement.“

Cloud-Software lässt sich oft anbinden

Entlastung beim Impfmanagement, eine bessere Terminplanung und die Synchronisierung mit der lokalen IT-Infrastruktur versprechen auch mehrere Betreiber von Online-Arztportalen. „Sie ermöglichen es, einzelne Prozesse zu digitalisieren, ohne gleich das gesamte Praxisverwaltungssystem ändern zu müssen“, erklärt Zumdick. Statt zusätzlichen Computerprogrammen ist nur ein Internet-Browser nötig. Eine umfangreiche Marktübersicht dazu finden Sie am Ende dieses Artikels.

EDV-Branchenversorger können sogenannte „Software as a Service“ meist anbinden. Die Tools zur Online-Terminvergabe sind nämlich vor allem eine Arbeitserleichterung, wenn die Anwendung und die vorhandene Praxissoftware über eine Schnittstelle miteinander kommunizieren können. Die Buchung von Arztterminen über das Internet dürfe für MFA keinen zusätzlichen Verwaltungsaufwand bedeuten, sonst würden Vorteile wie die Zeitersparnis verpuffen, sagt Zumdick.

Höhere Erreich- und Sichtbarkeit

Die Terminkalender der Online-Arztportale lassen sich oft in die Praxis-Homepage integrieren. Das führe dazu, dass der Patient länger auf der Internetseite verweile. Dies wirke sich wiederum positiv auf das Google-Ranking aus, so die Expertin. Bei anderen Anbietern lässt sich alles direkt über das Arztprofil auf der Website des externen Dienstleisters regeln.

Für die Alternativen aus der Cloud spricht neben der Flexibilität und Einfachheit, dass die Reichweite dieser Online-Portale im Netz die Sichtbarkeit steigert. „Darüber werden neue Patienten häufiger auf Ihre Praxis aufmerksam“, sagt Zumdick. Jeder zweite Deutsche im Alter zwischen 18 und 39 nutzt laut der Marktkennerin heute immerhin Bewertungen im Internet zur Orientierung bei der Arztsuche.

Neben der Interoperabilität der IT-Systeme sollten Niedergelassene wert auf ausreichenden Datenschutz legen: „Dabei ist etwa auf eine End-to-end-Verschlüsselung sowie eine Mehr-Faktoren-Authentifizierung zu achten oder, dass die Server des Anbieters in der EU, bestenfalls in Deutschland, stehen“, sagt Zumdick. DSGVO-Bedenken müssen Ärzte grundsätzlich nicht haben, wenn sie auf die Online-Terminvergabe setzen. Alle externen Dienstleister gewährleisten, dass Patientenangaben ausschließlich der Praxis zugehen und nicht anderweitig eingesehen werden können. Ein zu diesem Thema Anfang des Jahres veröffentlichter Bericht von Stiftung Warentest ist bedingt aussagekräftig, weil bei sechs Arzttermin-Portalen stichprobenhaft bestimmte Aspekte geprüft wurden. Es ging vor allem darum, dass im Sinne der Nutzer nur so viele Angaben wie wirklich notwendig erhoben werden.

Preismodelle sind sehr unterschiedlich

Unsere Marktuntersuchung der wichtigsten Plattformanbieter für die Online-Terminvergabe in Arztpraxen in Deutschland hat ergeben, dass sich deren Leistungen häufig ähneln. Die Konditionen sind hingegen recht unterschiedlich. Die Kosten richten sich nach dem Umfang der Dienstleistung. Fast alle Anbieter cloudbasierender Systeme berechnen eine monatliche Pauschale pro Behandler einer Praxis, der das System nutzt. Kurze Mindestvertragslaufzeiten und Kündigungsfristen sowie jederzeit anpassbare Tarife bieten maximale Flexibilität.

Günstiger bedeutet nicht schlechter: Wer eine Praxis solo betreibt, nur grundliegende Funktionen braucht und mit überschaubarer Online-Terminvergabe rechnet, dem reichen womöglich die Starter- und Basis-Varianten. Unbegrenzte Buchungsoptionen, die Flatrate für Erinnerungs-SMS, digitale Wartelisten sowie mehrere Zugriffslizenzen gibt es häufig erst nach Abschluss der teureren Tarife. Hochpreisige Premium-Produkte enthalten überdies Features, die über eine Terminverwaltung hinausgehen und etwa der Optimierung praxisinterner Abläufe oder Darstellung im Internet dienen.

Je nach Aufwand kommt eine einmalige Pauschale für die Bereitstellung und Integration in die Praxissoftware sowie die Schulung des Personals hinzu. Zum Abschluss ein Spartipp: Fragen Sie nach Rabatt. Online-Arztportale bieten befristete Corona-Aktionen zu reduzierten Konditionen an.

Die unten stehende Übersicht der wichtigsten Anbieter für Online-Terminvergabe finden Sie als PDF zum Download hier.

André Gieße