Rechnungen anmahnen ohne Patienten zu verschrecken

Praxisinhaber sind auch Unternehmer und genau wie Kollegen aus anderen Branchen haben auch sie immer wieder Probleme mit unbezahlten Rechnungen. Kunden bzw. Privatpatienten, die nicht zahlen, können schlimmstenfalls aber die Liquidität der Praxis gefährden. Der Arzt muss in solchen Fällen unbedingt mahnen. Wie das funktioniert, erklärt ein Experte.

„Als Unternehmer hat man es auch ein Stück weit selbst in der Hand, das Zahlungsverhalten der Kunden zu lenken. Und zumindest diese Möglichkeiten sollte man kennen und zu nutzen wissen“, Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH. Wir haben die wichtigsten Tipps des Experten für Sie zusammengefasst.

1. Denkweise ändern

Viele Ärzte müssen zunächst ihre Einstellung zum Thema ändern. „Nach meiner Erfahrung tun sich noch viel zu viele Unternehmer schwer damit, die säumigen Kunden (Patienten) konsequent zu mahnen, aus Angst, diese für immer zu verschrecken”, so Drumann. Doch wenn eine Leistung erbracht wude, für die es eine fällige offene Rechnung gibt, sei ein freundliches aber konsequentes Mahnwesen unabdingbar. Ein konsequentes Mahnwesen werde außerdem meist positiv als Zeichen für ein gutes Praxismanagement gewertet.

2. Eindeutig formulieren

Um Patienten nicht zu verschrecken, wird auch mal zu vorsichtig erinnert. Eine Zahlungserinnerung sollte aber immer möglichst schriftlich erfolgen und respektvoll, aber eindeutig formuliert sein. Wie man sie nun nennt, ob Zahlungserinnerung oder Mahnung, ist egal. Man sollte aber bei dem einmal gewählten Begriff bleiben. Der Inhalt sollte ebenfalls klar sein, betont Drumann: “Formulierungen wie ‚Lieber XY, vergessen Sie nicht, dass noch eine Rechnung offen ist,‘ lesen sich vermeintlich netter, sind im Zweifel aber nicht ausreichend. Aus der Mahnung muss ganz eindeutig der Wille hervorgehen, dass man sein Geld möchte.“ Jede Mahnung sollte das Datum und den Betrag der ursprünglichen Rechnung beinhalten und darüber hinaus auch die dazu gehörige Rechnungsnummer.