Aufbewahrungsfristen

Schaffen Sie Platz in der Praxis: Diese Dokumente können weg

Jede Praxis braucht Platz für archivierte Unterlagen. Aber nicht unbegrenzt. Praxisinhaber müssen von Zeit zu Zeit ausmisten. Wir sagen, wann die Aufbewahrungsfristen wichtiger Dokumente wie etwa Abrechnungen, Steuerdokumente, Arbeitsverträge oder Patientendaten beginnen – und wann diese entsorgt werden können.

Wann beginnt eigentlich eine Aufbewahrungsfrist? Kommt aufs Dokument an. Für Buchungsbelege beginnt sie mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie erstellt wurden. Im Fall von Patientenunterlagen setzt die Frist entweder am Ende des Kalenderjahres ein, in dem die Behandlung endete oder nach der letzten Untersuchung.

Aber: Mögliche zivilrechtliche Ansprüche des Patienten gegen den Arzt verjähren erst nach 30 Jahren – also im Zweifelsfall später als die jeweilige Aufbewahrungsfrist gilt. Sinnvoll ist daher, die Dokumentation so lange aufzuheben, bis definitiv keine Schadensersatzansprüche mehr zu einer konkreten ärztlichen Behandlung entstehen können. Bei Personalunterlagen beginnt die Frist nach dem Ausscheiden von Mitarbeitern.

30 Jahre:

Behandlung mit radioaktiven Stoffen / ionisierender Strahlung; Blutprodukte; Röntgentherapie/Strahlenbehandlung  (Aufzeichnungen, Berechnungen nach letzter Behandlung).

Zehn Jahre:

Steuerliche Aufzeichnungen wie Jahresabschlüsse mit Buchungsbelegen; KV-Abrechnungen; Belege und Rechnungen; Lohnkonten, Gehaltslisten und -quittungen; Miet- und Pachtverträge; ambulantes Operieren (Aufzeichnungen und Doku); Arztakten; Arztbriefe (eigene und fremde); ärztliche Aufzeichnungen und Untersuchungsbefunde; ärztliche Behandlungsunterlagen; Aufzeichnungen (des Arztes in seiner Kartei); Befunde; Berichte (Überweiser und Hausarzt); Berufsunfähigkeitsgutachten und Befundmitteilungen.

Auch Disease Management Programme (Unterlagen); EEG-Streifen; EKG-Streifen nach Abschluss der Behandlung; Gutachten über Patienten (für Kassen, Versicherungen, Berufsgenossenschaften); Häusliche Krankenpflege (Verordnung von); Heilmittelverordnungen (Verordnung von); Jugendarbeitsschutzuntersuchung (Untersuchungsbogen).

Karteikarten; stationäre Krankenhausberichte nach Abschluss der Behandlung; Kassenanfragen (Durchschriften); Krankenhausbehandlung (Verordnung, Einweisung Teil C); Krankenhausberichte; Kinderfrüherkennungsuntersuchungen (ärztliche Aufzeichnungen); Laborbuch; Laborbefunde; Langzeit EKG (Computerauswertung, keine Tapes); Lungenfunktionsdiagnostik (Diagramme); Notfallschein, Teile B und C *; Patientenkartei (nach der letzten Behandlung); Psychotherapie (Mitteilung der Krankenkasse); Röntgendiagnostik (Röntgenaufnahmen von Patienten über 18 Jahre). Die Aufbewahrungsfrist beginnt ab dem 18. Lebensjahr bei Patienten, sodass alle Röntgenbilder von Kindern und Jugendlichen bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres aufbewahrt werden müssen); Sono (Aufzeichnungen, Fotos, Prints, Datenträger); Strahlendiagnostik, Röntgendiagnostik (Aufzeichnungen, Filme nach der letzten Untersuchung, auch mittels radioaktiven / ionisierenden Strahlen); Vertreterschein, Teile B und C *; Zytologie (Präparate, Befunde, statistische Zusammenfassungen).

Sechs Jahre:

Sonstige steuerliche Aufzeichnungen wie Praxis-Schriftwechsel, Unterlagen über Bestellungen und erteilte Aufträge, Geschäftsbriefe und Reisekostenabrechnungen sowie Darlehensunterlagen.

Fünf Jahre:

Allgemeine Personalunterlagen, Gesundheitsuntersuchung (Teil B des Berichtsvordrucks nach Untersuchung); Jugendgesundheitsuntersuchung (Berichtsvordrucke, Dokumentation); Koloskopie (Teil B des Berichtsvordrucks); Kontrollkarten über interne Qualitätssicherung und Zertifikate über erfolgreiche Teilnahme an Ringversuchen – auch für Labor; Krebsfrüherkennung Frauen / Männer (Berichtsvordruck Teil B); Strahlenschutzprüfung (Unterlagen); Strahlenschutz (Unterlagen Mitarbeiterbelehrung).

Vier Jahre:

Sicherungsdatenträger (Abrechnung KV).

Drei Jahre:

Betäubungsmittel (wie BTM-Rezeptdurchschrift, BTM-Kartei­karten und BTM-Bücher).

Zwei Jahre:

Arbeitszeitnachweise (bei überschrittener täglicher Arbeitszeit); Dokumentation über beschäftigte werdende oder stillende Mütter; Prüfberichte Feuerlöscher; Röntgenabnahmeprotokolle; private Aufträge und Rechnungen für beispielsweise Handwerker, Architekten oder auch Reinigungsfirmen.

Ein Jahr:

AU-Bescheinigungen (Durchschrift gelber Dreifachsatz, Teil C); Abrechnungsscheine (bei Diskettenabrechnung); Ersatzverfahren; Abrechnungsscheine; Notfallschein, Teil A (EDV abrechnende Ärzte); Überweisungsschein (EDV abrechnende Ärzte, auch Ersatzverfahren, auch Mus-ter 7 Überweisung vor Aufnahme einer Psychotherapie); Vertreterschein, Teil A (EDV abrechnende Ärzte).

Vier Quartale:

Krebsfrüherkennung (Vordruck Teil A).

Prüfungsausschüsse können Fristen aushebeln

Prüfungsausschüsse und ihre Geschäftsstellen sind erst nach vier Jahren verpflichtet, ihre gespeicherten Daten (z. B. Art der Behandlung, Tag der Behandlung, abgerechnete Gebührenpositionen, Diagnosen usw.) zu löschen. Ratsam ist es, Unterlagen ebenfalls mindestens vier Jahre (nach Ablauf des Jahres, in dem die Leistungen erbracht bzw. verordnet wurden) aufzubewahren. Auch dann, wenn kürzere Aufbewahrungsfristen genannt sein sollten. Soweit binnen vier Jahren ein Prüfverfahren eingeleitet wurde, ist die weitere Aufbewahrung bis zum endgültigen Abschluss – ggf. vor dem Beschwerdeausschuss oder Sozialgericht – ratsam.

 * Nur aufzuheben, wenn dieser Schein die alleinige Dokumentation ist und nachfolgend keine anderen Aufbewahrungsfristen genannt sind.
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