Besondere Aufzeichnungspflichten beachten

So kann Ihre Praxis Geschenke an Geschäftspartner absetzen

Sie wollen sich bei Ihrer freiberuflichen Urlaubsvertretung oder einem Lieferanten mit einem kleinen Geschenk für die tolle Zusammenarbeit bedanken? Dann sollten Sie nicht nur auf die 40-Euro-Grenze, sondern auch auf die Aufzeichnungspflichten achten, damit die Kosten auch absetzbar sind.

Das Finanzgericht Baden-Württemberg hat im April diesen Jahres entschieden, dass bestimmte Aufzeichnungspflichten gelten, wenn Kalender als Kundengeschenke versandt und die Kosten als Betriebsausgabe abgesetzt werden sollen.

Geklagt hatte eine GmbH, die Wandkalender mit ihrem Firmenlogo als Geschenk für Geschäftspartner anfertigen ließ. Insgesamt kostete die Herstellung der Kalender die Firma 174.000 Euro, die sie als Betriebsausgabe geltend machte.

Das Finanzamt stellte bei einer Außenprüfung jedoch fest, dass die Aufwendungen nicht einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben erfasst wurden, so dass die Voraussetzungen des § 4 Abs. 7 EStG nicht erfüllt seien. Mit anderen Worten: Die Kosten konnten nicht als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Gegen die darauf erfolgten geänderten Steuerbescheide klagte die Firma und begründete ihren Einspruch damit, dass es sich bei der Aktion um eine reine Werbemaßnahme gehandelt habe, für die es keine gesonderten Auszeichnungspflichten gäbe. Außerdem könnten die Ausgaben jederzeit im Controlling abgerufen werden, so dass die Auszeichnungspflichten eben doch erfüllt seien.

Das Finanzgericht Baden-Württemberg sah dies jedoch anders und wies die Klage als unbegründet ab. Grundsätzlich seien Aufwendungen für Geschenke an Dritte vom Abzug als Betriebsausgabe ausgeschlossen, es sei denn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten betragen nicht mehr als 40 Euro pro Empfänger im Wirtschaftsjahr (das war bei den Kalendern der Fall). Außerdem bestehe für Geschenke grundsätzlich eine gesonderte Aufzeichnungspflicht, der die Firma nicht nachgekommen sei. Die Richter ließen sich nicht darauf ein, die Aktion als Werbemaßnahme zu sehen: Bei unentgeltlichen Zuwendungen dürfe von einer Schenkung ausgegangen werden, das gelte auch für Werbeartikel.

Da die Herstellungskosten pro Kalender unter 40 Euro lagen, sei es unstrittig, dass ein Abzug theoretisch möglich gewesen wäre. Da die Ausgaben für die Kalender aber nicht über ein gesondertes Konto verbucht wurden, sei diese Option verfallen. Die mögliche Abrufbarkeit über das Controlling reiche nicht aus, um die Anforderungen des § 4 Abs. 7 EStG zu erfüllen. (FG Baden-Württemberg, Urteil v. 12.4.2016, 6 K 2005/11).

Praxistipp: Ärzte, die ihren Geschäftspartnern etwas Gutes tun wollen, sollten nicht nur auf die Ausgabengrenze von 40 Euro achten, sondern auch auf die besonderen Aufzeichnungspflichten.

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