Mitarbeiterführung

Alternative zur Gehaltserhöhung: Steuerfrei tanken, einkaufen, ins Kino gehen

Lebensmittel im Supermarkt, Gesundheits-Kurse im Fitness-Studio, Mode vom Filialisten: Mit abgabenfreien Gutscheinen peppen Arbeitgeber die Haushaltskasse ihrer Mitarbeiter auf. Das bringt beiden Seiten Vorteile, falls die strengen Regeln des Fiskus strikt eingehalten werden. Was hier zählt.

Vom Brutto bleibt den meisten Arbeitnehmern nur wenig mehr als die Hälfte übrig. Das frustriert. Steuer- und sozialversicherungspflichtige Extras sind da eine Alternativ zur nächsten Gehaltserhöhung. Der Chef streicht die Vorteile bei der Sozialversicherung ein. Der Mitarbeiter zahlt auf die Leistung keine Sozialabgaben und keine Steuern. Besonders beliebt bei den Arbeitnehmern sind Gutscheine oder Guthabenkarten jeder Art. Denn diese können sie frei bei den verbundenen Geschäften und Institutionen einsetzen. „Das Finanzamt hat allerdings klare Regeln dazu aufgestellt, unter welchen Voraussetzungen diese steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben“, sagt Lothar Hermann, Präsident der Steuerberaterkammer Hessen. Zum Januar 2020 wurden dazu mit dem Jahressteuergesetz einige Anpassungen eingeführt. Diese Regeln sollten Chefs und Mitarbeiter seitdem hier einhalten:

Maximal 44 Euro

Gutscheine zählen beim Finanzamt als so genannter Sachbezug. Solange ihr Wert maximal 44 Euro beträgt, bleiben sie steuer- und sozialversicherungsfrei. „Unternehmer müssen also Sorge tragen, dass in keinem Monat dieser Betrag auch nur um einen Cent überschritten wird. Denn es handelt sich um eine Freigrenze“, warnt Herrmann. Damit unterliegt jeder Gutschein der Abgabenpflicht, der den Betrag reißt.

Vorsicht bei Geldsurrogaten

Zum Jahresanfang verschärfte die Bundesregierung die Vorgaben. So sind seitdem zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen oder Geldsurrogate wie Geldkarten nicht mehr begünstigt. Sie werden jetzt wie Arbeitslohn behandelt. „Die Vergabe von Gutscheinen und Guthabenkarten bleibt aber vom Grunde her dennoch steuerfrei möglich. Allerdings müssen dafür eben bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein“, erklärt Herrmann. So sind die Gutscheine oder Geldkarten zweckbestimmt zu vergeben. Zum Beispiel kann der Praxisinhaber so genannte Closed-Loop-Karten austeilen. Diese sind für Waren und Dienstleistungen des jeweiligen Ausstellers einsetzbar. Darüber hinaus gibt es Controlled-Loop-Karten. Damit hat der Mitarbeiter zum Beispiel die Möglichkeit, bei ausgewählten Shops einer City-Card vor Ort einzukaufen. Die Gutscheine müssen also entweder nur bei ganz bestimmten Anbietern einsetzbar sein – etwa als Gutscheinkarte beim Lebensmittelhändler. Alternativ kann er sich auf eine bestimmte Warengruppe beziehen, wie etwa Gutscheine zum Tanken, fürs Fitness-Studio oder für Kino- und Kosmetiksalon. Regel: Die Karte darf keinesfalls die Funktion haben, sich Bargeld auszahlen zu lassen oder Überweisungen zuzulassen.

Klassisches Extra vereinbaren

Wichtig ist, dass die Gutscheine zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Heißt: Verzichtet der Mitarbeiter auf einen Teil seines Gehalts, bringt das keinen Effekt. Dann ist die Leistung steuer- und abgabenpflichtig.

Vorsicht bei Kostenerstattung

Nachträgliche Kostenerstattungen sind seit 2020 vom ersten Euro an steuerpflichtig. „Die gängige Praxis vieler Arbeitgeber, ihrem Arbeitnehmer gegen Vorlage des Kassenbons 44 Euro zu erstatten, führt nicht mehr zu steuerfreien Sachbezügen“, warnt Herrmann. Die Steuerberaterkammer Hessen weist darauf hin, dass diese in der Folge auch sozialversicherungspflichtig sind. „Wie Fälle zu behandeln sind, in denen der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer das Recht einräumt, auf Rechnung an einer ganz bestimmten Tankstelle zu tanken oder in einem bestimmten Geschäft einzukaufen, ist derzeit noch offen“, so Herrmann. Die Finanzverwaltung muss das im Rahmen einer Verwaltungsanweisung aber noch klären.

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