Betriebsprüfung

Betriebsprüfung im Unternehmen: So sollten Freiberufler sich verhalten

Das Finanzamt hat in Ihrem Betrieb eine Außenprüfung angekündigt? Es gibt sicherlich Angenehmeres, als Betriebsprüfer, die in der Praxis Steuerakten durchstöbern. Panik ist aber unbegründet, wenn man sich richtig verhält.

Laut Statistik ist die Wahrscheinlichkeit, dass einem Freiberufler eine Prüfungsanordnung ins Haus flattert, relativ gering. Doch komplett ausschließen kann man es leider nicht. Das gilt insbesondere für Ärzte, denn sie stehen verstärkt im Fokus des Finanzamts.

Warum Sie doch mit einer Betriebsprüfung rechnen müssen

Das sind die Gründe, die dafür sprechen, dass Ihnen demnächst doch mal eine Betriebsprüfung in der Arztpraxis oder in Ihrem Unternehmen droht:

  • Ihre steuerlichen Unterlagen wurden schon lange nicht mehr oder noch gar nie geprüft,
  • die Prüfung folgt Ihres Finanzamts der Selektion eines Zufälligkeitsgenerators oder
  • Sie haben irgendwie die Aufmerksamkeit des Finanzamtes erregt.

Betriebsprüfer nehmen Ärzte ins Visier

Unabhängig davon, gucken Finanzämter aktuell intensiver auf Ärzte. In den meisten Arztpraxen werden inzwischen Zusatzleistungen angeboten. Viele davon unterliegen der Umsatzsteuer. Entsprechend oft werden hier Fehler gemacht. Das haben Stichproben der Finanzbehörden in den letzten Jahren bestätigt. Viele niedergelassene Ärzte haben noch nie eine Umsatzsteuererklärung abgeliefert. Deshalb rechnen Finanzämter gerade bei Ärzten sie mit attraktiven Nachforderungen. Dazu lassen sich ihre Unterlagen in der Regel leicht prüfen. Immerhin aber: Betriebsprüfungen werden im Vorfeld angekündigt.

Indizien für eine bevorstehende Prüfung

Auch wenn Sie noch keine Prüfungsanordnung erhalten haben, sendet das Finanzamt schon Signale aus. Auf folgende Indizien für eine drohende Prüfung aus. Steuerbescheide, die plötzlich unter dem „Vorbehalt der Nachprüfung“ erlassen werden. Ärgerlich: Die Kanzlei des Steuerberaters kommt als Prüfungsort meist nicht mehr in Betracht. Die Prüfer wollen direkt in die Praxis kommen. Haben Sie kein Büro, dass Sie dem Prüfer zur Verfügung stellen können? Das ist gut. Dann besteht noch eine Chance, ihn vom Betrieb fernzuhalten. Schließlich müssen Sie den Datenschutz der Patienten wahren. Solche Fragen müssen Sie aber klären, sobald die Prüfungsanordnung kommt. Der Betriebsprüfer wird aber nicht überraschend vor der Tür stehen. Er wird sich melden, um einen Termin zu vereinbaren.

Was Freiberufler zum Thema Betriebsprüfung wissen müssen

Was weiß der Prüfer schon? Das ist eine Frage, die Sie unbedingt mit dem Steuerberater bei der Vorbereitung erörtern sollten. Manchmal hat der Prüfer nicht viel mehr als die Steuererklärung, oft aber doch mehr als man glaubt! Er kennt in der Regel Ihre EÜ-Rechnungen und Steuerklärungen. Vielleicht hat er zusätzliche Informationen aus anderen Prüfungen. Haben Sie sich scheiden lassen oder Mitarbeiter verärgert? Unternehmer sollten immer mit Neidern rechnen.

Steuerberater in die Vorbereitung einbeziehen

Wie bereite ich mich auf die Prüfung vor? Entwickeln Sie mit Ihrem Steuerberater rechtzeitig vor der Außenprüfung (AO) eine Strategie. Wichtig: Machen Sie mögliche Angriffspunkte ausfindig. Ist steuerlich wirklich alles sauber gelaufen? Können Sie jeden Sachverhalt belegen und erklären? Oder haben Sie bei der letzten Steuererklärung bei den Betriebskosten die eine oder andere private Ausgabe reingemogelt? Sie werden überrascht sein, aus welchen Quellen das Finanzamt manchmal sein Wissen bezieht.

Rechte und Pflichten bei der Betriebsprüfung

Welche Rechte und Pflichten habe ich während der Betriebsprüfung? Sie müssen mitwirken und Auskünfte geben. Dazu müssen Sie alle Unterlagen der Buchhaltung vorlegen und dem Prüfer einen geeigneten Raum zur Verfügung stellen. Im Gegenzug haben Sie das Recht, Ihre Position zu den Sachverhalts- und Rechtsfragen detailliert darzustellen. Das sollten Sie allerdings nur gemeinsam mit dem Steuerberater tun. Geben Sie freiwillig keine Informationen preis, die Sie belasten könnten.

Privatsphäre des Unternehmers

Darf der Prüfer in die Privatwohnung des Steuerpflichtigen? Nicht, wenn er dort kein Arbeitszimmer hat. Viele Ärzte haben ihre Praxis im eigenen Haus. Wer selbstständig ist, arbeitet häufig auch von Zuhause aus. Das bedeutet aber nicht, dass der Betriebsprüfer die Privaträume betreten darf. Auch die Einsicht in Privatkonten des Freiberuflers ist tabu, so lange dort keine Praxis-Zahlungen ein- und ausgehen. Betriebsprüfung bedeutet tatsächlich, dass nur geprüft werden darf, was für das Unternehmen relevant ist.

Interessieren den Prüfer private Anschaffungen? Nur wenn die deklarierten Einkünfte privaten Vermögenserwerb (etwa Haus oder Auto) nicht decken. Darf der Prüfer Familienangehörige vernehmen? Nein, engste Familienangehörige müssen Fragen des Prüfers zu Steuern und Unternehmen nicht beantworten. Ansonsten ist aber jede relevante Person (aber nicht jeder Mitarbeiter) grundsätzlich  verpflichtet, Rede und Antwort zu stehen.

Auf welche Praxisdaten darf der Prüfer zugreifen?

  • Hauptspielwiese des Prüfers ist die per EDV erstellte Praxis-Buchführung.
  • Patientendaten betreffend Diagnose und Behandlungsmethoden gehen den Prüfer nur anonymisiert was an.
  • Seine Einsicht in ärztliche Unterlagen ist nur zulässig, wenn sie sich auf Ihre finanziellen Beziehungen zu Patienten beschränkt.
  • Auch eMails sind prüfbar. Deshalb strikte Trennung von privaten und geschäftlichen eMails. Vorsicht: Versehentlich überlassene Daten dürfen vom Finanzamt bei der Prüfung auch verwertet werden!

Was führt mit dem Prüfer regelmäßig zu Streit?

Klassische Themen bei der Außenprüfung sind,

  • ob alle in der Steuererklärung angegebenen Betriebsausgaben auch wirklich Betriebsausgaben sind,
  • ob Sie wirklich mit Ihrem Praxis-PKW so wenig privat fahren,
  • ob sämtliche Anlagegüter auch wirklich in der Praxis stehen,
  • ob das erklärte Einkommen tatsächlich die Lebenshaltungskosten deckt und
  • ob die umsatzsteuerfreien von den -pflichtigen Leistungen ordentlich abgegrenzt sind.

Private und geschäftliche Zahlungen sollten immer getrennt werden. Achten Sie auch darauf, alle relevanten Unterlagen (Versicherungen, Fahrtenbuch etc.) parat zu haben. Den Datenzugriff müssen Sie dem Betriebsprüfer gewähren. Allerdings nur für den Zeitraum, für den die Aufbewahrungspflicht gilt. Ältere Unterlagen müssen Sie nicht vorlegen.

Wenn möglich, sollten Steuerpflichtige und Steuerberater bei der Durchführung der Prüfung immer vor Ort sein. Bestehen Sie außerdem auf eine Schlussbesprechung mit dem Prüfer. Hier wird Ihnen die Auswertung nochmal vorgestellt und Sie erfahren, welche Nachzahlung Sie erwartet. Unser Tipp: Häufig zeigt sich das Finanzamt in der Schlussbesprechung verhandlungsbereit.

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