Aufbewahrungspflichten

Steuerunterlagen in der Praxis ausmisten: Das kann jetzt wirklich weg

In den ersten Wochen des neuen Jahres geht es meist mit Schwung ins eigene Unternehmen Praxis. Das eine oder andere möchte man ändern, den Kopf für Neues freibekommen. Dabei hilft auch, die Unterlagen zu durchforsten. Was Sie jetzt entsorgen können – und was Sie unbedingt behalten sollten.

Zu Ihren Pflichten als Unternehmer gehört es, dass Sie nicht nur Rechnungen, sondern sämtliche Vorgänge, die mit Ihrer Praxis in Zusammenhang stehen, aufbewahren müssen. Jedes Dokument muss in seiner originären Form aufbewahrt werden – Papierdokumente dürfen Sie einscannen. Originär digital erstellte Unterlagen müssen auf maschinell verwertbaren Datenträgern archiviert werden. Die Belege müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein und bleiben.

Steuerunterlagen aufbewahren: welche sechs und welche zehn Jahre?

Ärzte und andere Freiberufler müssen ebenso wie Gewerbetreibende zahlreiche Unterlagen geordnet aufbewahren. Dabei unterscheidet die Finanzverwaltung zwischen einer sechs- und einer zehnjährigen Archivierungspflicht. Faustformel: Alles, was mit Ihrem Jahresabschluss und Ihrer Buchhaltung zu tun hat, muss zehn Jahre aufbewahrt werden. Damit dürfen Sie jetzt prinzipiell alle

  • Abschlussbelege,
  • Kontoauszüge,
  • Buchführungsunterlagen,
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen,
  • Fahrtenbücher,
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Quittungen,
  • Reisekostenabrechnungen,
  • Steuerbescheide,

und andere Belege, die mit Ihrer Buchführung zusammenhängen und bei denen das Archivdatum abgelaufen ist, entsorgen.

Aber Achtung: Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist läuft erst mit dem Schluss des Kalenderjahres an, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht wurden. Ein Beispiel: Ihr Steuerberater hat den Jahresabschluss für das Jahr 2008 im Herbst 2009 erstellt und beim Finanzamt eingereicht. Damit beginnt die Aufbewahrungsfrist für die zugehörigen Unterlagen erst am 31. Dezember 2009. Weil die Belege zehn Jahre archiviert werden müssen, dürfen Sie sie nicht vor dem 1. Januar 2020 wegwerfen.

Tipp: Bitten Sie Ihren Steuerberater, auf die Ordner mit den Unterlagen das Verfallsdatum zu notieren. So können Sie sich zu Jahresbeginn den Hausputz im Archiv erleichtern.

Ein Irrtum ist leider keine Kleinigkeit: Ärzte, die ihre Aufbewahrungspflicht verletzten, weil sie die Unterlagen vor Fristablauf vernichten, riskieren, dass das Finanzamt die Buchführung insgesamt als nicht ordnungsgemäß anerkennt.

Die Ausnahmen von der Regel

Vorsicht ist außerdem geboten, wenn zu den betreffenden Jahren gerade eine Betriebsprüfung läuft oder ein Klageverfahren anhängig ist. Dann müssen die Unterlagen über den Zehn-Jahres-Zeitraum hinaus aufbewahrt werden.

Sie dürfen ab dem 1. Januar 2019 also alle Unterlagen vernichten, wenn keine Betriebsprüfung für die betreffenden Jahre stattfindet und wenn

  • bei der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht der letzte Eintrag in den Büchern oder die Erstellung des Jahresabschlusses im Jahr 2008 gemacht wurde
  • bei der sechsjährigen Aufbewahrungspflicht der letzte Eintrag in den Büchern im Jahr 2012 vorgenommen wurde.

Die Verletzung der Aufbewahrungspflicht – etwa dadurch, dass Sie Unterlagen vor Fristablauf vernichten – kann dazu führen, dass das Finanzamt die Buchführung insgesamt als nicht ordnungsmäßig anerkennt.

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