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Tipps für den Kauf von Software für die Arztpraxis

Hilfe! Wir brauchen eine neue Praxis-Software! Mit dieser Feststellung beginnt nicht selten ein zeit- und energieraubender Marathon durch die marktüblichen Angebote branchenspezifischer EDV-Programme für den Einsatz in der Arztpraxis. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie die richtige, aber nicht zwingend die teuerste Lösung finden.

Erst einmal Voraussetzungen prüfen: Was in Vertragsarztpraxen gängiger Alltag ist, kann in so mancher Privatarztpraxis nicht als selbstverständlich vorausgesetzt werden: Der Einsatz einer Software zur Patientenverwaltung, Behandlungsdokumentation, Abwicklung des Schriftverkehrs und für die Honorarabrechnung. Bereits bei der Wahl der Software ist Augenmaß durch den Arzt angesagt. Vor jeder Entscheidung sollte immer ein Check-up der Bedürfnisse erfolgen, damit nicht zu minimalistisch oder zu großspurig für die Arztpraxis eingekauft wird.

Bedarfsorientierte Software-Auswahl treffen

Die „elektronische Verwaltungsassistentin“ sollte so gestrickt sein, dass der Arzt und sein Team frustfrei damit arbeiten können. Dass eine gewisse Eingewöhnungszeit mit der Software erforderlich wird, bis alle Nutzer den Dreh raus haben, muss einkalkuliert werden. Überfrachtete Programme allerdings, deren Möglichkeiten aufgrund der fehlenden fachlichen Anforderungen überhaupt nicht genutzt werden können, kosten Geld und erschweren die tägliche Routine in der Arztpraxis.

Demokratische Entscheidungen zulassen

Praxischefs, die im Alleingang über die Software entscheiden und ihr Personal nicht in die Auswahl mit einbeziehen, sollten sich nicht wundern, wenn der Umgang mit der verordneten EDV zu Konflikten führt. Sei es durch aktive Verweigerung, sich mit diesem „Mist“ zu beschäftigen oder durch verdeckten Protest, der durch Bedienungsfehler zu Datenverlusten oder gänzlichen Programmabstürzen führen kann. Die falsche Wahl der Praxissoftware könnte erhebliche Verwerfungen innerhalb des Teams auslösen. Anwendungsunfreundliche, unlogisch aufgebaute oder instabil laufende Programme fressen Zeit. Sie generieren außerdem Fehler, erzeugen Frust und Ablehnung und führen zu Daten- und Honorarverlusten. Auch wenn die Sache mit etwas Aufwand verbunden ist: Prüfen Sie die Software: Sehen Sie sich in Ruhe eine Demo-Version von jedem Programm an, das in die engere Wahl kommt. Damit lässt sich so manches böse Erwachen nach der Installation verhindern.

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Ob auf Messen, Kongressen oder im Internet beworben, erscheinen die Produkte stets im bestmöglichen Licht. Routinierte Verkäufer präsentieren auf dem Bildschirm in bunten Fenstern – vermeintlich übersichtliche und leicht verständliche – Funktionen mit ein paar Klicks. Hier und dort noch schnell ein Handgriff, schon ist die Behandlung dokumentiert und die Rechnung erstellt. Viel zu selten wird der potentielle Kunde sachlich korrekt beraten.

Wenn sich herausstellen sollte, dass die Software in einer Privatarztpraxis eingesetzt werden soll, wird meist nicht empfohlen, sich ein reines Privat(abrechnungs-)programm zu kaufen. Stattdessen wird dem Privatarzt eine Vollversion für die Kassen- und Privatabrechnung angeboten. Dadurch bleibt allerdings 80% der Kapazität ungenutzt, die monatliche Wartungspauschale muss aber trotzdem bezahlt werden. Die regelmäßigen EBM-Updates sind somit überflüssig und aufgrund der schleppenden GOÄ-Entwicklung passiert auf diesem Sektor auch nichts, was eine hohe Aufwandsentschädigung rechtfertigen würde. Leider wird die Privatabrechnung in Vollversionen meist nur stiefmütterlich behandelt, was zu Qualitätsverlusten führt und die Enttäuschung komplett macht.

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Author's imageJürgen VeitLeiter Kommunikation D-A-CH bei CompuGroup Medical Deutschland AG

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