Richtig aussortieren

Wann Sie private Kontoauszüge und Belege endlich entsorgen können

Die beruflichen Belege sind beim Steuerberater oder in der Praxis gut aufgehoben und werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entsorgt. Doch wie sieht es mit den privaten Unterlagen aus? Auch im Privathaushalt des Arztes türmen sich Kontoauszüge, Belege und Verträge irgendwann zu Papierbergen an. Dabei darf natürlich auch hier regelmäßig aussortiert werden. Doch genau wie bei den Unterlagen in der Praxis müssen auch bei privaten Belegen bestimmte Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Eine Übersicht.

Welche Aufbewahrungsfristen für die steuerlichen Unterlagen etc. aus der Praxis gelten, ist niedergelassenen Ärzten meistens bekannt. Beim Aussortieren der privaten Unterlagen geht es ihnen aber wie den meisten Verbrauchern: Sie sind oft unsicher. Was muss man hier eigentlich wie lange aufbewahren? Und was können wir bedenkenlos entsorgen? Auch im privaten Bereich gibt es darauf klare Antworten.

Kauf der Ware während Garantiezeit belegen

– KASSENBONS: Sie sind nicht nur Belege über den Zahlvorgang. Kassenbons sind auch ein Nachweis dafür, von wem etwas gekauft worden ist – und wann. «Dies könnte wichtig werden, wenn innerhalb der zweijährigen Gewährleistungspflicht Reparaturansprüche geltend gemacht werden müssen», sagt Annabel Oelmann von der Verbraucherzentrale Bremen. Sie rät, Zahlungsbelege mindestens drei, besser vier Jahre aufzubewahren.

Oft setzen auch Garantieleistungen von Herstellern oder Händlern voraus, dass man den Kauf der Ware belegen kann. Behauptet zum Beispiel ein Vertreter eines Inkassobüros, man habe etwas gekauft, aber noch nicht bezahlt, ist der Verbraucher in der Beweispflicht. Er muss dann belegen, dass die Forderung bereits beglichen ist. Kann er das nicht, muss er unter Umständen noch mal zahlen.

Kontauszüge müssen nicht, sollten aber aufbewahrt werden

– KONTOAUSZÜGE: Privatpersonen sind gesetzlich nicht grundsätzlich verpflichtet, ihre Kontoauszüge aufzubewahren. Darauf weist Tanja Beller vom Bundesverband deutscher Banken hin. Dennoch sollte man nach ihren Angaben Kontoauszüge einige Jahre behalten – mindestens für die dreijährige Verjährungsfrist, die für Alltagsgeschäfte gilt. So können Privatleute im Zweifelsfall beweisen, dass ein bestimmter Betrag abgebucht wurde und die Forderung somit erledigt ist.

Auch für Kontounterlagen gibt es keine einheitlichen Fristen. Trotzdem macht es bei einem auf unbestimmte Zeit abgeschlossenen Kontovertrag Sinn, diesen dauerhaft aufzubewahren. So weiß man im Fall von späteren Forderungen, welche Rechte und Pflichten vereinbart wurden. Gleiches gilt für Darlehensverträge.

Für Besserverdienende gilt: «Hat jemand Einkünfte von mehr als 500.000 Euro im Jahr, muss er Kontoauszüge sechs Jahre aufbewahren», sagt Beller. Unternehmer müssen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unterlagen von zehn Jahren beachten.

– RECHNUNGEN: Handwerker-Rechnungen sollten Verbraucher aufbewahren, solange sie Ansprüche gegen den Betrieb geltend machen können. Für Werkverträge mit Handwerkern gelten besondere Verjährungsfristen. Für Gewährleistungsansprüche sind das zwei Jahre. «Wenn Bauarbeiten in Auftrag gegeben wurden, kann die Gewährleistungspflicht sogar fünf Jahre betragen», erklärt Oelmann.

– STEUERUNTERLAGEN: Wurden dem Finanzamt Rechnungen und sonstige Belege vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, dann müssen diese Unterlagen für den Fiskus nicht mehr archiviert werden. «Gibt der Steuerzahler seine Steuererklärung elektronisch ab, dann muss er die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids aufbewahren», sagt Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler in Berlin.

– VERSICHERUNGSUNTERLAGEN: Sie sollten so lange aufbewahrt werden, wie der Versicherungsvertrag gilt. «Am wichtigsten sind hier der Versicherungsschein und der Antrag», erklärt Mathias Zunk vom Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) in Berlin. Ist die Versicherung gekündigt oder abgelaufen, können die Unterlagen geschreddert werden. Zunk rät aber davon ab, Belege vorschnell zu entsorgen. Sie könnten beispielsweise noch für die Steuererklärung benötigt werden – oder erbrechtlich von Belang sein. Das gilt zum Beispiel für Auszahlungen von Renten- und Lebensversicherungen.

 

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