Mahnen

Wenn Patienten nicht bezahlen: So kommen Sie ohne Anwalt zu Ihrem Geld

Außenstände sind ein Ärgernis für jeden Arzt. Wie aber bekommt man säumige Patienten auch ohne Anwalt und Inkasso dazu, ihre Rechnungen zu begleichen?

Traurig, aber wahr: Patienten, die knapp bei Kasse sind, haben meist nicht nur beim Arzt, sondern auch anderswo Schulden. Viele verlieren dadurch den Überblick über ihre Verbindlichkeiten und zahlen jene Rechnung zuerst, die konsequent gemahnt wird. Das sollte Ihre Rechnung sein.

Um klamme Patienten nicht zu überfordern und die Chance auf eine Zahlung zu steigern, sollten Sie bei mehreren Behandlungen zwischendurch Teilrechnungen stellen. Die durch die Stückelung entstehenden kleineren Beträge werden oft schneller bezahlt als eine einzige Rechnung mit einem höheren Gesamtbetrag.

Lässt der Patient das Zahlungsziel dennoch verstreichen, sollten Sie mahnen. In einem ersten Schritt genügt eine freundliche, telefonische Erinnerung. Im Rahmen dieses Gesprächs lassen sich auch etwaige Missverständnisse ausräumen. Führt der Patient zum Beispiel an, er finde die Rechnung nicht mehr, können Ihre Mitarbeiterinnen das Schreiben nach Rücksprache nochmals faxen oder mailen und anschließend telefonisch nachfragen, ob die Rechnung nun tatsächlich eingetroffen ist.

Ist nach Ablauf einer weiteren Woche immer noch keine Zahlung eingegangen, müssen sie nachlegen. Und zwar schriftlich. Vorteil: Während Sie Rechnungen per Post schicken müssen, dürfen Sie Mahnungen per Mail versenden – sofern die Mailadresse in der Patientendatei aufgenommen ist. Beachten Sie aber, dass Mahnungen nicht an die Dienstmail des Patienten gehen dürfen, sondern nur an seine Privatadresse.

Wichtig: Sie sollten zu jeder Zeit des Verfahrens konsequent Ihr Recht verfolfen, aber auch gesprächsbereit sein. Führt der Patient nach der Mahnung etwa an, er habe die Rechnung nicht verstanden und deshalb nicht bezahlt, bieten Sie ihm eine telefonische Erklärung an. Machen Sie dabei aber deutlich, dass für die geklärten Positionen eine Teilzahlung fällig ist.

Bietet der Patient von sich aus eine Teilzahlung an, sollten Sie darauf eingehen.  Fixieren Sie dabei sowohl den Betrag als auch den Zahlungstermin schriftlich. Gummibegriffe wie „Zahlung baldmöglichst“ sind inakzeptabel. Die Zusage muss mindestens so konkret sein wie „innerhalb von Kalenderwoche xy“ oder „am 15. des Monats“.

Übliche Teilzahlungsraten liegen bei 25  oder 30 Prozent pro Monat. Auf kleinere Raten sollten Sie sich wenn möglich nicht einlassen. Wichtig ist auch die Vereinbarung, dass bei Zahlungsrückstand mit einer Rate der gesamte Betrag fällig wird.

A&W-Kompakt
So sichern Sie Ihre Ansprüche
Lässt sich eine Arztpraxis viel Zeit mit dem Schreiben von Rechnungen, erweckt es den Eindruck, dass sich der Patient mit der Zahlung ebenfalls Zeit lassen kann. Je professioneller Sie Ihre Abrechnung gestalten, desto besser stehen daher die Chancen, dass das Gros der Patienten prompt bezahlt.

  • Versehen Sie säumige Zahler mit einem Vermerk in der Patientendatei. So können Sie bei weiteren Behandlungen gleich über die Zahlungsweise sprechen.
  • Bedenken, Sie könnten einen Patienten mit der Mahnung verärgern, sind fehl am Platz. Die richtige Einstellung lautet: „Behandlung erledigt – Rechnung fällig – Patient muss zahlen.“ Auch bei langjährigen Patienten hat die Kulanz Grenzen.
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Author's imageJürgen VeitLeiter Kommunikation D-A-CH bei CompuGroup Medical Deutschland AG

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