Termin- und Patientenmanagement

Wie können digitale Werkzeuge die Praxisorganisation unterstützen?

In der Hochphase der Corona-Pandemie haben Mediziner einen Rückgang der Anzahl an Arztbesuchen festgestellt. Wie können Ärzte digitale Werkzeuge für eine verbesserte Praxisorganisation nutzen und dabei helfen Patienten sicher in die Praxen zurückzuführen?

 

Die Lösung für Ihr Termin- und Patientenmanagement

Sorgen Sie für Entlastung bei Ihrem Personal

Mithilfe des digitalen Terminmanagementsystems Doctolib lassen sich der organisatorische und administrative Aufwand in der Praxis spürbar reduzieren, wodurch mehr zeitliche Kapazitäten für Patienten geschaffen werden. Der digitale Kalender kann an die Größe einer jeden Praxis angepasst, als auch auf jegliche praxisinterne Bedürfnisse eingestellt werden.

Mithilfe der Online-Buchungsfunktion sorgt Doctolib für Entlastung, da Patienten selbstständig Termine – 24 Stunden, 7 Tage in der Woche – buchen können. Auch für Angehörige. Hierdurch wird das Anrufvolumen spürbar reduziert. Des Weiteren wird Patienten ein zeitgemäßer Service geboten und gleichzeitig kann der administrative Aufwand der telefonischen Terminvergabe um bis zu 30 % gesenkt werden. Termine können ganz einfach per Drag and Drop verschoben werden und Patienten werden automatisch benachrichtigt.

Terminmanagement

Bild: Doctolib

Schützen Sie Ihr Personal, Ihre Patienten und sich selbst

Der digitale Kalender ermöglicht es zudem, Patienten die COVID-19-Symptome aufweisen, schon während des Terminbuchungsprozesses zu identifizieren. Des Weiteren kann die gesamte Patienten-Basis, durch automatisierte Kommunikation, erreicht werden. Informationen über relevante Änderungen und wichtige Verhaltensweisen, wie einzuhaltende Hygiene-Richtlinien, im Zusammenhang mit COVID-19 und dem Besuch in der Praxis können einfach geteilt werden. So können Patienten proaktiv bezügliche aktueller Verhaltensregeln aufgeklärt werden.

Garantieren Sie einen sicheren und geordneten Patientenfluss in Ihrer Praxis

Doctolib hilft Ärzten und Behandlern dabei, Patienten nach den eigenen Regeln zurück in die Praxen zu bringen. Mithilfe von Online-Terminbuchung und individuell festgelegten Sprechzeiten, welche speziell eingerichtet werden können wie zum Beispiel Notfall-Blöcke oder Zeiten ohne Termin, kann die Anzahl an Patienten im Wartezimmer perfekt gesteuert werden. Terminarten können individuell festgelegt und Arztpraxen können für Patienten unkompliziert Serien- und Kettentermine erstellen, wie sie beispielsweise bei Nachsorgeuntersuchungen benötigt werden.

Erzielen Sie Umsatzsteigerung in Ihrer Praxis

Über die Doctolib Patienten-Plattform erhöhen Sie Ihre Sichtbarkeit und haben die Möglichkeit neue Patienten zu gewinnen. Monatlich besuchen 3 Millionen Patienten in Deutschland das Patientenportal. Zudem bietet Doctolib gezielte Maßnahmen zur Unterstützung im Praxismarketing mit Hilfe von Praxisberatern, die individuell unterstützen und beraten.

Mithilfe automatisierter Erinnerungsfunktion per SMS und E-Mail werden Terminausfälle spürbar reduziert. Somit ist das Wartezimmer nicht zu voll oder zu leer, denn Doctolib stellt die optimale Auslastung sicher. Dank der nützlichen “Digitalen Warteliste” erhalten Patienten eine Benachrichtigung, wenn ein Termin abgesagt wurde und damit ein früherer Termin zur Verfügung steht.

Dies ist ein toller Service für Patienten und für die Praxis bedeutet dies, dass der Kalender direkt wieder aufgefüllt wird. Somit lassen sich Terminausfälle um bis zu 58 % verringern. Mithilfe der automatisierten Recall-Funktion, die beispielsweise an die jährliche Krebsvorsorge erinnert – eine Zustimmung der Patienten vorausgesetzt – können Patienten ganz ohne analogen Aufwand informiert werden. Das manuelle Ausfüllen von Kärtchen und Briefversand, wodurch auch nicht unerhebliche Portokosten entstehen, entfallen und zusätzlich wird die Patientenbindung gestärkt.

Videosprechstunde statt Telefonat

Während der Corona-Pandemie hat sich das digitale Pendant zum Arztbesuch, die Videosprechstunde, als hilfreiches Werkzeug erwiesen. Doch die Videosprechstunde entlastet Ärzte nicht nur während, sondern auch nach der Krise.

Sie ist ein hilfreiches und wirksames Werkzeug für die Praxisorganisation. Die Anwendungsbereiche sind vielfältig:

  • verringertes Ansteckungsrisiko im Wartezimmer
  • weniger administrativer Aufwand
  • einfache Erreichbarkeit von Patienten auch aus der Ferne bspw. bei chronisch kranken Patienten
  • Beratungen bei denen keine physische Präsenz erforderlich ist bspw. Besprechung von Untersuchungsergebnissen oder Medikationsplänen
  • schnellere Feedbackschleifen
  • Zeitersparnis für tatsächliche Behandlungen

Dr. Holger Liebermann, Facharzt für Allgemeinmedizin, nutzt die Doctolib-Videosprechstunde bereits und gibt Einblicke in diesem Video über die praktische Nutzung der Videosprechstunde im Praxisalltag und die Chancen die diese bietet.

Gestärkte Arzt-Patienten-Bindung und finanzielle Vorteile der Videosprechstunde

Videosprechstunde Button

Bild Doctolib

Eine Behandlung per Videosprechstunde ist für den Arzt oder Behandler angenehmer durchzuführen, als sich “Die Ohren heiß zu telefonieren” und viele Stunden den Hörer in der Hand zu halten. Ein Telefongespräch bietet nur akustische Informationen, wodurch ein wichtiges Stück Kommunikation wegfällt. Im Gegensatz hierzu bietet die Videosprechstunde eine größere Bandbreite an Kommunikationsfaktoren.

Insbesondere, wenn der Arzt den Patienten bereits kennt, kann er durch die zusätzliche Visualität den Gesundheitszustand besser einschätzen. Ein schlechter Allgemeinzustand eines Patienten ist so besser erkennbar und der Patient fühlt sich in der Kommunikation besser abgeholt. Die Arzt-Patienten-Bindung wird durch diesen digitalen Service gestärkt. Auch die Bindung von technisch affinen Patienten an die Praxis wird gesteigert, da diese Patienten sich eher für einen Arzt entscheiden, der auf digitale Lösungen setzt.

Neben den genannten, nicht-finanziellen Argumenten, für die Videosprechstunde gibt es auch finanzielle Vorteile. Die Anwendung der Videosprechstunde in einer Praxis oder medizinischen Einrichtung wird finanziell von der KV unterstützt. Je nach KV gibt es Förderungen von bis zu 713 € pro Quartal, welche eine zusätzliche Einkommensquelle darstellen:

Dass Patienten, abhängig von der jeweiligen Erkrankung, mittlerweile durchaus offen sind für Beratungen via Video-Chat, hat nicht nur Vorteile im Hinblick auf die Prävention von Infektionen. Die Videokonsultation stellt außerdem eine zeitliche Entlastung für Ärzte und Behandler dar und steigert dadurch die Effizienz und Profitabilität von Arztpraxen und medizinischen Einrichtungen.

Die bestmögliche Anwendung der Videosprechstunde

Insbesondere attraktiv für Ärzte und Behandler ist zudem die einfache Handhabung der Videosprechstunde in der Praxis, sowie die schnelle Einrichtung des Services in nur 20 Minuten. Mit nur einem Klick kann ein physischer Termin vor Ort in eine Videosprechstunde umgewandelt werden. Dies ist insbesondere in Pandemie- oder Grippezeiten praktisch, um schnell und flexibel reagieren zu können. Des Weiteren ist die Doctolib-Videosprechstunde nahtlos in den digitalen Kalender integriert und somit vollsynchronisiert.

Doctolib überprüft, ob die Voraussetzungen (Akku, Mikrofon, Kamera und Verbindung) für die Videosprechstunde erfüllt sind und schickt dem betreffenden Patienten 10 Minuten vorher nochmal eine Erinnerung. Hilfreich hierbei ist auch, dass der Arzt oder Behandler ganz unkompliziert relevante Dokumente mit seinem Patienten teilen kann. Patienten können bei der eigenständigen Online-Buchung einfach Videosprechstunde als Terminart auswählen. Dies bietet eine Zeitersparnis für Arzt und Patient. In der Praxis werden personelle Ressourcen eingespart, welche sonst stetig mit der Beantwortung eingehender Anrufe beschäftigt sind und Patienten hängen nicht in unnötigen Warteschleifen, sondern können einen Termin buchen wann immer es ihnen in den Terminkalender passt.

Die Videosprechstunde ist ein praktikables Tool, wessen Anwendung bei Arzt und Patient anfangs aber manchmal mit Unsicherheiten verbunden ist. Allerdings raten Ärzte und Behandler, wie Herr Dr. Holger Liebermann, die den Service schon nutzen “Einfach mal probieren”, denn danach wollen beide Seiten nicht mehr ohne. Wichtig bei digitalen Tools, so zeigt die Erfahrung, ist dass das eigene Praxispersonal perfekt geschult wird. Das Personal vor Ort muss ein gutes Wissen um die Anwendung haben, um auch Patienten etwaige Fragen beantworten zu können und Vertrauen zu schaffen. Gezieltes Marketing und eine Aufklärung von Patienten über den Service sind wichtige Bausteine für eine erfolgreiche Anwendung des Services. Eine Praxis sollte “Patienten konkret auffordern einen Termin für eine Videosprechstunde zu machen”, denn so merken viele, dass dies ganz einfach geht berichtet Herr Dr. Holger Liebermann.

Wird sich der aktuell beobachtete Trend der Videosprechstunde fortsetzen? Ärzte und Behandler wie Herr Dr. Holger Liebermann, welche die Videosprechstunde schon nutzen, gehen davon aus. Dadurch, dass das Verbot zur Fernbehandlung gelockert wurde und und die Abrechnungsmöglichkeiten erweitert wurden, sind vorherige Barrieren digitaler Tools herabgesetzt worden. Zudem wird das Werkzeug von Patienten mittlerweile sehr gut angenommen und die Nachfrage nach der Videosprechstunde ist spürbar gestiegen.

Quellen:

1)Interne anonymisierte Doctolib Statistiken zeigen, dass -58% von Terminausfällen bei verschiedenen Fachärzten 5 % betragen. Datenerhebung im Zeitraum von Oktober 2018 – April 2019. Die durchschnittliche Terminausfallquote in Deutschland laut Kassenärztlicher Bundesvereinigung (Praxisbefragung zur Termintreue 2014: https://www.kbv.de/html/9953.php) beträgt schätzungsweise zwischen 5-20 %. Davon wurde der Durchschnittswert zur Ermittlung der Terminausfallquote genommen = 12 % (12,5 % als Durschnittswert von 5-20 %, abgerundet auf 12 %).

2)Interne, anonymisierte Statistiken von Doctolib über verschiedene Fachrichtungen hinweg. Datenerhebung im Zeitraum Mai 2018 -April 2019.

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Dr. Ilias Tsimpoulis

Ilias Tsimpoulis

Managing Director bei Doctolib

Dr. Ilias Tsimpoulis ist promovierter Mediziner und Managing Director bei Doctolib in Deutschland. Nach seinem Medizinstudium arbeitete er als Arzt in der Radiologie am Klinikum der Universität zu Köln und war daraufhin in der strategischen Unternehmensberatung sowie in einem DAX-Konzern tätig. Im Mai 2018 begann Dr. Ilias Tsimpoulis seine Tätigkeit bei Doctolib als Director Kliniken, Health Systems und Partnerschaften und wurde im März 2019 zum Managing Director Deutschland ernannt. Durch seine langjährige Erfahrung im Gesundheitsbereich, kennt Dr. Tsimpoulis die Bedürfnisse der Zielgruppe Arzt und Klinik aus erster Hand.

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