Praxiscontrolling

Ziel erfassen und daran festhalten

Auch wenn es viele Ärzte unterschätzen, Controlling ist – wenn es erst einmal verstanden wurde – die einfachste Form des Praxismanagements. Hier erfahren Sie, warum es im Praxisalltag so wichtig ist.

Controlling ist ein Steuerungsinstrument, das den unternehmerischen Entscheidungsprozess des Niedergelassenen durch Informationser- und -verarbeitung unterstützt. Die kann der Arzt auf Basis der Zahlen seines Steuerberaters in der Regel alleine leisten. Im Kern will Controlling erreichen, dass der Arzt als Unternehmer seine Praxisziele nicht aus den Augen verliert und sie regelmäßig auf Praktikabilität hin überprüft, um gegebenenfalls Korrekturen einzuleiten. Es ist dem Charakter nach somit Kontroll- wie Planungsinstrument, also sowohl vergangenheits- als auch zukunftsorientiert.

Vereinfacht ausgedrückt ist Controlling also die Sicherstellung, dass Planwerte durch steuerndes Eingreifen erreicht werden. Das Eingreifen in die Praxisabläufe ist deshalb nötig, weil selbst die exakteste Planung in der Praxisrealität nicht verhindern kann, dass im Tagesgeschäft mehr oder weniger starke Tendenzen zur Abweichung von der geplanten Entwicklung eintreten. Fehlt eine Orientierung an Zielen und Planwerten, kann es auch kein Controlling geben. Dann allerdings ist auch fraglich, ob man überhaupt von unternehmerischem Verhalten in der jeweiligen Praxis sprechen kann.

Grundlage der Steuerungsmaßnahmen ist die permanente Überwachung der Ergebnisse der Leistungserstellung und deren beeinflussende Parameter, um sich abzuzeichnende Abweichungen so früh wie möglich zu erkennen. Abweichungen erkennen ist überhaupt eine der Kernaufgaben des Controllings. Kündigt sich aus dem Vergleich der tatsächlichen Ergebnisse mit den Planwerten ein voraussichtliches Auseinanderklaffen von Ist und Soll an, muss der Niedergelassene zunächst prüfen, ob dadurch das Erreichen der geplanten Ergebnisse gefährdet ist. Bestätigt sich diese Gefahr, muss der Arzt geeignete Maßnahmen zur Verhinderung oder zumindest Minimierung der Abweichung einleiten. Soll-Ist-Vergleich und Einleitung von Korrektur-Maßnahmen stellen also die weiteren Kernpunkte des Controllings als Phase innerhalb des Management- Regelkreises dar. Liegt die Abweichung etwa in einer „unrealistischen“ Zielvorgabe begründet, ist es Aufgabe des Niedergelassenen, die laufende Rückkopplung der tatsächlich realisierten Ergebnisse mit den Planansätzen vorzunehmen und eine Revision der Ansätze zu bewirken.

Der Praxisinhaber will und muss für das erfolgreiche Führen seiner Praxis mehr als die laufende Kenntnis von Umsatz, Kosten und Gewinn haben. Er muss sich darum bemühen, festzustellen, in welchen Bereichen seine ärztliche Tätigkeit in der Vergangenheit erfolgreich beziehungsweise weniger erfolgreich war. Und ihn interessiert, wo sich mögliche neue Geschäftsfelder für ihn auftun und ob und wie er darauf reagieren soll. Damit stellt er auch die Weichen für das, was in Zukunft zu ändern ist. Die Analyse vergangenheitsbezogener Daten hilft, Chancen und Risiken innerbetrieblicher Entwicklungen frühzeitig zu erkennen. Diese Informationen lassen sich unter anderem aus den monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertungen beziehungsweise dem Rechnungswesen herleiten. Aber nicht alle gewünschten Infos können aus dem Rechnungswesen ersehen werden. Manche entstehen nur durch die Herstellung von Beziehungen zwischen einzelnen Daten (Relationen) und durch weiterführende Analysen.

Ein wichtiges Mittel dazu sind Kennzahlen, die wesentliche Aussagen über die Praxis in komprimierter Form geben. Sie entstehen durch die Kombination sinnvoller Größen, die eine Abhängigkeit voneinander aufweisen, und lassen in prägnanter Form Urteile über bestimmte Sachverhalte zu. Doch auch sie spiegeln nur eine Momentaufnahme des Praxisgeschehens. Kritische Werte sind für sich allein wenig aussagefähig. Erst durch den Vergleich mit anderen Perioden werden Erkenntnisse gewonnen, die ein Warnsignal oder einen Handlungsbedarf auslösen.

Zum Steuern und Führen der Praxis sind reine Kennzahlensysteme jedoch nicht ausreichend. Das Instrumentarium des Controllings geht daher auch weit über Kennzahlen hinaus. Entsprechend gehören zum Praxis-Controlling auch Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungsanalysen, Praxisvergleiche, Investitionsrechnungen, Liquiditätsrechnungen und Planungsrechnungen etc.

A&W-KOMPAKT

 

Ganzheitliche Praxisanalyse …
… bedeutet das Hinausgehen über „harte“ Praxisdaten wie Umsatz oder Kosten. Ganzheitlich berücksichtigt auch „weiche Daten“ wie Betriebsklima, Motivation oder Art der Patientenbeziehungen, da diese ebenso wichtig, doch schwerer messbar sind. Trotzdem müssen sie analysiert werden, um wichtige Infos für Managemententscheidungen zu liefern.

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Author's imageJürgen VeitLeiter Kommunikation D-A-CH bei CompuGroup Medical Deutschland AG

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