Patient zahlt nicht? Richtig mahnen in Krisenzeiten

Ob Zusatzuntersuchungen, ästhetische Behandlungen oder reisemedizinische Beratungen: Viele Patienten fragen beim Arzt inzwischen Leistungen nach, für die die Krankenkassen, aber auch viele private Versicherungen nicht aufkommen. Praxen eröffnet das eine lukrative Einnahmequelle. Zumindest, solange die Patienten ihre Rechnungen bezahlen.

Allerdings gibt es wohl kaum einen Arzt in Deutschland, der nicht regelmäßig offene Forderungen eintreiben muss. Das ist nicht nur lästig, sondern auch teuer.

Umso wichtiger ist es, dass Praxischefs und ihr Personal in rechtlicher und tatsächlicher Hinsicht alles richtig machen, um einerseits an ihr Geld zu kommen, aber andererseits ihre Patienten nicht zu verprellen.

Der erste Schritt: Das freundliche Erinnerungsschreiben

„Jeder kann mal etwas vergessen …“ So oder so ähnlich beginnen die (ersten) Mahnschreiben vieler Unternehmen. Auch Praxischefs sollten bei der ersten Erinnerung auf eine offene Rechnung noch verbindlich und freundlich bleiben. Dennoch sollte die Formulierung des Schreibens unmissverständlich sein.

Schon die Überschrift („Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“) muss klarmachen, worum es geht.  Zudem sollte der Patient erfahren, dass er sich durch seine unbezahlte Forderung im Verzug befindet und klar und deutlich zur Zahlung des offenen Betrages aufgefordert werden.

Wichtig ist dabei auch, einen eindeutigen Bezug zur Ursprungsrechnung herzustellen und deren Fälligkeitsdatum zu nennen. Nicht unbedingt sinnvoll ist es hingegen, schon bei der ersten Mahnung Verzugszinsen bzw. Mahngebühren zu verlangen. Das könnte Patienten verärgern, die die Rechnung tatsächlich nur vergessen haben.

Unbedingt notwendig ist es jedoch, in der Mahnung ein neues Zahlungsziel festzulegen und darauf hinzuweisen, dass, wenn bis dahin noch kein Geld eingegangen ist, Mahngebühren bzw. Zinsen anfallen.

Eskalation in mehrere Stufen

Hat die erste Mahnung nichts gebracht, können Ärzte noch ein zweites, freundliches Schreiben versenden. Spätestens der dritte Brief sollte dann allerdings deutlich machen, dass weitere Untätigkeit schmerzliche Folgen hat:  Der Patient muss wissen, dass die Praxis einen Anwalt einschalten wird, wenn die Rechnung nicht beglichen wird – und dass ein gerichtliches Mahnverfahren droht.

Tipp:  Laut §12 GOÄ ist eine korrekt gestellte Rechnung in dem Moment fällig, in dem der Patient sie in den Händen hält.  Theoretisch können Ärzte ihre Leistungen also schon in der Praxis abrechnen. Wird die Rechnung per Post verschickt, lohnt es sich aber, dem Patienten zumindest eine Frist von 14 Tagen zu gewähren, bevor er in Verzug gerät.