Krisensituationen in der Praxis: So hilft ein Notfallordner

Steuerfahndung vor der Tür

Acht Uhr morgens, die Arztpraxis hat gerade erst geöffnet und der Inhaber ist noch nicht im Haus. Plötzlich klingelt es: Die Steuerfahndung will wegen eines möglichen Steuerdelikts die Räumlichkeiten durchsuchen. Hier ist es als MFA besonders wichtig, Ruhe zu bewahren und zu etwaigen Vorwürfen zu schweigen. Im Notfallordner findet sich idealerweise die Telefonnummer des Anwalts oder – wenn er nicht sofort erreichbar ist – die Kontaktdaten eines Anwaltsnotdienstes.

Auch der Steuerberater kann als Ansprechpartner in diesem besonderen Fall hilfreich sein. Wichtig ist es, keine Unterlagen übereilt herauszugeben, sondern mit einem Rechtsbeistand das weitere Vorgehen zu besprechen. Schließlich hat der Betreffende in diesem Fall das Recht, seinen Anwalt zu kontaktieren.

Panne beim Datenschutz

Nächster Worst-Case-Fall: Die Praxis ist Opfer eines Cyberangriffs geworden und sensible Patientendaten sind möglicherweise offengelegt. Liegt eine solche Datenpanne vor, muss diese der zuständigen Landesdatenschutzbehörde binnen 72 Stunden gemeldet werden. Je schneller die Meldung erfolgt, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Behörde nur eine Verwarnung ausspricht und den Datenschutzverstoß nicht sanktioniert.

Darüber hinaus sollten Niedergelassene ihren IT-Dienstleister kontaktieren. Auch hier empfiehlt es sich, die Kontaktdaten im Notfallordner zu vermerken, genau wie den Kontakt der zuständigen Landesdatenschutzbehörde und wichtige Passwörter.

Schwere Krankheit oder Tod

Fällt der Praxischef für längere Zeit aus oder stirbt plötzlich, ist die wirtschaftliche Existenz einer Praxis in Gefahr. Dies lässt sich vermeiden, wenn der Notfallordner unter anderem eine Unternehmervollmacht enthält. Sie ermächtigt eine Vertrauensperson dazu, die Arztpraxis unternehmerisch weiterzuführen. Auch sollte der Ordner eine Konto- und Vorsorgevollmacht sowie Versicherungsdokumente enthalten.

Besonders ratsam ist in diesem Zusammenhang die Praxisausfallversicherung: Sie springt ein, wenn der normale Praxisbetrieb infolge von Krankheit oder Unfall des Praxisinhabers oder Quarantänemaßnahmen gestört oder unterbrochen wird. Die Police ersetzt den entgangenen Betriebsgewinn und die Kosten für Gehälter, Steuern und Miete. Einen umfassenden Schutz bieten zusätzlich die Berufsunfähigkeits- und Unfallversicherung. Außerdem können Niedergelassene mit einem Testament bestimmen, wer die Praxisleitung übernimmt. Auf jeden Fall sollten Angehörige und Praxismitarbeiter immer informiert werden, wenn ein Notfallordner für verschiedene Szenarien angelegt ist.