Betriebsausflüge können sich auch steuerlich für den Arzt lohnen
Dennis Janz LL.M.Zweifelsohne: Betriebsausflüge sind gut für die Motivation, stärken den Teamgeist und fördern das Miteinander in der Arztpraxis. Allerdings muss irgendjemand das Vergnügen auch bezahlen, im besten Fall nicht nur Sie. Wie der Bonus vom Fiskus ausgeschöpft werden kann, erläutert Steuerberater und Fachberater im ambulanten Gesundheitswesen (IHK), Dennis Janz.
Die Steuerberaterkammer Niedersachsen hat jüngst über ihren Newsletter eine für Ärzte interessante Meldung herausgegeben. Darin wird erklärt, wie der Fiskus an dem Betriebsausflug des Praxisteams beteiligt werden kann und der Arzt somit nicht nur die Motivation und das Miteinander fördert, sondern auch noch Steuern spart.
Tatsächlich können Betriebsausflüge, die der Arzt mit seinem Praxisteam durchführt, unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich begünstigt werden. Vor allem, wenn es um das Thema Team-Building geht, sind diese eine gute Alternative zur herkömmlichen Betriebsveranstaltung wie einer Weihnachts- oder Jubiläumsfeier.
Dank für geleistete Arbeit
Betriebsausflüge stellen eine willkommene Möglichkeit dar, den medizinischen Fachangestellten der Praxis einmal außerhalb des normalen Arbeitsalltags für die von ihnen geleistete Arbeit zu danken und zusätzlich das Miteinander des Teams zu fördern.
Um das Zwischenmenschliche zu betonen, werden auch gerne mal die Partner und sonstige Angehörige mit zu solchen Ausflügen eingeladen. Aber Vorsicht, gerade bei bei derartigen Veranstaltungen sind besondere Regeln zu beachten, damit die steuerliche Begünstigung gesichert ist. Gesetzlich normiert sind diese Tatbestandsmermale im Zollkodex-Anpassungsgesetz, das seit Januar 2015 anzuwenden ist.
Die steuerrechtliche Definition von Betriebsveranstaltungen
Eine Betriebsveranstaltung im steuerrechtlichen Sinne liegt grundsätzlich nur dann vor, wenn die Teilnahme nicht auf bestimmte Gruppen beschränkt ist, sondern allen Angehörigen der Arztpraxis oder einer Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) offen steht. Aber in der Praxis gibt es wie immer Ausnahmen: Das bedeutet, dass ein begrenzter Teilnehmerkreis unter bestimmten Umständen ebenfalls akzeptiert wird.
Dies ist der Fall, wenn die Begrenzungen sich nicht als Bevorzugung ausgewählter MFA darstellen, sondern aus betriebsstrukturellen Konstellationen unweigerlich ergeben. Arbeiten beispielsweise bestimmte Abteilungen der Praxis besonders eng zusammen, kann die Auswahl für einen Betriebsausflug sich auf diesen Teilnehmerkreis beschränken. Grundsätzlich können zwei Veranstaltungen durch die Arztpraxis pro Jahr mit Steuerbonus durch den Fiskus durchgeführt werden.
Der (neue) Freibetrag statt (alter) Freigrenze
Eine der wesentlichen Änderungen in der Bewertung von betrieblichen Veranstaltungen, wie z.B. dem Betriebsausflug, ergibt sich durch die Umwandlung der vorher anzuwendenden Freigrenze von 110 Euro in einen gleich hohen steuerlichen Freibetrag.
Waren die Zuwendungen des Arztes im Rahmen von betrieblichen Veranstaltungen bis zu einer Freigrenze von 110 Euro pro Arbeitnehmer (inkl. Umsatzsteuer) lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, hatte dies doch den Nachteil, dass schon die Überschreitung um einen einzigen Cent dazu führen konnte, dass alles als geldwerter Vorteil bzw. steuerbarer Arbeitslohn zu behandeln war. Diese Praxis wurde nun geändert, indem ein Freibetrag bis zu 110 Euro pro Veranstaltung und Arbeitnehmer steuerlich angesetzt werden kann. Wird dieser dann überschritten, so wird lediglich der darüber liegende Betrag steuer- und sozialabgabenpflichtig. Dieser dann entstehende Arbeitslohn aus Anlass einer solchen Betriebsveranstaltung kann durch den Arzt pauschal mit 25 % besteuert werden.
Die anrechnungsfähigen Aufwendungen
Entgegen der früheren Handhabung, bei denen ausschließlich die “unmittelbar konsumierbaren” Aufwendungen wie etwa Speisen und Getränke oder in gewissem Umfang auch Musik oder künstlerische Darbietungen von den teilnehmenden Angestellten zu tragen waren, fließen nunmehr in den Freibetrag sämtliche Aufwendungen einer Betriebsveranstaltung ein. Dazu gehört – über die oben bereits genannten Kosten hinaus – auch die Übernahme von Beförderungskosten durch den Arzt im Rahmen der durchgeführten Betriebsveranstaltung selbst. Diese Kosten spielen ohne Zweifel bei einem solchen Betriebsausflug eine gewisse Rolle, wie etwa eine Flussdampfer- oder Kahnfahrt oder eine Busfahrt mit attraktivem Besichtigungsprogramm für die Teilnehmer.
Berücksichtigt werden dürfen auch eventuelle anfallende Raummieten und alle Elemente des gebotenen Unterhaltungsprogramms, Eintrittskarten, kleine Aufmerksamkeiten oder Barzuwendungen, die stellvertretend gewährt werden, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist.
Ausserdem werden auch die Kosten für die Begleitperson in die 110 Euro-Grenze des Angestellten mit eingerechnet. Diese neue Regelung kann unter Umständen schnell zur Überschreitung des neuen Freibetrags und zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führen, wird jedoch gleichzeitig durch die Einführung des Freibetrages anstelle der bisherigen Freigrenze etwas abgemildert.
Für die entsprechende Berechnung der Arbeitnehmeranteile an den Gesamtkosten sind alle zu berücksichtigenden Aufwendungen zusammenzurechnen und zu gleichen Teilen auf alle anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Der Arzt als Arbeitgeber seinerseits wird bei intelligenter Ausflugsgestaltung (ggf. mit Hilfe des Steuerberaters) die Möglichkeit finden, den steuer- und sozialabgabenfreien Rahmen für seine MFA einzuhalten bzw. gekonnt auszuschöpfen.
Praxishinweise für den Arzt
Damit ein mit guter Absicht und unter Steigerung der Sozialkompetenz des Arztes geplanter Betriebsausflug sich auch steuerlich für alle Beteiligten – und vor allem für den Arzt – rechnet, ist eine versierte und umsichtige Vorbereitung notwendig. Deshalb empfiehlt die Steuerberaterkammer Niedersachsen, bereits vor der Konzeption und Planung des Betriebsausfluges professionellen Steuerrat einzuholen.