Platz im Aktenschrank: Diese Unterlagen dürfen 2023 weg

Ob im Ordner oder in digitaler Form: Praxischefs müssen sehr viele Dokumente sehr lange archivieren. Mit dem Jahreswechsel sind jedoch etliche Fristen ausgelaufen. Was jetzt entsorgt werden kann.

Digitalisierung hin oder her: Ganz ohne Archivraum geht es in den meisten Arztpraxen nach wie vor nicht. Der Grund: Freiberufler müssen viele geschäftliche Unterlagen ein ganzes Jahrzehnt lang aufbewahren – und zwar so, dass die Dokumente während der gesamten Zeit lesbar bleiben. Das kann eine Herausforderung sein. Denn viele Originalunterlagen (zum Beispiel Bewirtungs- oder Tankbelege sowie Faxe) verblassen mit der Zeit und werden irgendwann unlesbar. Ärzte, die diese Dokumente in die Steuer gebracht haben, sollten daher die Originale kopieren und letztere zusammen mit der Kopie aufbewahren.

Doch von welchen Papieren können sich Praxisinhaber seit Anfang 2023 bedenkenlos trennen?

Unterlagen aus dem Jahr 2012

Ein Fall für den Schredder sind zunächst die Aufzeichnungen, die vor dem 31. Dezember 2012 erstellt wurden. Der Zehn-Jahresfrist unterliegen unter anderem

• Jahresabschlüsse,
• Ausgangs- und Eingangsrechnungen,
• Quittungen,
• Kontoauszüge,
• Kredit- und Steuerunterlagen sowie
• Prozessakten.

Auch sonstige Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen aus dem Jahr 2012 können nun in die Tonne.

Unterlagen aus dem Jahr 2016

Die sechsjährige steuerliche Aufbewahrungsfrist gilt zum Beispiel für

• erhaltene und versandte Geschäftsbriefe,
• Kredit-, Versicherungs- und Mietverträge,
• Sozialversicherungsunterlagen,
• Lohnbelege und
• Stundenzettel der Belegschaft.

Auch wer einen Betriebsprüfer im Haus hatte, kann dessen Prüfberichte aus dem Jahr 2016 dem Reißwolf übergeben.  Gleiches gilt für Dokumente zu Bankbürgschaften und Darlehensunterlagen.

In Zweifelsfällen lieber weiter archivieren

So befreiend es auch sein mag, ordnerweise Unterlagen zu vernichten: Praxisinhaber, die unsicher sind, ob ein Dokument womöglich doch noch gebraucht wird, sollten sicherheitshalber ihren Steuerberater zurate ziehen. Auch müssen Ärzte beim “Ausmisten” die Verjährung von Haftungsansprüchen berücksichtigen. Solange ein Patient noch Klage einreichen kann, sollte man seine Unterlagen lieber nicht entsorgen. Das gilt natürlich auch für Papiere, die laufende Verfahren betreffen.

Tipp: Angestellte Ärzte unterliegen deutlich weniger strengen Vorgaben als Selbstständige. Dennoch sollten auch sie private Rechnungen und Belege erst einmal aufbewahren. Zwar müssen Belege seit 2017 dem Finanzamt nicht mehr automatisch vorgelegt werden, ihre Entsorgung sollte aber frühestens erfolgen, wenn der Steuerbescheid überprüft und bestandskräftig ist.