Effizient statt erschöpft: Die größten Zeitfresser in der Praxis und wie man sie vermeidet
In vielen Arztpraxen herrscht jeden Tag Hochbetrieb – zwischen Patientenversorgung, Dokumentation und Organisation rinnt die Zeit oft wie Sand durch die Finger. Wenn Hektik zum Dauerzustand wird, lohnt sich ein genauer Blick auf die Ursachen. Denn nicht selten sind es versteckte Zeitfresser, die nicht nur Stress verursachen, sondern auch Effizienz, Arbeitszufriedenheit und Patientenerlebnis negativ beeinflussen. Welche Faktoren besonders oft Zeit kosten und wie man sie erfolgreich beseitigt, zeigt dieser Beitrag.
1. Unstrukturierte Abläufe – der stille Effizienzkiller
In vielen Praxen fehlen klar definierte Prozesse für wiederkehrende Aufgaben. Ob es um die Patientenaufnahme, Blutentnahmen oder das Scannen von Dokumenten geht: Wenn Arbeitsabläufe nicht standardisiert sind, führt das zu doppelten Wegen, unnötigen Rückfragen und Fehlerquellen.
Typische Anzeichen:
Ein- und dasselbe Dokument muss mehrfach bearbeitet werden.
Patienten geben dieselben Informationen mehrmals weiter.
Relevante Daten sind nicht zentral oder aktuell zugänglich.
Lösungsansätze:
Abläufe klar definieren und dokumentieren, zum Beispiel mithilfe eines internen Prozesshandbuchs.
Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten eindeutig regeln.
Tools wie die Online-Rezeption nutzen, die Routineprozesse digital abbilden und automatisieren können – z. B. die strukturierte Patientenaufnahme vor dem Termin.
Dadurch gewinnen Teams wertvolle Zeit für das, was wirklich zählt: die medizinische Versorgung.
2. Schlechte Kommunikation – Ursache vieler Reibungsverluste
Effiziente Kommunikation ist mehr als nur der Austausch von Informationen. In der Praxis umfasst sie interne Übergaben, die Dokumentation sowie die Interaktion mit Patienten und externen Partnern wie Laboren oder Versicherungen.
Häufige Stolperfallen:
Informationen gehen bei Übergaben verloren.
Patienten erscheinen unvorbereitet, etwa ohne Überweisung oder Medikamentenliste.
Teams unterbrechen sich gegenseitig, was Arbeitsprozesse fragmentiert.
Optimierungsmöglichkeiten:
Kommunikationsregeln festlegen (z. B. keine Unterbrechungen während der Patientenaufnahme).
Digitale Tools wie Docmedico einführen, um Übergaben und Informationen zentral zu dokumentieren und verfügbar zu machen.
Teambesprechungen regelmäßig durchführen, um Abläufe zu reflektieren und anzupassen.
Neue Mitarbeitende gezielt einarbeiten, um Kommunikationsstrukturen schnell zu vermitteln.
Gerade die digitale Dokumentation von Übergaben kann helfen, Informationsverlust zu vermeiden und sorgt für nahtlose Behandlungsabläufe.
3. Papierkram & fehlende Digitalisierung – Zeitfresser mit Tradition
Der Verwaltungsaufwand in deutschen Arztpraxen ist hoch. Viele Praxen arbeiten noch immer analog – mit Faxgeräten, Papierformularen oder mehrfach geführten Akten. Dabei gibt es längst digitale Alternativen.
Herausforderungen:
Manuelle Datenübertragung ist fehleranfällig und kostet Zeit.
Wiederkehrende Aufgaben wie Terminvereinbarungen oder Rezeptbestellungen werden nicht automatisiert.
Fehlende Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen führen zu Doppelarbeit.
Pragmatische Lösungen:
Digitale Workflows etablieren, z. B. für Rezeptbestellungen, Terminbuchungen oder Dokumentenmanagement.
Repetitive Aufgaben automatisieren, z. B. über die Online-Rezeption by Docmedico, die Patienteninformationen vorab strukturiert erfasst.
Digitale Schulungen anbieten, um das Team fit für neue Systeme zu machen.
Prozesse schrittweise digitalisieren, um Akzeptanz im Team zu fördern.
Langfristig entlastet das nicht nur das Praxispersonal, sondern steigert auch die Patientenzufriedenheit durch kürzere Wartezeiten und bessere Organisation.
Fazit: Kleine Änderungen – große Wirkung
Die größten Zeitfresser in der Praxis lassen sich häufig mit überschaubarem Aufwand beseitigen – vorausgesetzt, sie werden erkannt und gezielt angegangen. Wer Abläufe standardisiert, die Kommunikation verbessert und digitale Tools wie Docmedico einsetzt, schafft nicht nur mehr Effizienz, sondern auch bessere Arbeitsbedingungen.
Für nachhaltige Veränderungen empfiehlt es sich, die Maßnahmen im Qualitätsmanagement zu verankern, regelmäßig zu evaluieren und Mitarbeitende aktiv einzubeziehen. So entsteht ein lernendes System, das stetig besser wird – im Sinne des Teams und der Patienten.
Quelle:- Simianer Udo, Deutsches Ärzteblatt, Praxisführung: Ein Drittel mehr Patienten bei gleichem Aufwand, Ausgabe 48
- Kassenärztliche Bundesvereinigung, QM – Methoden und Instrumente
- Schuhmacher, A., Becker, A. Mit wenigen Schritten zu mehr Effizienz in der Praxis. gynäkologie + geburtshilfe
Benedikt Schleif
80469 München