Materialkosten in der Arztpraxis senken – So sparen Sie bis zu 15 %
Marzena SickingSteigende Energiepreise, Inflation und stagnierende Honorare setzen Arztpraxen zunehmend unter Druck. Doch es gibt einen unterschätzten Bereich mit großem Sparpotenzial: die Materialkosten. Mit wenigen, gezielten Maßnahmen lassen sich jährlich tausende Euro einsparen – ohne Qualitätsverlust.
Warum Materialkosten ein unterschätzter Kostenfaktor sind
Viele Praxisteams richten ihre Aufmerksamkeit vor allem auf Personal, Abrechnung und Digitalisierung. Dabei verursachen medizinische Verbrauchsgüter, Diagnostikzubehör und Bürobedarf oft unbemerkt hohe laufende Kosten. Die letzte Erhebung des Statistischen Bundesamtes zeigt: Medizinische Sachkosten machen durchschnittlich 9,4 % der Gesamtausgaben ärztlicher Praxen aus. In absoluten Zahlen sind das häufig mehr als 50.000 € pro Jahr. Fachrichtungen mit hohem Materialeinsatz – wie Dermatologie, Gynäkologie oder Orthopädie – liegen teils deutlich darüber. Entsprechend groß ist das Potenzial, hier effizienter zu wirtschaften.
Die 5 besten Maßnahmen zur Senkung der Materialkosten in Arztpraxen
Preisvergleiche konsequent nutzen: Viele Praxen bestellen über Jahre hinweg bei denselben Anbietern – oft aus Gewohnheit. Doch die Preise für identische Produkte schwanken teils erheblich. Online-Vergleichsportale, aber auch viele spezialisierte Großhändler ermöglichen den raschen Überblick über aktuelle Konditionen. Natürlich müssen Sie Ihr Augenmerk nicht auf alle in der Praxis genutzten Artikel richten, das wäre unnötig hoher Aufwand. Erstellen Sie stattdessen eine Tabelle mit Ihren 20 meistgekauften Artikeln und vergleichen Sie deren Preise regelmäßig (z. B. vierteljährlich).
Bestellungen bündeln & Einkaufsgemeinschaften nutzen: Je größer die Bestellmenge, desto größer das Verhandlungspotenzial – das gilt auch für Verbrauchsmaterial. Wer sich mit anderen Praxen zusammenschließt (z. B. im Praxisnetz oder über regionale Verbünde), kann gemeinsam günstigere Konditionen erzielen und Versandkosten minimieren. Beispiel: Eine Hausarztpraxis, die sich mit zwei benachbarten Kolleg:innen zusammenschließt, kann jährlich mehrere Hundert Euro einsparen – allein durch Staffelpreise bei Einmalhandschuhen.
Lagerhaltung digitalisieren: Übervolle Schränke, abgelaufene Verbände und doppelt bestellte Artikel sind oft Symptome einer fehlenden oder veralteten Lagerstrategie. Digitale Lösungen wie Doctolib Einkauf, medavis Lagerverwaltung oder einfache Excel-Vorlagen helfen, den Überblick zu behalten.Vorteile: Automatische Warnung bei Unter- oder Überbestand, Übersicht über Haltbarkeitsdaten, Vermeidung unnötiger Nachkäufe.
Praxispersonal aktiv einbinden und schulen: Der Einkauf wird in vielen Praxen „nebenbei“ erledigt – häufig durch medizinisches Fachpersonal ohne Einkaufserfahrung. Durch klare Zuständigkeiten, Schulungen und ein strukturiertes Bestellverfahren werden Fehler reduziert und Prozesse verschlankt. Schulungsinhalte könnten sein: Bedarfsanalyse und Dokumentation, Umgang mit Online-Vergleichsportalen, Lagerkennzeichnung und Ablaufkontrolle.
Verbrauch regelmäßig auswerten und steuern: Setzen Sie einen festen Termin (z. B. im Januar oder zum Quartalsende), um Ihre Materialausgaben zu überprüfen. Mit einer einfachen Excel-Auswertung oder Software-Berichten können Sie den Verbrauch pro Quartal oder pro Sprechstunde analysieren. Vor allem auf die folgenden Punkte sollte genau geachtet werden: Welche Auffälligkeiten bzw. Regelmäßigkeiten lassen sich erkennen? Welche Artikel werden überdurchschnittlich häufig verbraucht? Gibt es unnötige Doppelausgaben? Lohnt sich eine Umstellung auf günstigere, gleichwertige Alternativen?
Was die Planung der Materialkosten Ihrer Praxis bringen kann
Durch strukturierte Einkaufsprozesse, konsequenten Preisvergleich und eine optimierte Lagerhaltung lassen sich laut Erfahrungsberichten aus Praxisnetzwerken und Branchenanalysen Einsparungen von 10 bis 15 % der jährlichen Materialkosten realistisch erzielen:
So sind Preisunterschiede von bis zu 30 % bei identischen Produkten (z. B. bei Einmalartikeln, Diagnostikzubehör oder Sprechstundenbedarf) auf dem Markt nichts ungewöhnliches. Wer zudem konsequent Händler-Aktionen und Messerabatte ausnutzt, kann hier jede Menge Geld sparen.
Die Reduktion von Fehl- und Doppelbestellungen, insbesondere durch klar definierte Zuständigkeiten im Team und eine digitale oder tabellarische Lagerverwaltung, ist ein ebenfalls häufig unterschätztes Sparpotenzial.
Vermiedene Lagerverluste durch Ablaufkontrolle: abgelaufene Produkte verursachen oft stille Kosten, die durch gezielte Bevorratung vermeidbar sind.
Einkaufsgemeinschaften erzielen in der Regel Nachlässe von 5–12 % je nach Produktgruppe und Volumen.
Die genaue Höhe der Einsparung hängt natürlich von der Ausgangssituation ab: Praxen mit bereits gut optimiertem Einkaufspotenzial erreichen eher 5–8 %, während solche ohne strukturierte Prozesse Einsparungen von 15 % und mehr erzielen können.