E-Mails in der Arztpraxis: Ab ins elektronische Archiv!

Die Finanzverwaltung hat mit den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zahlreiche Vorschriften festgehalten, wie mit elektronischen Belegen umzugehen ist. Oberstes Prinzip dabei ist, dass Sie originär digital erstellte Unterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern archivieren müssen.

Digitales korrekt archivieren

Für Ihre Buchhaltung heißt das: Sie müssen elektronische Belege so aufbewahren, dass sichergestellt ist, dass die Wiedergabe jederzeit möglich oder die Daten jederzeit verfügbar sind. Außerdem müssen Sie sie unverzüglich lesbar machen und die Daten müssen jederzeit ausgewertet werden können. In der Praxis trifft dies vor allem für Belege zu, die Sie per Mail als Eingangsrechnung erhalten haben. Die GoBD legen hierzu fest, dass eine Rechnung, die per E-Mail im pdf-Format eingegangen ist, bis zum Ende der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist unverändert archiviert werden muss.

E-Mails mit und ohne Anhänge…

Gespeichert werden muss in diesem Fall aber laut GoBD nur der Anhang, nicht die E-Mail selbst. Dient die E-Mail nur als Transportmittel für die angehängte elektronische Rechnung, ist sie nicht aufbewahrungspflichtig. Im Grunde können Sie solche Mails wie einen Papierbriefumschlag behandeln, mit dem die Rechnung per gelber Post gekommen ist: in den Papierkorb werfen.

Achtung bei steuerlich wichtigen Details

Anders sieht es aus, wenn in der E-Mail selbst die steuerlich relevanten Informationen aufgeführt sind – etwa dann, wenn die Rechnung direkt im Text der E-Mail steht. Dann müssen Sie die E-Mail als solche speichern, und zwar so, dass keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden können. Eine Archivierung als txt-Datei dürfte damit nicht ausreichen. Und wenn Sie solche E-Mails beispielsweise als pdf-Datei speichern, gehen die Informationen des Headers verloren. Weil eine prüfungssichere Archivierung hier recht komplex ist, sollten Sie Ihre Lieferanten bitten, Rechnungen ausschließlich als Datenanhang zu schicken.

Externe Sicherung nicht vergessen

Für E-Mails ohne steuerlich relevante Inhalte gilt: Diese müssen weder archiviert noch bei einer Betriebsprüfung vorgehalten werden. Allerdings ist nicht immer eindeutig, wann Inhalte steuerlich relevant werden. Im Zweifelsfalle also besser zu viel abspeichern als zu wenig – samt der Hard- und Software, die benötigt wird, um E-Mails oder deren Anhänge wiederherzustellen und lesbar zu machen. Vergessen Sie auch nicht, das Ganze auf einem externen Server zu spiegeln und die gesicherten Daten regelmäßig außerhalb Ihrer Praxis zu archivieren. So schützen Sie Ihr Archiv sowohl vor Computerfehlern und Viren als auch vor Einbruch und Diebstahl.