Impftermine besser managen: Die besten Tipps für MFA
Bianca NuberRegelmäßige Impferinnerungen tragen zur Gesundheitsvorsorge bei und helfen, das Ganze in der Praxis besser zu organisieren. Doch was ist rechtlich erlaubt, wie darf man Patientinnen und Patienten überhaupt ansprechen und welche technischen Tools können das Impfmanagement erleichtern? Ein Überblick.
Fällige Auffrischimpfungen werden im hektischen Praxisalltag oft übersehen – sowohl von Patienten als auch von der Praxis. Ein systematisches Recall-System kann hier helfen und rechtzeitig an STIKO-empfohlene Impfungen wie Tetanus, Diphtherie, Pertussis oder die jährliche Grippeimpfung erinnern. Das Ergebnis im Idealfall: besserer Impfschutz, höhere Patientenbindung und besser planbare Praxisabläufe.
Recall für Patienten: Datenschutz beachten
Doch Vorsicht: Bevor Sie den ersten Recall aus der Praxis versenden, braucht es eine schriftliche Einwilligung der Patienten für diese Form der Kontaktaufnahme. Diese muss eindeutig dokumentieren, dass die Gesundheitsdaten auch zur Terminerinnerung genutzt werden dürfen. Wichtig: Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden – informieren Sie Ihre Patient:innen unbedingt auch darüber.
| Was ist erlaubt? | |
|---|---|
Erlaubt | Nicht erlaubt |
Brief im geschlossenen Umschlag | Postkarte (Verstoß gegen Datenschutz) |
E-Mail (mit Einwilligung und verschlüsselter Verbindung) | WhatsApp (fehlende DSGVO-Konformität) |
SMS (mit ausdrücklicher Zustimmung) | |
Grundsätzlich gilt: Ein Recall ist keine unzulässige Werbung, sondern eine ärztlich induzierte Patienteninformation – das hat die Rechtsprechung bereits klargestellt.
Freundliche Ansprache im Patienten-Recall
man sollte allerdings nicht nur die juristischen Vorgaben beachten, sondern auch sonst die notwendige Form waren. Formulieren Sie die Erinnerung deshalb immer höflich und konkret. Beispiel: „Sehr geehrte Frau Müller, laut unseren Unterlagen ist Ihre Tetanus-Auffrischimpfung fällig. Gerne vereinbaren wir einen Termin mit Ihnen. Bitte melden Sie sich unter...“ Vermeiden Sie Formulierungen, die wie aggressive Werbung für Impfung oder andere Praxisleistungen wirken. Der Recall soll schließlich nur informieren, nicht bedrängen.
Software-Lösungen im Überblick
Moderne Praxisverwaltungssysteme (PVS) bieten meist integrierte Recall-Module. Alternativen können externe Tools die Lösung sein. Hier ein paar Beispiele für entsprechende Lösungen:
Integrierte PVS-Module:
medatixx: Digitales Impfmanagement mit STIKO-Abgleich
MEDICAL OFFICE: Recallketten mit Statusverwaltung
principa: regelbasiertes, kontextbezogenes Recall-Management
Externe Spezialtools
Doctolib, Jameda: mit Online-Terminbuchung verknüpft, moderne Oberfläche
Idana: spezialisiert auf digitales Impfmanagement mit Aufklärungsbögen
Die richtige Wahl hängt meist von Praxisgröße, Budget und gewünschtem Automatisierungsgrad ab. In jedem Fall sollte das System DSGVO-konform sein und sich nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe einfügen. Vergleichen Sie die Systeme und lassen Sie sich am besten auch individuell beraten.
Ziffern für Impfberatung und Durchführung
Die Impfung selbst wird über die Versichertenpauschale (z. B. EBM-Ziffer 03000) abgedeckt. Impfstoffe werden separat abgerechnet. Eine eigenständige Impfberatung (EBM 88322) ist grundsätzlich auch ohne sofortige Impfung möglich, sollte aber sorgfältig dokumentiert werden.
Gut zu wissen:
Wenn MFA nach ärztlicher Anordnung und Aufklärung selbst impfen, ändert sich an der Abrechnung nichts – die Leistung bleibt über den Arzt/die Ärztin abrechenbar.
Impf-Recall in 5 Schritten
Einwilligung einholen: schriftliche Zustimmung zur Nutzung von Gesundheitsdaten für Recall-Zwecke
Impfstatus erfassen: systematische Dokumentation aller Impfungen im PVS
Erinnerungszeitpunkt festlegen: automatische Auslösung z. B. 4 Wochen vor Fälligkeit
DSGVO-konformen Kanal wählen: Brief, verschlüsselte E-Mail oder SMS (niemals Postkarte oder WhatsApp)
Rücklauf dokumentieren: Reaktion des Patienten (Termin vereinbart, abgelehnt, keine Rückmeldung) im System vermerken