Materialeinkauf ist die Sparquelle Nr. 1

Praxiskosten senken: Hier können Ärzte noch Geld sparen

Die Zahl Ihrer Privatpatienten und Zusatzeinnahmen ist gestiegen, der Gewinn hat sich trotzdem nicht wie erwünscht entwickelt? Dann sind vermutlich Ihre Praxiskosten zu hoch. Viele Praxisinhaber übersehen hier nämlich konsequent einige Einsparmöglichkeiten, insbesondere die Materialwirtschaft. Wir zeigen Ihnen, wie genau sie sparen können.

Beim Thema Praxiskosten denken die meisten Praxisinhaber vor allem an ihr Personal. Schließlich machen diese Kosten etwa 50 Prozent der Praxisaufwendungen aus. Ärzte, die an dieser Schraube drehen wollen, sparen allerdings an der falschen Stelle: Gute MFA sind heiß begehrt und für eine reibungslos funktionierende Arztpraxis unabkömmlich. Überdurchschnittlich hohe Gehälter sind hier keine Seltenheit, sondern eher das Mittel der Wahl, um gute Kräfte dauerhaft zu halten. Zum Glück haben Praxisinhaber, die ihren Gewinn erhöhen wollen, aber noch viele andere Einsparmöglichkeiten.

Materialwirtschaft ist die Einsparmöglichkeit Nr.1

In der Arztpraxis spielt die Materialwirtschaft oft eine größere Rolle als man denkt – besonders bei der Optimierung der Ertrags- und Kostensitua­tion. Wer Materialwirtschaftskonzepte frühzeitig entwickelt und implementiert, kann ordentlich Geld sparen. Immerhin machen die Materialkosten durchschnittlich mindestens fünf Prozent des Gesamtumsatzes einer Praxis aus.

Für die optimale Effektivitätssteigerung sollten Praxisinhaber prüfen, in welchem Umfang sie zu Veränderungen bereit sind. Neben dem Bedarfsmanagement, das durch Analysen den tatsächlichen Bedarf an Waren feststellt, gilt das Bestellmanagement als Schlüssel zum Erfolg.
Denn das grundsätzliche Ziel sollte sein, durch ein strategisches Einkaufsmanagement die Bestandswerte sowie Bestandsreichweiten zu reduzieren – und trotzdem die Materialverfügbarkeit zu erhöhen. Konkret bedeutet das:

  • wenige Einzelbestellungen
  • keine teuren Spontankäufe
  • Rahmenverträge für Waren mit hohem Verbrauch abschließen
  • Skontoziehung und Versandkostenrabatte nutzen.

Mit dieser Herangehensweise lassen sich die meisten Bestellungen bündeln und der Warenbestand oft deutlich günstiger einkaufen. Dazu kommt auch die wichtige Frage, ob die Verbrauchsmaterialien für IGeL dem Standardsortiment entsprechen. Wer sich dabei langfristig nur auf den Preis verlässt, denkt allerdings zu kurzfristig. Wichtige Aspekte eines durchdachten Konzeptes umfassen auch eine kompetente Beratung oder die Gründung von Einkaufsgemeinschaften. Denn mit gemeinschaftlichen Großbestellungen lässt sich unterm Strich meist deutlich mehr Geld einsparen.

Unbedingt vermeiden sollte man hingegen Spontankäufe, denn die gehen ins Geld. Wenn das Verbandsmaterial im laufenden Praxisbetrieb ausgeht, muss man die Produkte teuer in der Apotheke erwerben. Eine strategische Einkaufsplanung vermeidet das.

Miete senken

Der zweitgrößte Posten bei den Praxisaufwendungen ist meistens die Miete. Mietverträge für Arztpaxen werden in der Regel für 5 oder 10 Jahre geschlossen. Beobachten Sie den Markt für gewerbliche Immobilien in Ihrer Umgebung. In den meisten Städten herrscht nämlich inzwischen ein deutliches Überangebot. Das versetzt vor allem Praxisinhaber, die sich für eine eher kürzere Laufzeit im Vertrag entschieden haben oder eine günstige Kündigungsklausel haben, in eine gute Verhandlungsposition. Informieren Sie sich regelmäßig über alternative Angebote und vor allem über die aktuell aufgerufenen Preise für gewerbliche Räume. Zwingend umziehen müssen Sie aber nicht: Vor allem, wenn die Mieten dank Überangebot zwischenzeitlich deutlich gesunken sind, haben Sie eine gute Verhandlungsbasis bei Ihrem Vermieter. Wenn der die Miete nach Ihrem Auszug nicht erhöhen kann, sondern deutliche Einbußen oder sogar Leerstand hinnehmen müsste, wird er Ihnen gerne entgegenkommen. Das gilt insbesondere, wenn der Vertrag demnächst zur Verlängerung ansteht.

Ein Blick in den Mietvertrag kann ebenfalls lohnen. Prüfen Sie, ob die zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten tatsächlich die angegebene Quadratmeterzahl erfüllen. Abweichungen von mehr als 10% sind auch bei gewerblichen Mietverträgen ein Mietminderungsgrund. Gleiches gilt übrigens für eine Beeinträchtigung der Nutzung. Viele gewerbliche Mietverträge enthalten eine Klausel, die eine Mietminderung ausschließt, wenn der Vermieter die Beeinträchtigung nicht zu verantworten hat. Solche Klauseln sind in der Regel aber ungültig. Straßensperren, Lärmbelästigungen durch Bauarbeiten in der Nachbarschaft u.ä. hat der Vermieter zwar nicht zu verantworten, dennoch können Sie in solchen Fällen die Miete kürzen, weil Patienten der Zugang zur Praxis erschwert wird oder manche Zusatzleistungen aufgrund der Störungen gar nicht mehr angeboten werden können. Selbständig mindern dürfen Sie die Miete allerdings nicht: Wie hoch die Mietminderung sein darf, muss normalerweise ein Gericht festsetzen.

Telekommunikation

Während mit privaten Handyverträgen regelmäßig „jongliert“ wird, um den günstigsten Tarif abzugreifen, bleibt in der Praxis schlimmstenfalls über Jahrzehnte alles auf dem alten Stand. Dabei hat der Konkurrenzkampf der TK-Anbieter  vor dem gewerblichen Bereich keinesfalls Halt gemacht: Hier werden ebenfalls regelmäßig neue und vor allem meist günstigere Tarife angeboten. Alle 2 Jahre sollten Telekommunikationsverträge deshalb auch in der Arztpraxis auf dem Prüfstand stehen.

Die Angst, für Patienten plötzlich nicht mehr erreichbar zu sein, müssen Praxisinhaber nicht haben: Heute kann die bisherige Telefonnummer in der Regel problemlos zum neuen Anbieter mitgenommen werden. Meistens ist ein Wechsel auch gar nicht nötig. Schon mit einem Tarifwechsel beim gleichen Anbieter lassen sich einige hundert Euro pro Jahr einsparen. Allerdings ist der Anbieter nicht verpflichtet, Sie auf die günstigeren Angebote hinzuweisen. Die Zeit für die Recherche müssen Sie sich also schon nehmen.

Porto

Unter dem Motto „Kleinvieh macht auch Mist“ lohnt sich ein Blick auf die Porto-Kosten. Über die denken die wenigsten Praxisinhaber regelmäßig nach. Dabei lässt sich hier wirklich Geld sparen, beispielsweise beim Paketversand. Die Preisunterschiede zwischen den Dienstleistern sind zum Teil erheblich. Abgesehen davon, können Sie viel Geld sparen, wenn Sie immer auf die richtige Verpackungsgröße achten und nicht ständig kostenpflichtig viel Luft mitverschicken.

Falls Sie regelmäßig Infobriefe oder ähnliche Schreiben an Ihre Patienten versenden, sollten Sie auf das Papier, das Format und die Versandart achten. Größe und Gewicht spielen eine große Rolle: Zwischen „Standardbrief“, „Maxibrief“, „Kompaktbrief“ u.ä. können bis zu einem Euro Differenz liegen – pro Brief versteht sich.

Preisvergleich der Dienstleister

Fast alle Arztpraxen greifen auf die Unterstützung von Dienstleistern zurück. Steuerberater, Privatärztliche Verrechnungsstelle, Wartungsverträge für Praxisgeräte oder die Reinigung der Berufskleidung: Bei fast allen Leistungen zeigen sich erhebliche Preisunterschiede bzw. können Preise noch nachverhandelt werden. Der Wechsel des Strom- und Wasseranbieters kann der Arztpraxis ebenfalls lohnenswerte Ersparnisse bringen.

Grundsätzlich sollten Sie bei Dienstleistungen für die Arztpraxis immer mehrere Angebote einholen. Wichtig ist aber auch, dass Sie sich im Vorfeld klar darüber sind, was Sie von dem Dienstleister erwarten. So mancher Preis geht zu Lasten der erbrachten Leistung beziehungweise der Flexibilität des Dienstleisters. Verlieren Sie das Thema Qualität deshalb niemals aus den Augen, sonst bezahlen Sie am Ende doppelt für eine kleine Einsparung.

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Author's imageDr. Siegfried HammerlGeschäftsführer bei PAS Dr. Hammerl

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