Häufig ignorierte Einsparmöglichkeiten

Praxiskosten senken: Hier können Sie Geld sparen

Die Zahl Ihrer Privatpatienten und Zusatzeinnahmen ist gestiegen, der Gewinn hat sich trotzdem nicht wie erwünscht entwickelt? Dann sind vermutlich Ihre Praxiskosten zu hoch. Viele Praxisinhaber übersehen hier nämlich konsequent einige Einsparmöglichkeiten. Wir stellen sie vor.

Beim Thema Praxiskosten denken die meisten Praxisinhaber vor allem an ihr Personal. Schließlich machen diese Kosten etwa 50 Prozent der Praxisaufwendungen aus. Ärzte, die an dieser Schraube drehen wollen, sparen allerdings an der falschen Stelle: Gute MFA sind heiß begehrt und für eine reibungslos funktionierende Arztpraxis unabkömmlich. Überdurchschnittlich hohe Gehälter sind hier keine Seltenheit, sondern eher das Mittel der Wahl, um gute Kräfte dauerhaft zu halten. Zum Glück haben Praxisinhaber, die ihren Gewinn erhöhen wollen, aber noch viele andere Einsparmöglichkeiten.

Miete senken

Der zweitgrößte Posten bei den Praxisaufwendungen ist meistens die Miete. Mietverträge für Arztpaxen werden in der Regel für 5 oder 10 Jahre geschlossen. Beobachten Sie den Markt für gewerbliche Immobilien in Ihrer Umgebung. In den meisten Städten herrscht nämlich inzwischen ein deutliches Überangebot. Das versetzt vor allem Praxisinhaber, die sich für eine eher kürzere Laufzeit im Vertrag entschieden haben oder eine günstige Kündigungsklausel haben, in eine gute Verhandlungsposition. Informieren Sie sich regelmäßig über alternative Angebote und vor allem über die aktuell aufgerufenen Preise für gewerbliche Räume. Zwingend umziehen müssen Sie aber nicht: Vor allem, wenn die Mieten dank Überangebot zwischenzeitlich deutlich gesunken sind, haben Sie eine gute Verhandlungsbasis bei Ihrem Vermieter. Wenn der die Miete nach Ihrem Auszug nicht erhöhen kann, sondern deutliche Einbußen oder sogar Leerstand hinnehmen müsste, wird er Ihnen gerne entgegenkommen. Das gilt insbesondere, wenn der Vertrag demnächst zur Verlängerung ansteht.

Ein Blick in den Mietvertrag kann ebenfalls lohnen. Prüfen Sie, ob die zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten tatsächlich die angegebene Quadratmeterzahl erfüllen. Abweichungen von mehr als 10% sind auch bei gewerblichen Mietverträgen ein Mietminderungsgrund. Gleiches gilt übrigens für eine Beeinträchtigung der Nutzung. Viele gewerbliche Mietverträge enthalten eine Klausel, die eine Mietminderung ausschließt, wenn der Vermieter die Beeinträchtigung nicht zu verantworten hat. Solche Klauseln sind in der Regel aber ungültig. Straßensperren, Lärmbelästigungen durch Bauarbeiten in der Nachbarschaft u.ä. hat der Vermieter zwar nicht zu verantworten, dennoch können Sie in solchen Fällen die Miete kürzen, weil Patienten der Zugang zur Praxis erschwert wird oder manche Zusatzleistungen aufgrund der Störungen gar nicht mehr angeboten werden können. Selbständig mindern dürfen Sie die Miete allerdings nicht: Wie hoch die Mietminderung sein darf, muss normalerweise ein Gericht festsetzen.

Telekommunikation

Während mit privaten Handyverträgen regelmäßig „jongliert“ wird, um den günstigsten Tarif abzugreifen, bleibt in der Praxis schlimmstenfalls über Jahrzehnte alles auf dem alten Stand. Dabei hat der Konkurrenzkampf der TK-Anbieter  vor dem gewerblichen Bereich keinesfalls Halt gemacht: Hier werden ebenfalls regelmäßig neue und vor allem meist günstigere Tarife angeboten. Alle 2 Jahre sollten Telekommunikationsverträge deshalb auch in der Arztpraxis auf dem Prüfstand stehen.

Die Angst, für Patienten plötzlich nicht mehr erreichbar zu sein, müssen Praxisinhaber nicht haben: Heute kann die bisherige Telefonnummer in der Regel problemlos zum neuen Anbieter mitgenommen werden. Meistens ist ein Wechsel auch gar nicht nötig. Schon mit einem Tarifwechsel beim gleichen Anbieter lassen sich einige hundert Euro pro Jahr einsparen. Allerdings ist der Anbieter nicht verpflichtet, Sie auf die günstigeren Angebote hinzuweisen. Die Zeit für die Recherche müssen Sie sich also schon nehmen.

Porto

Unter dem Motto „Kleinvieh macht auch Mist“ lohnt sich ein Blick auf die Porto-Kosten. Über die denken die wenigsten Praxisinhaber regelmäßig nach. Dabei lässt sich hier wirklich Geld sparen, beispielsweise beim Paketversand. Die Preisunterschiede zwischen den Dienstleistern sind zum Teil erheblich. Abgesehen davon, können Sie viel Geld sparen, wenn Sie immer auf die richtige Verpackungsgröße achten und nicht ständig kostenpflichtig viel Luft mitverschicken.

Falls Sie regelmäßig Infobriefe oder ähnliche Schreiben an Ihre Patienten versenden, sollten Sie auf das Papier, das Format und die Versandart achten. Größe und Gewicht spielen eine große Rolle: Zwischen „Standardbrief“, „Maxibrief“, „Kompaktbrief“ u.ä. können bis zu einem Euro Differenz liegen – pro Brief versteht sich.

Materialwirtschaft

Auch wer frühzeitig Materialwirtschaftskonzepte implementiert, kann in seiner Arztpraxis ordentlich Geld sparen. Immerhin machen die Materialkosten durchschnittlich mindestens fünf Prozent des Gesamtumsatzes einer Praxis aus. Vor allem ein optimiertes Bestellmanagement ist der Schlüssel zu echten Ersparnissen. Um unnötige Kosten künftig zu vermeiden, müssen die 4 goldenen Regeln der Materialwirtschaft eingehalten werden: 1. Weniger Einzelbestellungen, also nur noch im Notfall. 2. Keine teuren Spontankäufe: Vergleichen der Anbieter ist künftig vor jedem Einkauf Pflicht. 3. Bei Waren mit hohem Verbrauch in der Praxis sollten Sie Rahmenverträge mit günstigen und renommierten Anbietern abschließen. So lassen sich meistens einige Prozent zusätzlich rausholen. 4. Vergessen Sie nicht, Skontoziehung und Versandkostenrabatte bei jedem Einkauf zu nutzen. Unterhalten Sie Kooperationen mit anderen Ärzten, bietet sich auch die Gründung von Einkaufsgemeinschaften an.

Mit dieser Herangehensweise können Praxisinhaber die meisten Bestellungen bündeln und vor allem deutlich günstiger einkaufen. Das setzt natürlich voraus, dass Sie Ihre Materialwirtschaft in der Praxis im Griff haben und die Einkäufe vorausschauend planen können. Aber das sollte nicht nur aus Kostengründen gut funktionieren…

Preisvergleich der Dienstleister

Fast alle Arztpraxen greifen auf die Unterstützung von Dienstleistern zurück. Steuerberater, Privatärztliche Verrechnungsstelle, Wartungsverträge für Praxisgeräte oder die Reinigung der Berufskleidung: Bei fast allen Leistungen zeigen sich erhebliche Preisunterschiede bzw. können Preise noch nachverhandelt werden. Der Wechsel des Strom- und Wasseranbieters kann der Arztpraxis ebenfalls lohnenswerte Ersparnisse bringen.

Grundsätzlich sollten Sie bei Dienstleistungen für die Arztpraxis immer mehrere Angebote einholen. Wichtig ist aber auch, dass Sie sich im Vorfeld klar darüber sind, was Sie von dem Dienstleister erwarten. So mancher Preis geht zu Lasten der erbrachten Leistung beziehungweise der Flexibilität des Dienstleisters. Verlieren Sie das Thema Qualität deshalb niemals aus den Augen, sonst bezahlen Sie am Ende doppelt für eine kleine Einsparung.

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