Teambuilding in der Arztpraxis: Betriebsausflug steuerlich absetzen

Mit einem Betriebsfest wollen viele Ärzte ihren Mitarbeitern etwas Besonderes bieten. Hoch im Kurs stehen Betriebsausflüge mit einem vielseitigen Veranstaltungsprogramm, möglicherweise auch mit Übernachtung.

Doch zieht der Fiskus für Betriebsveranstaltungen strenge Grenzen. Zweimal jährlich dürfen Praxisbesitzer pro Mitarbeiter bis zu 110 Euro brutto steuer- und sozialabgabenfrei ausgeben. Dieser Betrag ist bei ausgedehnten Betriebsausflügen schnell ausgeschöpft. Unternehmen können den Betriebsausflug auch mit einer Bildungsmaßnahme kombinieren. So können Firmen die steuerlichen Abzugsmöglichkeiten erweitern.

Neue gesetzliche Vorgaben schränken den bisherigen Spielraum allerdings ein. „Seit Anfang 2015 wird der steuer- und abgabenfreie Höchstbetrag bei Betriebsevents wesentlich schneller erreicht als bisher“, betont Torsten Lambertz, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei der Wirtschaftskanzlei WWS in Mönchengladbach. Durch das sogenannte Zollkodex-Anpassungsgesetz wurde aus der ehemaligen Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbeiter ein Freibetrag.

Neues Gesetz mit weitreichenden Folgen

Mit der begrifflichen Änderung gehen einschneidende Änderungen einher. Nunmehr gelten nur noch die Kosten über dem Freibetrag als steuer- und sozialabgabenpflichtiger Arbeitslohn. Doch müssen entgegen der Ansicht des Bundesfinanzhofs (Az. VI R 94/10 und Az. VI R 7/11) fortan alle Aufwendungen auf die Teilnehmer umgelegt werden. Dazu zählen etwa Kosten für den äußeren Rahmen wie Saalmiete oder Veranstalterhonorar. Ausgenommen sind interne Kosten wie etwa die Lohnkosten für die Eventorganisation in Eigenregie. Zudem schreibt das neue Gesetz vor, dass der auf Begleitpersonen entfallende Anteil an den Gesamtkosten dem Arbeitnehmer zuzurechnen ist.

Alternative Gestaltungsmodelle für Betriebsfeiern gewinnen daher an Bedeutung. Denkbar ist, den Ausflug um eine betrieblich notwendige Fortbildung zu ergänzen. In Frage kommen dafür Seminare, die fachliche oder soziale Kompetenzen vermitteln. Dies können etwa Sprach- und IT-Kurse oder Maßnahmen zur Teamentwicklung sein.

Größerer finanzieller Puffer

Steuerlich handelt es sich dabei um „gemischte Veranstaltungen.“ Die Konsequenz: Gemeinsame Kosten wie Fahrt- oder Übernachtungskosten lassen sich teilweise auf die Fortbildung umlegen. Dies ermöglicht einer Arztpraxis einen größeren finanziellen Puffer für die Betriebsveranstaltung innerhalb des erlaubten Freibetrags.

Gemischte Veranstaltungen wecken schnell das Misstrauen der Finanzbehörden. Praxisbesitzer sollten die Fortbildungsmaßnahme plausibel darlegen und den betrieblichen Nutzen ausführlich erläutern. „Niedergelassene Ärzte sollten die Kosten für die Betriebsveranstaltung und die Fortbildung detailliert dokumentieren und möglichst eindeutig zuordnen“, rät WWS-Experte Lambertz. „Dies lässt sich am besten durch separate Rechnungen für die einzelnen Veranstaltungskomponenten gewährleisten“.

Lassen sich Aufwendungen wie Reisekosten nicht eindeutig dem Betriebsausflug oder der Fortbildung zuordnen, kann man sie auf einzelne Parts aufteilen. Maßgeblich ist laut Grundsatzurteil des Bundesfinanzhofs (Az. Gr S 1/06) der jeweilige Zeitanteil der einzelnen Programmpunkte.

Teilnahme am Betriebsausflug für alle

Vorsicht: Steuerlich begünstigt sind nur Betriebsausflüge, die allen Mitarbeitern offen stehen. Nur in Ausnahmefällen ist ein begrenzter Teilnehmerkreis erlaubt, etwa wenn Abteilungen einen Ausflug machen. „Veranstaltungen mit eingeschränkter Teilnahme dürfen bestimmte Arbeitnehmergruppen nicht bevorzugen“, sagt Lambertz. „Ansonsten gelten sie nicht als Betriebsveranstaltung im steuerlichen Sinne.“ Für alle Aufwendungen werden dann Steuern und Sozialabgaben fällig.

Fazit: Arbeit und Vergnügen lassen sich kombinieren, sollten aber strikt getrennt werden. So realisieren Praxisbesitzer einen gelungenen Betriebsausflug ohne steuerliche Überraschungen.

Ideen für Betriebsausflüge

Wer sich die Organisation eines Betriebsausflugs sparen möchte, kann auf zahlreiche Anbieter zurückgreifen. Zum Beispiel: www.betriebsausflug.com oder www.teamgeist.com.
Ansonsten sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt:

• Segway-Tour
• Geocaching
• Casino-Besuch
• Stadtführung
• Krimi-Dinner
• Erlebniskochen

Autor: Kai Christian Busch