Praxiscontrolling: Mit acht Kennzahlen die Praxis steuern

01.10.2026

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© MediPulse (mithilfe von KI generiert)

Vergütung gedeckelt, steigende Kosten, dazu ePA und GOÄ-Reform: Trotzdem steuern viele Praxen weiter nach Bauchgefühl. Welche Kennzahlen ein gutes Praxiscontrolling braucht und wie sie sich lesen lassen.

Was Praxiscontrolling leistet

Controlling bezeichnet in der Betriebswirtschaft die Steuerung eines Betriebs. In der Arztpraxis heißt das: in festen Abständen messen, wo die Praxis wirtschaftlich steht, die Werte mit früheren Zeiträumen und vergleichbaren Praxen abgleichen und daraus Entscheidungen ableiten. Bei steigenden Kosten und sinkenden Zuschlägen ist das die Voraussetzung, um rechtzeitig gegensteuern zu können.

Man unterscheidet zwei Ebenen. Das operative Praxiscontrolling betrachtet das laufende Jahr mit Ergebnis, Liquidität, Kosten und Auslastung. Das strategische Praxiscontrolling blickt weiter voraus, etwa bei Investitionen oder Standortfragen. Der Aufbau beginnt meist beim operativen Teil, weil er die Grundlage für kurzfristige Entscheidungen liefert.

Warum die BWA für die Steuerung nicht reicht

Praxiscontrolling ersetzt die Steuerkanzlei nicht. Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) des Steuerberaters bleibt eine fundierte Datenquelle. Für die laufende Steuerung hat sie aber eine Schwäche: Sie bildet vergangene Monate ab und kommt häufig mit mehreren Wochen Verzug. Wer eine Kostenverschiebung erst ein halbes Jahr später bemerkt, kann meist nicht mehr rechtzeitig gegensteuern.

Dazu kommt ein verbreiteter Irrtum: Das Ergebnis der BWA ist nicht der Gewinn, der am Ende bleibt. Arztlohn, Einkommensteuer und Tilgung sind darin noch nicht berücksichtigt. Ein gutes Praxiscontrolling arbeitet deshalb mit tagesaktuellen Daten und rechnet dort weiter, wo die BWA aufhört.

Acht Kennzahlen für das Praxiscontrolling

Die wichtigsten Kennzahlen lassen sich aus Abrechnung, BWA und Praxiskonto ableiten. Ist das Controlling einmal aufgesetzt, bleibt der laufende Aufwand überschaubar. Zusammen beantworten die Kennzahlen vier Fragen: Was verdient die Praxis? Wohin fließt das Geld? Was treibt den Umsatz? Reicht die Liquidität, um die laufenden Kosten zu decken?

Was verdient die Praxis? Praxisergebnis und Umsatzrendite

Die zentrale Erfolgsgröße ist das Praxisergebnis: Einnahmen minus Aufwendungen, vor Arztlohn, Steuern und Tilgung. Vergleichbar wird es über die Umsatzrendite. Sie zeigt unabhängig von der Praxisgröße, wie viel von jedem eingenommenen Euro übrig bleibt. Das Statistische Bundesamt meldet für 2024 im Schnitt 854.000 Euro Einnahmen und 516.000 Euro Aufwendungen je Praxis. Das entspricht einer Umsatzrendite von rund 40 Prozent. Der Wert ist ein Durchschnitt über alle Fachrichtungen und kann erheblich schwanken.

Die Rendite sagt dabei mehr als der Gewinn allein. Ein Beispiel: Eine Praxis steigert ihren Umsatz in zwei Jahren von 620.000 auf 700.000 Euro. Die Kosten steigen im selben Zeitraum von 360.000 auf 440.000 Euro. In beiden Jahren bleiben 260.000 Euro übrig, der Gewinn wirkt also stabil. Von 100 Euro Umsatz bleiben aber nur noch 37 statt 42 Euro. Die Praxis arbeitet mehr für dasselbe Ergebnis

Wohin fließt das Geld? Die Kostenquoten

Die Kostenquoten zeigen, wie sich die einzelnen Kostenblöcke entwickeln. Steigt der Umsatz, während die Rendite sinkt, wächst mindestens ein Block schneller als die Einnahmen. Der größte Block ist in fast jeder Praxis das Personal: Laut Zi-Praxis-Panel entfallen im Schnitt rund 58 Prozent der Aufwendungen darauf (Berichtsjahr 2023). Wie hoch eine Quote sein darf, hängt stark von der Fachrichtung ab. Eine Hausarztpraxis ist personalintensiver als eine Radiologie mit hohem Geräteanteil. Aussagekräftig wird eine Quote deshalb erst im Vergleich mit der eigenen Fachgruppe. Für die Personalkostenquote geht das zum Beispiel mit dem kostenlosen Personalkostenquote-Rechner von MediPulse.

Was treibt den Umsatz? Fallzahl, Fallwert und Behandlerstunde

Der Umsatz ergibt sich aus der Zahl der Fälle mal dem Honorar je Fall. Wer beide Werte getrennt betrachtet, sieht, woher ein Rückgang kommt. Sinkt die Fallzahl, kommen weniger Patientinnen und Patienten. Dann lohnt der Blick auf Terminangebot und Patientenbindung. Sinkt dagegen der Fallwert, rechnet die Praxis pro Fall weniger ab, etwa weil sich das Leistungsspektrum verschiebt oder Ziffern fehlen.

Ergänzend zeigt der Umsatz je Behandlerstunde, wie gut die ärztliche Zeit genutzt wird, die knappste Ressource der Praxis. Sinkt dieser Wert, verbringen Ärztinnen und Ärzte womöglich mehr Zeit mit Aufgaben, die das Praxisteam übernehmen könnte.

Reicht die Liquidität? Die Liquiditätsreichweite

Die Liquiditätsreichweite zeigt, wie viele Monate die Praxis ihre Ausgaben mit dem Geld auf dem Konto bezahlen könnte. Ein Beispiel: Auf den Konten liegen 75.000 Euro, jeden Monat gehen 60.000 Euro ab. Das Geld reicht für gut einen Monat. Das ist knapp, vor allem wenn die nächste Zahlung der Kassenärztlichen Vereinigung erst in zwei Monaten eingeht und vorher Steuern fällig werden. Als Richtwert gelten drei, besser sechs Monate.

Gewinn ist dabei nicht gleich Geld auf dem Konto. Auch eine Praxis mit gutem Jahresergebnis kann in Zahlungsnot geraten, wenn Kreditraten und Steuern nicht eingeplant sind.

Woher die Zahlen kommen

Die wichtigsten Quellen sind das Praxisverwaltungssystem (PVS) mit den Abrechnungsdaten und das Bankkonto mit dem aktuellen Kontostand und allen Ein- und Ausgängen. Die BWA der Steuerberatung ergänzt die Kosten, allerdings mit einigen Wochen Verzug. Aufwendig ist vor allem das Zusammenführen: Von Hand dauert es jeden Monat mehrere Stunden, und beim Übertragen schleichen sich leicht Fehler ein.

Kennzahlen richtig lesen: fünf typische Fälle

Jede Auswertung sollte zu einer Entscheidung führen. Die folgenden fünf Fälle zeigen, wie sich die Kennzahlen exemplarisch lesen lassen:

1. Die Umsatzrendite sinkt zwei Quartale in Folge. Dann sind zuerst die Kosten zu prüfen, danach der Umsatz. Meist ist ein einzelner Kostenblock schneller gewachsen als die Einnahmen.

2. Die Personalkostenquote steigt. Dann hilft die Frage, wie viele Fälle eine Vollzeitkraft betreut. Dieselbe Quote kann ein knapp besetztes Team mit vielen Überstunden beschreiben oder ein gut ausgelastetes Team mit klar verteilten Aufgaben.

3. Die Fallzahl bleibt gleich, der Fallwert sinkt. Die Praxis rechnet also pro Fall weniger ab. Zuerst sollte geprüft werden, ob sich das Leistungsangebot verändert hat oder Leistungen nicht abgerechnet wurden. Erst danach sind zusätzliche Sprechstunden sinnvoll.

4. Die Raumkostenquote steigt, obwohl die Miete gleichgeblieben ist. Dann ist der Umsatz gesunken. Die Quote wirkt hier als frühes Warnsignal.

5. Die Liquiditätsreichweite liegt unter dem eigenen Zielwert. Dann sollten Entnahmen und Investitionen warten. Gerechnet wird nur mit frei verfügbarem Geld: Rücklagen für Steuern und Kreditraten der nächsten Monate sind bereits verplant und zählen nicht mit.

Von der Excel-Tabelle zur laufenden Auswertung

Der erste Schritt ist der Wechsel von der manuellen, rückblickenden Auswertung zur laufenden Steuerung. Dabei kann eine spezialisierte Software wie MediPulse unterstützen. Die Plattform liest Abrechnungsdaten aus dem Praxisverwaltungssystem und Kontobewegungen über die Bankschnittstelle ein und führt sie in einem Dashboard zusammen. Die wichtigsten Kennzahlen stehen so tagesaktuell bereit, ohne dass sie manuell berechnen werden müssen. Dabei kann MediPulse alle gängigen Praxisverwaltungssysteme herstellerunabhängig anbinden.

Die Angaben in diesem Beitrag sind allgemeine Informationen und ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall ist die eigene Steuerberatung die richtige Adresse.