Vorsorge für den Notfall: Damit die Praxis weiterlaufen kann

Eine Praxis ist häufig von Ihnen als Inhaber geprägt. Was im Alltag mit Patienten ein Plus ist, kann bei einem Notfall zum großen Problem werden. Manchmal genügt schon eine längere Erkrankung – und die Praxis ist binnen kurzer Zeit nicht mehr handlungsfähig. Löhne und Rechnungen können nicht bezahlt werden, weil Kontovollmachten fehlen. Fristen laufen ab, weil die Informationen darüber nicht auffindbar sind. Unterlagen sind nicht zugänglich, weil die Passwörter unbekannt sind.

Auch Ärzte müssen für den Notfall vorsorgen

Szenarien, über die niemand so recht nachdenken mag – wer möchte schon privat mit langwieriger Krankheit oder Verkehrsunfällen konfrontiert werden. Außerdem gehen viele Ärzte davon aus, dass kurzfristig ein befreundeter Kollege oder engste Mitarbeiter die Leitung der Praxis übernehmen können und das Ganze schon irgendwie hinbekommen. Das Problem: Diese Personen werden meist nicht darüber informiert, welche Rolle sie in dieser Situation einnehmen sollen und welche wesentlichen Aufgaben zusätzlich auf sie zukommen.

Rechtzeitig den Notfallkoffer packen

Um aber für den Notfall gut gerüstet zu sein, sollten Ärzte rechtzeitig ihren Notfallkoffer packen – einen Ordner, in dem bei Bedarf alle wichtigen Fäden zusammenlaufen. Am besten versucht man die Themen zu strukturieren – mit Blick darauf, wer Handlungsvollmachten erhält, wer welche Schlüssel hat, wer wofür zuständig sein soll. Außerdem sollte ein Vertretungsplan aufgestellt werden. 

Viele Informationen befinden sich meist ausschließlich im Kopf des Praxisinhabers. Selten ist es aber besprochen, gar dokumentiert. Diese Informationen sollten aufgeschrieben werden. Außerdem ist es hilfreich, wichtige Dokumente wie Verträge, Policen und laufende Auftragsunterlagen im Notfallordner griffbereit abzuheften. Entscheidend ist auch, dass Vertrauenspersonen auf diese Daten zugreifen können. Wer möchte, dass diese Personen aus der Praxis stammen, sollte an Vollmachten denken – und Aufgaben, die sie im Notfall erledigen sollen, konkret zuweisen.

Zugangsdaten fürs Online-Banking nicht vergessen

Damit die Praxis weiterlaufen kann, müssen die Vertreter wissen, welche Programme welche Lizenzen und Passwörter erfordern. Das gilt auch für die Zugangsdaten für das Online-Banking – sensible Daten, die in einem verschlossenen Umschlag im Notfallkoffer aufbewahrt werden sollten.

Sie sollten unbedingt darauf achten, dass die Informationen aktuell bleiben. Dazu kann einmal im Jahr ein Termin festgelegt werden, um die festgelegten Regelungen durchzusehen und gegebenenfalls zu überarbeiten. Auch aktuelle Dokumente können dann ergänzt werden. Tipp: Der Notfallkoffer sollte leicht zu finden sowie systematisch angelegt sein, sodass auch Dritte damit gut zurechtkommen.