Betriebsausflug: gelungenes Team-Event oder teurer Horror-Trip?

Die Pandemie ist Geschichte – und Sommerfeste und Betriebsausflüge haben wieder Konjunktur. Doch nicht immer ist der Belegschaft am angesetzten Termin nach Gruppenaktivitäten zumute. Praxischefs sollten daher schon im Vorfeld des Events wichtige organisatorische Fragen klären.

Für die einen gehören Feiern mit Kollegen zu den Höhepunkten des Arbeitsjahres. Für die anderen sind sie vor allem eines: überflüssig. Praxischefs, in deren Belegschaft es Vertreter beider Fraktionen gibt, sollten daher sehr genau überlegen, ob sie die Belegschaft zu einem Team-Event einladen wollen – und wenn ja, unter welchen Bedingungen.

Diese Frage stellt sich umso mehr, wenn die Veranstaltung am Wochenende oder nach Feierabend stattfinden soll. Zwar können ärztliche Arbeitgeber niemanden anweisen, an einem Betriebsausflug oder dem gemeinsamen Grillabend teilzunehmen. In den meisten Fällen werden sich allerdings selbst die Partymuffel verpflichtet fühlen, auf der Praxisveranstaltung aufzutauchen – dann allerdings mit schlechter Laune.

Was einen gelungenen Betriebsausflug ausmacht

Um das zu verhindern, sollten Praxisinhaber akribisch recherchieren, ob es Aktivitäten gibt, für die sich alle begeistern können – und beispielsweise eine Liste mit unterschiedlichen Ausflugszielen und Programmvorschlägen zur Abstimmung stellen.

Lässt sich keine einheitliche Linie ausmachen, lohnt es sich oft, mehrere Optionen anzubieten: Während ein Teil der Truppe nach der gemeinsamen Wanderung schon im Gastgarten eincheckt, können sich besonders Aktive noch im Hochseilgarten oder beim Kanufahren beweisen.

Eine solche Wahlmöglichkeit nimmt den Druck aus der Veranstaltung und ermöglicht es auch älteren oder gesundheitlich angeschlagenen Kollegen, am Betriebsausflug teilzunehmen.

Aufwendungen für Betriebsausflug von der Steuer absetzen

Damit Arbeitgeber die Aufwendungen für den Transport, etwaige Eintrittsgebühren oder die Bewirtung der Belegschaft leichter schultern können, gewährt das Finanzamt für bis zu zwei Betriebsausflüge pro Jahr einen Freibetrag von 110 Euro pro Teilnehmer (vgl. § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Solange die Kosten diese Summe nicht übersteigen, fallen darauf weder Steuern noch Sozialversicherungsabgaben an. Vorsicht: Wenn die Mitarbeiter zu dem Event ihre Partner mitbringen dürfen, gibt es für diese keinen zusätzlichen Freibetrag.

Unerheblich ist für die Steuer zudem die Zahl der eingeladenen Personen: Sagen also Mitarbeiter kurzfristig ab, muss der Arbeitgeber bei den Freibeträgen daher auf die tatsächliche Teilnehmerzahl abstellen – selbst wenn sich an seinen Ausgaben nichts geändert hat, weil er mit einer größeren Gruppe geplant hat (BFH, Az. VI R 31/18).

Mehr zum Thema lesen Sie im Beitrag: Was Sie beim Nachweis von Bewirtungsaufwendungen beachten müssen