Was Sie beim Nachweis von Bewirtungsaufwendungen beachten müssen

In einem schicken Restaurant den Umbau der Praxis besprechen und die Rechnung von der Steuer absetzen? Das kann funktionieren. Allerdings müssen Ärzte beim Sammeln der Bewirtungsbelege einige wichtige Regeln beachten.

Grundsätzlich gilt: Praxisinhaber, die aus betrieblichem oder geschäftlichem Anlass Essen und Getränke ausgeben, können die dafür entstehenden Kosten steuerlich geltend machen. Allerdings ist Geschäftsessen nicht gleich Geschäftsessen.

Die Finanzverwaltung unterscheidet zwischen geschäftlicher und betrieblicher Bewirtung.

• Eine geschäftliche Bewirtung liegt vor, wenn zwischen dem Praxischef und den eingeladenen Personen eine Geschäftsbeziehung bezieht. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn sich der Praxischef mit seinem Steuerberater trifft oder mit dem Innenarchitekten den Umbau der Praxis bespricht. In diesem Fall lassen sich 70 Prozent der angemessenen Bewirtungskosten geltend machen. Dabei gilt die Faustregel: Je erfolgreicher eine Praxis läuft, desto opulenter darf auch die Bewirtung ausfallen. Der Gründer einer Einzelpraxis wird daher bescheidener agieren müssen als der Chef einer alteingesessenen Radiologie-Praxis mit 20 Mitarbeitern.
• Betriebliche Bewirtungskosten nimmt das Finanzamt an, wenn der Chef die Belegschaft bewirtet (zum Beispiel beim Sommerfest oder einem Betriebsausflug). Diese Kosten lassen sich vollständig von der Steuer absetzen. Gleiches gilt, wenn der Praxisinhaber Kaffee, Tee und Wasser für seine Arbeitnehmer stellt.

Unterschiedliche Nachweispflichten

Ärzte, die die Kosten eines Geschäftsessens von der Steuer absetzen wollen, müssen die Höhe der Kosten und die betriebliche Veranlassung des Essens nachweisen. Dazu verlangt das Finanzamt Angaben zu Ort und Tag, den Teilnehmern und dem Anlass der Bewirtung sowie zur Höhe der Aufwendungen. Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, genügen Angaben zum Anlass der Bewirtung und zu den teilnehmenden Personen. In jedem Fall aber muss die Rechnung des Restaurants dem Nachweis beigelegt werden.

Möchten Praxisinhaber eine betriebliche Bewirtung nachweisen, haben sie die folgenden Punkte zu dokumentieren:

• Ort der Bewirtung: Das können die Praxis- oder Privaträume des Arztes sein – oder die Anschrift des Restaurants.
• Tag der Bewirtung: Hier reicht das Datum. Gut zu wissen: Auch Bewirtungen am Wochenende können betrieblich veranlasst sein.
• Anlass der Bewirtung: Hier sollten Ärzte nichts dem Zufall überlassen. Wer sich an dieser Stelle in Allgemeinplätzen ergeht und nur  „Arbeitsessen“ oder „Teammeeting“ in das Formular einträgt, muss damit rechnen, dass das Finanzamt die Kosten nicht anerkennt. Besser sind daher möglichst konkrete Angaben: „Besprechung neuer Arbeitszeitmodelle“ oder „Strategietreffen zum Umgang mit schwierigen Patienten“.
• Höhe der Aufwendungen: Bei Bewirtungen, die nicht in einer Gaststätte stattgefunden haben, sondern in den eigenen Betriebsräumen, muss der Arzt die Rechnungen über die Speisen und Getränke aufbewahren, um sie im Zweifel vorlegen zu können.
• Teilnehmer: Ärzte müssen hier nicht nur die bewirteten Personen mit vollem Namen auflisten, sondern alle Teilnehmer des Events (und damit auch sich selbst – vgl. BFH, IV R 96/91).

Wichtig ist zudem, dass die Rechnungen von Hotels und Restaurants die Voraussetzungen des Paragrafen 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes erfüllen. Zu beachten ist außerdem, dass sich auf der Rechnung eine Registriernummer befindet und der Name sowie die Anschrift des Restaurants genannt wird. Ebenfalls auf der Rechnung abgedruckt sein muss die Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Gaststätte.

Den eigenen Namen und die Anschrift der Praxis darf der Arzt handschriftlich eintragen.