Fünf Tipps, wie Sie die schlimmsten Zeitfresser im Praxisalltag eliminieren

Läuft Mitarbeitern und Ärzten in der Praxis die Zeit davon, bleibt der Stress auch den Patientinnen und Patienten nicht verborgen. Und je gefüllter das Wartezimmer wird, desto mehr sinkt die Stimmung. Um in diesem Szenario noch konzentriert und einfühlsam über gesundheitliche Beschwerden oder Diagnosen und Behandlungspläne zu sprechen, sind das denkbar ungünstige Voraussetzungen. Der meiste Stress resultiert aus Zeitmangel. Doch was sind die größten Zeitfresser im Praxisalltag und wie kann man diese eliminieren?

Arbeitsprozesse in der Arztpraxis optimieren

Darauf hat Dr. Waldemar Hanikel, Mitgründer von sanadeus, ein paar hilfreiche Antworten. Der in Groß-Umstadt niedergelassene Urologe hatte auch in seiner eigenen Praxis Arbeitsprozesse identifiziert, die ihm selbst und seinen Mitarbeiterinnen zu viel Zeit gestohlen haben und die für Arztpraxen ganz typisch sind:

1. Tagesplanung ohne Zeitpuffer

In einer Arztpraxis kommt es häufig vor, dass ein Patiententermin mal länger als geplant andauert. Zum Beispiel, weil eine Behandlung ein ausführliches Aufklärungsgespräch erfordert oder ein Patient diffuse Beschwerden hat, die sich nicht so schnell abklären lassen. Damit in so einer Situation nicht gleich sämtliche Folgetermine in Verzug geraten, sollte der Praxistag mit Hilfe von Pufferzeiten flexibler gestaltet werden. Für ein effektiveres Zeitmanagement ist es deshalb sinnvoll, nur rund 80 Prozent des Arbeitstages fest zu verplanen. Der Rest sollte für Unvorhergesehenes reserviert sein.

2. Unleserliche Handschrift

Für eine reibungslose Praxisorganisation spielt unter anderem auch die Handschrift der dort praktizierenden Ärztinnen und Ärzte eine wichtige Rolle. Wenn Formulare, Rezeptanweisungen und Dokumentationen derart schludrig ausgefüllt sind, dass die Praxisassistentinnen diese nur schwer entziffern können, ist das Chaos zwangsläufig vorprogrammiert. Denn die daraus resultierenden Missverständnisse und Rückfragen kosten alle Beteiligten viel zu viel Zeit. Mehr Sorgfalt beim ungeliebten Papierkram kann also maßgeblich zum reibungslosen Verlauf des Praxisalltags beitragen.

3. Kein Patientenfeedback erfragen

Auch die eigenen Patienten können bezüglich der Praxisorganisation wertvolle Anregungen geben. Hilfreich dafür sind eigens dafür bedruckte Karten, die samt Stiften gut sichtbar im Wartezimmer ausgelegt werden. Besonders viele Informationen bringen offene Fragen, die ein bisschen Erläuterung bedürfen. Zum Beispiel: „Falls es rund um Ihren heutigen Aufenthalt in unserer Praxis organisatorische Probleme gab, welcher Art waren diese?“ Die Sammelbox für die ausgefüllten Karten sollte am besten gut sichtbar neben der Ausgangstür der Praxis aufgestellt werden. So kann die Abgabe schnell und möglichst unbeobachtet erfolgen. Das erhöht die Feedback-Bereitschaft der Befragten.

4. Den Tag ohne Team-Austausch beginnen

An turbulenten Arbeitstagen entstehen natürlich einige Situationen, die optimiert werden könnten. Schon im Rahmen von nur fünfminütigen täglichen Morgenbesprechungen vor Praxisbeginn lassen sich organisatorische Fehler aufarbeiten und Abläufe verbessern. Was hat am Vortag nicht geklappt? Welche Verbesserungsideen gibt es? Welche Herausforderungen bietet der aktuelle Tag? Zukünftigen Fehlern kann so vorgebeugt werden und Zeitfresser eliminiert werden. Zudem bleibt das ganze Team stetig informiert.

5. Zu wenig Orientierungshilfen für die Patienten

Wenn Patienten die Toilettenräume nicht finden oder nicht wissen, wie die Person heißt, die ihnen gerade Blut abnimmt, führt das oft zu Fragen und Missverständnissen, um die sich das Praxisteam kümmern muss. Besser ist es daher, vor Ort eine optimale Orientierung zu ermöglichen. Hilfreich dabei sind beispielsweise Piktogramme als Raumkennzeichen. Auch das Tragen von Namensschildern und ein im Wartezimmer aufgehängtes Organigramm mit Fotos aller Beschäftigten kann helfen. So finden sich besonders neue Patienten schnell zurecht. Und sie erkennen schneller die passenden Ansprechpartner für ihre jeweiligen Anliegen.